O que é ERP? Sistema ERP, como funciona e para que serve

ERP (Enterprise Resource Planning), em português planejamento dos recursos empresariais, é um sistema de gestão que integra financeiro, estoque, compras, vendas, fiscal e produção numa única base de dados. A sigla ERP nomeia esse sistema. Ele serve para as áreas trabalharem com o mesmo dado, sem redigitar informação e sem planilha paralela.

Um sistema ERP registra a operação no momento em que ela acontece e entrega essa informação para os outros módulos. A escolha do fornecedor vem no fim da página.

Vamos começar do início: o que é ERP? Ele é um software de planejamento de recursos empresariais que automatiza processos e integra as atividades de negócio. Com isso, é possível criar uma base de dados operacional e gerencial confiável, facilitando o trabalho sincronizado de diferentes departamentos, evitando perda de informação, eliminando retrabalhos e reduzindo custos.

Ao integrar as operações em um único sistema, o ERP oferece uma visão completa do negócio e facilita a comunicação e o compartilhamento de informações entre diversos departamentos.

O funcionamento básico de um sistema ERP envolve a coleta, armazenamento e processamento de dados em tempo real. O ERP registra e mantém informações precisas sobre todas as atividades e transações realizadas pela empresa. Após este registro, o software processa e organiza esses dados e permite que os usuários realizem análises para obter informações valiosas, tomar decisões estratégicas e monitorar indicadores-chave.

O ERP surgiu a partir da evolução dos sistemas utilizados para o planejamento da produção. Na década de 1920, o Economic Order Quantity (EOQ), desenvolvido por Ford Whitman Harris, ajudava as empresas a calcular, ainda em papel, a quantidade ideal de produção e estoque.

Em 1964, a Black & Decker avançou nesse processo ao utilizar o Material Requirements Planning (MRP) em computador, integrando o planejamento das necessidades de materiais à operação.

Entre as décadas de 1970 e 1980, o MRP evoluiu para o Manufacturing Resource Planning (MRP II), ampliando o controle para além dos materiais e incorporando novos módulos e processos produtivos.

Já na década de 1990, o conceito de ERP (Enterprise Resource Planning) passou a representar sistemas capazes de integrar diferentes áreas e processos da empresa em uma única plataforma.

Hoje, o ERP vai muito além da gestão da produção: ele conecta áreas como financeiro, fiscal, comercial, estoque, compras, produção e gestão de pessoas, oferecendo uma visão integrada do negócio e mais flexibilidade para atender às necessidades de diferentes segmentos.

De acordo com a Gartner, o ERP Composable é a quarta geração de sistemas de gestão empresarial. Esta versão busca ir além da simples automatização e unificação de dados de uma empresa e integra novas aplicações e funções de maneira modular e flexível. Isso o que traz diversas vantagens para as empresas que buscam uma gestão mais eficiente e integrada.

O ERP Composable também faz uso de múltiplas tecnologias emergentes e permite que as empresas se adaptem e evoluam constantemente para acompanhar as mudanças no mercado:

O ERP Composable possui estrutura modular e se divide em componentes independentes, cada um responsável por uma função específica. Os módulos podem ser implantados e utilizados separadamente ou combinados conforme as necessidades da organização, oferecendo flexibilidade e escalabilidade para as empresas. Isso permite um processo de implementação gradual, reduzindo os riscos e os impactos nas operações diárias.

Além disso, os módulos de um ERP são projetados para compartilharem informações entre si de maneira transparente, garantindo a integridade dos dados e evitando a necessidade de sincronização manual entre os diferentes sistemas.

O diagrama a seguir contém as funções completas de um sistema ERP. Cada retângulo representa um módulo, já as linhas são as principais interligações entre eles. Alguns módulos estão agrupados da forma como, em geral, são distribuídas as atividades nos diferentes departamentos das empresas:

Os principais módulos de um sistema ERP podem variar dependendo do fornecedor e das necessidades específicas de cada empresa. No entanto, alguns dos módulos mais encontrados incluem:

A implementação de um sistema ERP por meio de estrutura modular envolve a implantação do software em fases. Isso permite uma abordagem passo a passo, com menor impacto nas operações diárias e adaptação gradual ao novo sistema.

O ERP na nuvem fica nos servidores do fornecedor e é acessado pela internet, com atualização incluída na assinatura. O ERP local fica nos servidores da empresa, com investimento inicial maior. A CIGAM oferece os dois modelos. A escolha depende da estrutura de TI.

O mesmo sistema ERP se adapta ao processo de cada setor. Na CIGAM, há uma página para indústria, varejo, distribuição, serviços e agronegócio.

O processo de implementar um sistema ERP passa por uma revisão dos processos para identificar a aderência entre as necessidades da empresa e o software a ser selecionado. Em muitos casos, esta revisão exige uma mudança de cultura, que pode encontrar resistências dentro das organizações. Apesar do esforço e dedicação adicional nesta fase, os resultados são compensadores.

Todas as etapas de implantação do sistema são definidas e acordadas em conjunto, através do plano do projeto. Este abrange as definições, regras de alteração, comunicação da equipe, estudo de riscos e cronograma com as principais entregas. O gerente de projetos acompanha todas as etapas em contato constante com o cliente e mantém o trabalho alinhado às expectativas com o cronograma proposto. 

Para se manter competitivo no mercado e acompanhar toda a Transformação Digital, o uso de um sistema de gestão tornou-se essencial. O sucesso e crescimento de qualquer negócio está diretamente ligado à sua capacidade de gerar e analisar dados para extrair informações estratégicas. Neste cenário, a gestão à vista é o maior benefício de um sistema ERP, que conta também com outras vantagens:

• Melhora na comunicação entre os departamentos: o ERP permite o compartilhamento instantâneo de informações atualizadas e a sincronização de atividades, o que leva a uma maior colaboração e eficiência da organização.
• Confiabilidade da informação: o software centraliza os dados em um único sistema, eliminando a duplicação de informações e proporcionando uma fonte de dados consistente e precisa.
• Atualização em tempo real e maior transparência dos dados: o ERP fornece acesso e visibilidade em tempo real para informações atualizadas em toda a organização. Isso permite uma melhor tomada de decisões e compreensão clara dos processos e resultados.
• Automatização de processos e redução de erros operacionais: o sistema de gestão substitui tarefas manuais por fluxos de trabalho automatizados o que elimina a intervenção humana, aumentando a eficiência e minimizando o retrabalho.
• Ganho de tempo: ao automatizar processos, o ERP consolida informações e fornecer acesso rápido a dados em tempo real. Isso permite que as tarefas sejam executadas de forma mais eficiente e reduz o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas.
• Aumento da produtividade: o software centraliza tarefas, otimiza fluxos de trabalho, elimina redundâncias e fornece acesso rápido a informações precisas, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor agregado.
• Eliminação de controles paralelos e planilhas eletrônicas: o sistema fornece atribuições abrangentes para gerenciar e registrar dados de forma integrada, evitando o uso de planilhas separadas e desorganizadas.
• Redução de custos: o ERP elimina redundâncias e oferece melhor visibilidade sobre os gastos, possibilitando uma melhor gestão financeira e identificação de oportunidades de economia.

Imagine que sua empresa utilize diversas plataformas separadas, cada uma com seus próprios acessos, sem nenhuma conexão à nuvem. Isso pode ocasionar desencontro de informações, prejudicando a tomadas de decisão. Além disso, a troca de dados entre sistemas também ocorre de maneira descontrolada e nada segura, já que é complexo mensurar quem tem acesso a essas diversas plataformas. Isso tornando as informações vulneráveis a interceptações e compromete os dados sensíveis da empresa e seus clientes.

A segurança dos dados é uma preocupação essencial ao implementar um sistema ERP. A maioria dos softwares trabalha na nuvem, o que possibilita o armazenamento e compartilhamento seguro e criptografado de informações. Também, sistemas de gestão são capazes de identificar a troca de dados entre diferentes setores e pode facilmente bloquear entradas suspeitas, como hackers e vírus, através do uso de firewalls e demais mecanismos de segurança.

Outra vantagem é que o ERP permite a integração do controle de acesso e segurança da empresa, possibilitando a definição de hierarquias e permissões específicas para determinadas pessoas em relação a espaços físicos e digitais da organização. Dessa forma, o negócio pode garantir que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a informações críticas e protegidas.

Soluções complementares geram melhores resultados quando estão integradas ao sistema ERP. Estas integrações proporcionam maior eficiência operacional, melhor tomada de decisões e fluxos de trabalho mais automatizados. Por isso é importante escolher um software de gestão completo que possa suprir estas necessidades à medida que a empresa cresce.

O ERP conta ainda com algumas soluções complementares, como:

Atualizar um sistema ERP pode parecer um projeto caro e um pouco intimidador. Embora a melhoria das operações sejam um bom investimento a longo prazo, este não é um forte motivo para a troca.

Muitas empresas preferem manter seu software atual por saberem que esta mudança afetará todos as áreas da organização. Por isso, separamos sete sinais para mostrar o quanto mudar de ERP pode valer a pena!

» As necessidades da empresa estão superando a capacidade do software atual
Você sabe por que comprou seu primeiro sistema de gestão? Provavelmente para ajudar a gerenciar uma empresa em crescimento. Mas se as taxas de manutenção e de licenças de usuário do software estão crescendo cada vez mais, você pode estar lidando com uma solução que não se adapta muito bem a sua empresa. O ERP deve sempre apoiar e agilizar o crescimento da sua equipe ao invés atrapalhar ou gerar mais trabalho.

» Pequenas incapacidades estão se somando
Provavelmente existem maneiras mais eficientes de realizar muitas tarefas da sua empresa. A perda destas opções é um custo que se mantém oculto, especialmente quando se trata de um software que não está na nuvem. Um sistema sem atualizações também faz com que o seu investimento vá para a manutenção do mesmo, em vez de permitir que você o invista em soluções de problemas reais.

» As necessidades dos seus clientes não estão sendo atendidas
Clientes, fornecedores e parceiros esperam acesso direto aos dados de faturamento, remessa e estoque. Eles não querem ligar para ninguém para obter essas informações e você não quer gerar chamadas desnecessárias de atendimento ao cliente. Isso acontece pois os sistemas mais antigos não foram projetados para acesso de vários usuários e tendem a ser menos eficientes para o serviço ao cliente.

Uma solução Cloud pode fornecer acesso instantâneo e em qualquer lugar com informações em tempo real. Se você não estiver fornecendo essa solução, é provável que os seus concorrentes tenham uma grande vantagem sobre você.

» O seu local de trabalho está mudando
Os líderes de pequenas empresas muitas vezes trabalham com colaboradores ou filiais inteiras em locais remotos, devido ao teletrabalho. Operar com um modelo de negócios que depende de um escritório centralizado simplesmente não é mais praticável no momento em que vivemos.

» Os colaboradores são móveis mas as informações não acompanham
Cada vez mais aumenta o uso de dispositivos móveis no mundo. Um ERP na nuvem transforma isso em uma vantagem comercial, pois fornece uma experiência de transição perfeita do escritório para a casa, por exemplo.

» Você não tem acesso a informações em tempo real
Se você precisa buscar informações atualizadas da empresa, isso atrasa a tomada de decisões importantes e prejudica a capacidade da solução de problemas. Com recursos de BI disponíveis no ambiente de negócios, eles disponibilizam e organizam os dados de forma automática. Isso facilita a análise e o monitoramento das informações da empresa, a qualquer hora em qualquer lugar.

» Seu ERP não está acompanhando as mudanças da legislação
A legislação sofre constantes alterações, principalmente na área tibutária e fiscal. Neste caso, muitos softwares não acompanham essas mudanças, o que pode acabar gerando prejuízos para empresa, como multas e gastos com regularizações. Contar com um sistema preparado e atualizado facilita o cumprimento dessas obrigações.

Existem muitos outros sinais além desses que podem estar mostrando que está na hora de mudar o seu ERP.  Além destes sete pontos de atenção, fique atento a questionamentos como:

• Por que meu ERP não é completo?
• Por que as melhorias do meu ERP são demoradas?
• Por que a tecnologia do meu ERP é ultrapassada?
• Por que ou quando devo trocar de ERP?

Eles são bons direcionais sobre a qualidade do seu sistema atual, a possibilidade de inovar nas tecnologias utilizadas e o momento certo de realizar melhorias.

A modularidade do ERP Composable, conforme explicado anteriormente, permite um melhor processo de implantação e facilita a customização para atender às necessidades específicas de diferentes segmentos, como indústria, serviços, varejo, distribuição e agronegócio.

Antes de iniciar a busca do melhor ERP, é necessário mapear os processos da empresa, definir quais são os resultados esperados com o novo sistema e arquitetar qual será a metodologia para a avaliação de cada participante no processo. A seleção do software de gestão deve buscar uma solução com experiência no mercado, abrangente, que tenha facilidades de uso e aderência às necessidades da organização em médio / longo prazo.

O melhor sistema ERP é aquele que proporciona um controle detalhado do andamento do negócio, aumentando a rentabilidade e a produtividade da empresa.

É importante lembrar que mudanças são frequentes nas empresas, no mercado e na legislação. Assim, a proximidade cultural entre empresa e fornecedor é importante para que as negociações futuras se mantenham em equilíbrio e garantam o crescimento da organização.

No mercado atual, existem diferentes sistemas de gestão disponíveis, cada um projetado para atender às diferentes necessidades empresariais. No caso de ERPs mais simples, o sistema é projetado para demandas básicas de uma empresa pequena. Embora ofereça funções essenciais e custos mais baixos de implementação, este tipo de software possui um escopo limitado de expansão. Eles são adequados para empresas com poucos usuários e que não planejam um crescimento significativo no curto prazo.

Já um ERP completo é uma solução robusta, projetada para atender demandas complexas de empresas médias e grandes. Estas soluções oferecem uma ampla gama de funcionalidades avançadas e recursos personalizáveis para atender aos requisitos específicos de cada negócio. Os principais diferenciais de um sistema de gestão completo são:

A escolha entre um sistema ERP por licença ou por assinatura depende das necessidades e orçamento da empresa.

O modelo de licença pode ser mais adequado para negócios que buscam propriedade do software a longo prazo. Já o modelo de assinatura pode ser vantajoso para aquelas que valorizam flexibilidade, acesso contínuo a atualizações e menor investimento inicial. Vamos explicar melhor abaixo:

Neste modelo, a empresa adquire uma licença permanente para utilizar o software, pagando uma quantia única no momento da compra, com direito a atualizações por um período limitado. No entanto, é importante destacar que o custo inicial é geralmente maior devido ao investimento único necessário para adquirí-la.

Além disso, após o período de atualizações gratuitas, podem ser aplicadas taxas adicionais para receber versões mais recentes do sistema. O suporte técnico também pode se tornar pago após o término do período de suporte gratuito.Outra característica é que a solução é geralmente instalada localmente nos servidores da empresa, o que pode restringir a flexibilidade e escalabilidade na adição de usuários e recursos.

No modelo de ERP por assinatura, a empresa paga uma taxa regular (mensal, trimestral, anual, etc.) para usufruir do software de forma contínua. A assinatura pode ser renovada por períodos, mas também oferece a flexibilidade de interromper o serviço ao cancelar a assinatura, caso necessário. A taxa de assinatura é o único custo inicial, o que torna o acesso ao software mais acessível para empresas de diferentes tamanhos.

Uma grande vantagem desse modelo são as atualizações recorrentes de software e o suporte técnico inclusos na taxa de assinatura. Isso garante tranquilidade para lidar com quaisquer problemas ou dúvidas que possam surgir durante o uso do sistema. 

Sistemas de gestão por assinatura também são baseados na nuvem, o que proporciona maior flexibilidade e escalabilidade. Isso significa que a empresa pode facilmente adicionar ou remover usuários e recursos conforme suas necessidades, sem precisar de investimentos adicionais em infraestrutura.

Agora que você já entendeu separadamente as duas funções, vamos a um breve comparativo de funcionalidades:

•  Implantação e Infraestrutura:

» On-Premise ERP: No modelo de ERP local, o software é instalado nos servidores físicos da empresa ou em data centers próprios. A gestão do sistema, atualizações e backups são dos cuidados da equipe interna de TI ou de terceiros contratados para essa finalidade.

» Cloud ERP: O ERP na nuvem é hospedado em servidores remotos, acessíveis através da internet. O fornecedor do sistema é responsável por toda a infraestrutura, atualizações e manutenção do sistema, aliviando a empresa de tarefas técnicas relacionadas à gestão do software.

• Acesso e Mobilidade:

» On-Premise ERP: O acesso ao ERP local é restrito aos dispositivos que possuem conexão direta com a rede interna da empresa. Isso pode limitar a mobilidade dos usuários, pois eles precisam estar no escritório ou usar conexões VPN para acessar o sistema de fora.
» Cloud ERP: Com o ERP na nuvem, o acesso é feito através da internet, permitindo que os usuários acessem o sistema de qualquer lugar e dispositivo com conexão à web. Essa flexibilidade aumenta a mobilidade e facilita o trabalho remoto.

• Custos e Investimentos Iniciais:

» On-Premise ERP: A implantação de um ERP local envolve custos iniciais mais elevados, incluindo a aquisição de servidores, licenças de software e possivelmente a contratação de pessoas especialistas no gerenciamento e manutenção.
» Cloud ERP: O ERP na nuvem requer um investimento inicial menor, pois elimina a aquisição de servidores físicos e licenças de software. Os custos são frequentemente baseados em modelos de assinatura mensal ou anual.

• Atualizações e Manutenção:

» On-Premise ERP: A atualização do ERP local geralmente é uma tarefa complexa e que pode exigir interrupções no sistema. A empresa é responsável por garantir que todas as atualizações sejam aplicadas corretamente.
» Cloud ERP: As atualizações do ERP na nuvem são realizadas de forma automática pelo fornecedor, garantindo que a empresa sempre tenha acesso à versão mais recente do software, sem interrupções no serviço.

• Escalabilidade e Flexibilidade:

» On-Premise ERP: A escalabilidade de um ERP local pode ser mais limitada, pois a adição de novos usuários e recursos pode exigir investimentos adicionais em infraestrutura e licenças.
» Cloud ERP: O ERP na nuvem é altamente escalável, permitindo a adição e remoção de usuários e recursos conforme necessidade. Não há preocupações com infraestrutura física, tornando o processo muito mais ágil.

O custo de um sistema de gestão pode variar de acordo com alguns fatores, como o fornecedor de software escolhido, os módulos selecionados e o método de implementação. Ao avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) desta nova implementação, é fundamental considerar tanto os custos iniciais quanto os custos contínuos relacionados à força de trabalho, além dos investimentos em seleção e implementação do software.

Caso esteja considerando opções híbridas ou em nuvem, novos fatores precisam ser levados em conta: custos de manutenção do software, instalação, capacidade computacional, tempo de inatividade, recuperação de falhas, segurança, privacidade e equipe de TI.

A análise destes fatores é crucial para a escolha de um ERP que atenda às necessidades da empresa de forma eficiente e econômica.

Permitir que sua empresa faça tudo isto de forma mais fácil é o desafio da CIGAM. Trabalhamos com foco em produtividade, garantindo aos clientes crescimento e maiores resultados com soluções inovadoras e fáceis de usar. A facilidade de uso gera processos mais ágeis e análise de dados mais confiáveis, contribuindo para ganhos efetivos de produtividade.

Não somos apenas fornecedores de tecnologia, mas uma ponte para os nossos clientes com inovação, informação de boas práticas de mercado e apoio na formação dos colaboradores. Compreendemos que o nosso papel é estratégico e impacta na transformação digital constante de nossos clientes. Confira os principais motivos que fazem do CIGAM o melhor ERP do mercado:

Usuários de dezenas de ERPs de todo Brasil escolheram o CIGAM como o melhor ERP para médias e grandes empresas no Prêmio B2B Awards 2024. Na pesquisa do Portal ERP, o CIGAM é um dos ERPs mais utilizados e está entre os melhores em várias classificações.

Nos últimos anos recebemos tabém dezenas de outros prêmios de Qualidade, Inovação e Recursos Humanos. Desde 2008 somos premiados como uma das melhores empresas para trabalhar, segundo a GPTW. São 34 prêmios que mostram o quanto uma equipe motivada e clientes satisfeitos estão diretamente relacionados. Além disso, o mais importante: clientes sentem a produtividade ao compararem os ERPs do mercado e percebem no CIGAM uma solução mais completa e com muita automação.

Nossos clientes reportam maior eficácia operacional com o uso do CIGAM, o que não é por acaso. Usamos há décadas uma plataforma de desenvolvimento Low Code, que nos gera cerca de 40 vezes mais produtividade. Com a plataforma de Low Code, nossa equipe pode se dedicar exclusivamente em desenvolver melhores regras de negócio para nossos clientes, deixando todas as dificuldades de programação, atualização tecnológica e segurança para a plataforma.

Muitos ERPs prometem uma solução completa mas acabam entregando vários recursos só com o básico, gerando muito mais trabalho operacional e demandando mais usuários para executar as tarefas, em um custo fixo que fica mascarado. A evolução do ERP por quase três décadas com 40 vezes mais produtividade nos dá segurança para afirmar que temos o ERP mais completo e com maior automação do mercado.

Low Code é uma tecnologia que permite o desenvolvimento de softwares com menor quantidade de código. Isso significa uma programação mais fácil de manter, com maior velocidade e menor custo.Fomos inovadores ao investir nesta tecnologia em 1994.

Hoje o avanço da transformação digital gera uma demanda enorme por software, aumentando a escassez por programadores para atender à crescente necessidade de automação. Esse conjunto de fatores fazem com que o Low Code e a Hiperautomação sejam as principais tendências tecnológicas.

Com uma plataforma em Low Code, nossa equipe se dedica exclusivamente em desenvolver e melhorar as regras de negócio para nossos clientes. Todas as dificuldades de programação, segurança e atualização tecnológica ("future-proof") são garantidos automaticamente pela plataforma.

O que na década de 90 foi uma grande inovação, hoje nos proporciona um importante diferencial exclusivo. Depois de décadas evoluindo com maior produtividade, somos o único ERP de porte em Low Code, com mais recursos e automação e maior capacidade de entrega com menor prazo e custo.

A CIGAM tem em seu DNA a inovação. Ela iniciou a formação de seus colaboradores para se tornarem Agentes da Transformação Digital já em 2016. Hoje todos sabem que Transformação Digital não começa com a tecnologia, mas sim com cultura, engajamento e empoderamento, pilares que desenvolvem juntos uma ferramenta para ajudar o cliente nesta jornada.

Desta forma, todo o time de colaboradores e parceiros está pronto para fomentar a sua empresa a se transformar e virar referência no mercado atuante. É hora de iniciar o novo momento e crescer de uma forma como você nunca imaginou. Conte com a CIGAM para impulsionar esta jornada!