Protocolo de Documentos Cadastros
Índice
Protocolo
Todo documento/correspondência poderá ser devidamente identificado no CIGAM.
Exemplo: Ao receber a correspondência o usuário acessa o sistema de Protocolo de Documentos e registra a entrada deste documento. Podem ser documentos criados internamente ou recebidos. Quando criado internamente, deve ser impresso, para após isso o documento ser devidamente protocolado e encaminhado para outros setores.
Protocolo
O número do protocolo será sempre um sequencial gerado pelo sistema.
Tipo de Entrega
Informe o código do Tipo de Entrega. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: pessoalmente, e-mail, Sedex.
Origem
Selecione a origem do documento/correspondência que poderá ser: Interno, Recebido ou Expedido. Através das parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo, é possível configurar por usuário qual será o ‘Tipo Origem’ a ser sugerido para o protocolo e este campo é obrigatório.
Situação
Selecione a situação do documento/correspondência que poderá ser: Análise, Baixado, Cancelado ou Pendente. Os protocolos nascerão de acordo com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo.
Setor
Informe o código do setor de origem do protocolo. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Este campo será exigido de acordo com as com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste módulo.
Tipo de Remetente
Informe o código do tipo de remetente. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: Governo, Entidades, Comercial. Este campo será exigido de acordo com as com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste módulo.
Remetente
Informe o remetente que será uma empresa cadastrada no Cadastro de Empresa do CIGAM, e poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Este campo será exigido de acordo com as com as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo.
Assunto
Este campo é de texto livre e pode ser usado de até 500 caracteres. Deve ser informado pelo usuário, ou deixado em branco, conforme definido no programa “Configurações” deste modulo.
Ao editar um protocolo deve ser possível alterar o valor informado no campo "Assunto", desde que esteja devidamente parametrizado. Ao alterar o assunto será criado um registro de acompanhamento com as seguintes informações: usuário, data/hora da alteração, assunto anterior e assunto atual. Não deve ser possível editar/excluir este acompanhamento.
Observação Este campo é de texto livre e pode ser usado de até 2000 caracteres.
Tipo de Documento
Informe o código do tipo de documento. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: ACI, Ofício, Memorando. Campo não obrigatório se o campo “Número do Documento” não possuir valor.
Documento
O número do documento poderá ser digitado ou obtido do cadastro de documentos. O Tipo do Documento irá definir se o documento poderá ser digitado ou obtido do cadastro de documentos. Para o preenchimento do campo é obrigatório informar a qual tipo o documento se refere. Após salvo não poderá ser alterado. Caso o Documento vinculado tenha um arquivo anexado, o sistema habilitará o link ‘Abrir arquivo’.
Ao informar um Documento que possui uma data de criação cadastrada, a mesma é levada para o campo "Data do Documento" do cadastro do protocolo, e não é permitido modificar esta data. O campo Assunto, do Cadastro do Protocolo, quando não possuir nenhuma informação será preenchido automaticamente com o valor do campo Assunto do Cadastro de Documento. Caso já exista um assunto informado, será solicitado ao usuário se é desejado sobrescrever o mesmo pelo assunto do cadastro do documento. Não é permitido a sua alteração após salvo o cadastro. A obrigatoriedade de seu preenchimento depende do que foi parametrizado;
Data do Documento
Informe a data de criação do documento/correspondência. Deve ser informado pelo usuário quando o documento/correspondência foi criado. Será exigido conforme definição no programa “Configurações” deste modulo>.
É possível encaminhar um Protocolo para outro setor. Toda vez que um Protocolo for encaminhado é criado um registro no histórico. O registro criado conterá as informações de quem encaminhou (setor/usuário) e para onde foi encaminhado. A situação pode ser mudada, conforme parametrização. Deve ser possível encaminhar um e-mail para um colaborador, conforme feito no cadastro do protocolo, sendo registrado um acompanhamento com estas informações. Será possível informar sobre o que se trata o protocolo que está sendo encaminhado, ou ainda, quais são as providencias a serem tomadas, a partir do campo Acompanhamento. O valor informado deve ser encaminhado junto ao e-mail e registrado junto ao acompanhamento, abaixo das informações do protocolo. Um documento "Pendente" deve poder ser encaminhado para outro setor sem que o mesmo seja recebido pelo setor ao qual era destinado. Somente os protocolos com a situação igual a "Análise" e "Pendente" podem ser encaminhados;
Ao confirmar e clicar no acompanhamento
Recebimento
Este campo será sugerido pelo sistema como a data e hora atuais em que o documento/correspondência foi recebido. Estará disponível para edição conforme as parametrizações definidas no programa “Configurações” deste modulo.
Usuário
Informe o usuário para qual será destinado o documento/correspondência protocolado. Ao informar um usuário, o campo “Setor” será preenchido automaticamente com o setor informado no cadastro do usuário. O sistema solicita se você deseja enviar um e-mail para o usuário informado, caso confirmado deve ser preenchido o campo “Enviar e-mail para”, com o e-mail informado no cadastro desse usuário. É possível também enviar somente para um determinado setor.
Setor de Destino
Informe o setor de encaminhamento, deve ser usado o cadastro do organograma do CIGAM. É um campo obrigatório. Pode ser informado pelo usuário, mesmo que o campo já tenha um valor informado. Não permite a sua alteração após salvo o cadastro.
Clicando neste botão ou com o atalho (Ctrl+P), é possível reabrir protocolos com situação “Baixado” ou “Cancelado”.
Clicando neste botão ou com o atalho (Ctrl+Q), é possível anexar arquivos no protocolo. Quando existir algum arquivo anexado, o botão ficará em negrito.
Clicando neste botão ou com o atalho (Ctrl+A), é possível anexar acompanhamentos no protocolo. Quando existir algum arquivo anexado, o botão ficará em negrito.
É possível pesquisar os Acompanhamentos criados para o Protocolo selecionado, bem como criar novos acompanhamentos. Não é possível editar e excluir os acompanhamentos criados automaticamente pelo protocolo.
Tipo de Entrega
Nesta tela serão cadastrados os tipos de entrega. Exemplo: pessoalmente, e-mail, Sedex.
Tipo de Remetente
Nesta tela serão cadastrados os Tipos de Remetente. Exemplo: Governo, Entidades, Comercial.
Tipo de Documento
Nesta tela serão cadastrados os Tipos de Documento.
Exemplo: ACI, Ofício, Memorando.
Controla Numeração: quando marcado, define se o documento, ao ser criado para esse tipo, deverá assumir um sequencial automático ou se deverá ser inserido manualmente pelo usuário. Caso esteja marcado, o número deverá ser configurado no programa “Último Documento”.
Acrescer o ano a numeração: quando marcado, define se o documento a ser criado para esse tipo deverá assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação.
Inicializar a numeração a cada ano: quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano.
Separar a numeração e o ano por: Este campo, quando informado, irá compor o código do documento. Utilizando “/”, por exemplo, a numeração ficará 45885/2013, e utilizando “-” a numeração ficará 45885-2013.
Documento
Tipo de Documento:Informe o código do Tipo de Documento com o qual e deseja criar o Documento. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: ACI, Ofício, Memorando.
Documento:Informe o número do documento manualmente, caso no cadastro do ‘Tipo de Documento’ não esteja marcado a opção ‘Controlar numeração’. Se a opção ‘Controlar numeração’ estiver marcada, o sistema irá assumir um sequencial automático conforme as configurações, e ao lado do campo “Documento” mostrará a informação “O documento será gerado automaticamente”.
Setor:Informe o código do setor de origem do protocolo. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5).
Responsável:Informe o responsável por este documento. Poderá ser selecionado o cadastro de Empresas pela tecla de atalho zoom (F5).
Arquivo:Selecione o arquivo que deseja anexar a este documento. Será habilitado ao lado um link que possibilitará abrir este documento.
Assunto:É possível informar um assunto para o documento que está sendo criado. Campo não obrigatório;
Data de Criação: É possível informar a data de criação do documento. Campo não obrigatório;
Processos
Processo: O número sequencial único, válido para todos os setores da empresa, independente do setor de criação do processo. Fornecido automaticamente pelo sistema e não disponível para edição. Deve ser previamente parametrizado o comportamento do campo sequencial.
Processo Pai: código do processo principal, ao qual o sub processo faz parte. É possível informar um código de processo que é um sub processo, para poder criar mais um sub processo do sub processo.
Exemplo:
Setor: ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo.
Responsável: código de empresa do responsável pelo processo.
Conta Gerencial: conta gerencial que irá representar o centro de custo do processo. A Conta Gerencial é meramente informativa, servindo apenas para consulta.
Solicitante: código de empresa do solicitante pelo processo.
Abertura: Data e hora em que o processo foi criado. A data e a hora atual será fornecida automaticamente pelo sistema, sendo disponível para edição quando desejado.
Projeto: número do projeto ao qual pertence o processo. O número do projeto é meramente informativo, servindo apenas para consultas.
Situação do processo: Um processo nascerá com a situação igual a “Aberto”, cabendo aos usuários mudarem a situação do processo, de acordo com seus procedimentos operacionais. Um processo poderá ser cancelado, mas não poderá ser excluído.
Aberto: enquanto o processo estiver aberto é possível modificar os subprocessos pertencentes a ele, bem como os documentos pertencentes ao processo ou subprocesso;
Cancelado: caso o processo não seja mais necessário, o mesmo poderá ser cancelado;
Fechado, Arquivado e Triturado: a situação do processo somente poderá assumir um destes valores quando todos os documentos estiverem baixados/cancelado e os subprocessos estiverem com a situação diferente de “Aberto”.Toda vez que a situação do processo for alterada, o sistema irá criar um acompanhamento.
Exemplo:
Evento: campo de texto livre. Pode ser informado um evento para qual o processo/sub processo foi criado.
Assunto: campo de texto. Deve ser informado pelo usuário, ou deixado em branco, podendo ser alterado após salvo o cadastro. O assunto serve como referência para a busca e entendimento do que se trata o processo de documento.
Observação: campo de texto livre.
Botão Reabrir processo: O usuário devidamente autorizado poderá reabrir um processo cancelado, fechado, arquivado e triturado. Independente da ação tomada, ao mudar a situação será criado um registro de acompanhamento com as informações do processo.
Botão Acompanhamento: A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.
Botão Arquivos: É possível informar o local onde estão armazenados os arquivos referentes ao processo de documentos.
