Organização dos processos: 1ª atividade da gestão estratégica rumo a jornada TD

No artigo ‘Gestão estratégica da operação como primeiro passo para a jornada da Transformação Digital’, entendemos o quanto é fundamental ter alguém dedicado ao alinhamento TI-negócio, atuando de forma proativa e não apenas reativa, para a coordenação organizacional na qual os objetivos de TI são alinhados com os objetivos de negócio da organização, garantindo uma Transformação Digital adequada, que perpetue seu negócio na atual Revolução Industrial 4.0. Desta forma, dado este primeiro passo e tendo alguém dedicado, surgem outros questionamentos, tais como:

E agora?
O que precisa ser feito?
Por onde começar?

Quando queremos chegar em algum lugar, a primeira coisa a fazer é saber onde estamos e, para isto, usamos um GPS (um sistema de posicionamento global, que hoje nos dá a posição exata de forma instantânea, bastando ter um celular em mãos), mas como fazemos isto no caso de uma empresa, não para saber a sua situação geográfica, mas para saber a sua posição frente a organização interna?

Um software de gestão empresarial (ERP) ajuda muito na execução das atividades (na operação), no entanto, por si só, não é uma garantia de organização e boa gestão. Inclusive, se não parametrizado e utilizado adequadamente ou, ainda, se não tiver alinhado o processo com todas as áreas, pode atrapalhar mais que ajudar, acelerando ações equivocadas e aumentando o prejuízo.

Portanto, antes de (re)implementar um ERP, tenha clareza dos seus processos, realizando o mapeamento dos mesmos, tendo o fluxo da informação, sistemas envolvidos, validações realizadas, autorizações necessárias, produtos e/ou documentos gerados.

Além de propiciar uma revisão do processo, estes fluxos funcionarão como um mapa, indicando onde se está e facilitando o processo de avaliação sobre onde se quer chegar, além das rotas possíveis para esta jornada. Rapidamente podemos listar outros benefícios, como:

• Padronização dos processos;
• Otimização do processo e recursos;
• Aumento da produtividade;
• Redução de custos;
• Diminuição de erros operacionais;
• Facilidade nos testes de novos recursos, ferramentas e/ou versões de sistemas;
• Mais eficiência na gestão;
• Melhoria na qualidade;
• Maior transparência no negócio;
• Organização das informações;
• Formação de novos colaboradores;
• Melhoria no clima interno da empresa (menos ruídos entre equipes);
• Possibilidade de aprendizados (com vistas a perceber oportunidades);
• E atendimento rápido das novas obrigações legais, como a LGPD, por exemplo.

Enfim, além de não ficar na dependência de uma ou poucas pessoas para um determinado processo, manter os fluxos da sua operação, com manuais operacionais detalhados, proporcionarão muitos benefícios para a sua empresa, em especial para a gestão ágil do negócio em tempos de mudanças, quando a concorrência impõe margens menores e as decisões precisam ser tomadas de forma rápida e assertiva, não havendo muito espaço para ‘tentativa e erro’. Lembrando que esta não é uma recomendação ‘nova’, mas algo já indicado há muito tempo pelas ISO’s *, como boa prática de gestão.

(*) A ISO é uma organização internacional de normalização, organização e padronização de processos, com normas específicas conforme a área de atuação das empresas.