PL Configurações
BPM > Protocolo de Documentos > Parâmetros > Configurações
As configurações do módulo Protocolo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sendo dividas em três guias: Protocolo, Processo e Assinatura.
Guia Protocolo
Na guia Protocolo são exibidas as configurações envolvidas com cadastros e gerenciamento de protocolos.
Cadastro do Protocolo
Permitir que seja informado o Setor
Se marcado, permitirá que seja informado o Setor no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone 
ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir o Tipo de Remetente
Se marcado, exigirá o Tipo de Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir o Tipo de Entrega
Se marcado, exigirá o Tipo de Entrega no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir um número de documento
Se marcado, exigirá um número de documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir Remetente
Se marcado, exigirá o Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar o Remetente
Se marcado, permitirá alterar o Remetente no Cadastro de Protocolo.Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir criar acompanhamentos para protocolos
Possibilita seleção das situações dos protocolos (Todos, Abertos (Pendente + Análise), Pendente, Análise, Encerrados (Baixado + Cancelado), Baixado e Cancelado) por meio do combobox. Assim permitindo criar os acompanhamentos para os protocolos cuja situação encontra-se selecionada.
Exigir o assunto
Se marcado, exigirá o assunto no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir a data do Documento
Se marcado, exigirá a data do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir a alteração de data e hora do recebimento do Documento
Se marcado, irá permitir a alteração da data e hora do recebimento do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar a Situação
Se marcado, permitirá a alteração da situação do documento/correspondência no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir editar Assunto
Se marcado, deve permitir a alteração do campo "Assunto". Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir que Data para atendimento seja igual ou maior a atual
Se marcado, deve permitir somente o preenchimento com uma data igual ou posterior a atual. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Valida o Setor do usuário ao encaminhar o Protocolo
Se marcado, deve preencher automaticamente o setor no qual usuário encontra-se vinculado. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Gerenciamento Protocolos
Restringir o recebimento de Protocolos
Se marcado, irá restringir o recebimento de protocolo para todos os usuários, desmarcado permite que todos recebam. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Usuários com permissão de recebimento por senha
Acessando o ícone tela de Configuração por Usuário, é possível cadastrar exceções das permissões de recebimento por senha. Os usuários cadastrados terão permissão “receber por” e poderão efetuar o recebimento sem estar logados no sistema, através do acesso de outro usuário. Será solicitado somente o usuário, sendo que a senha a ser validada deve ser senha do usuário do CIGAM.
Situação do Protocolo ao ser criado
Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser criado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser encaminhado
Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser encaminhado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser recebido
Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser recebido. As opções são: Pendente e Análise.
Ao encaminhar protocolo exigir data de atendimento
Se marcado, exigirá o preenchimento da data de atendimento do protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar o setor de destino
Se marcado, alterar o setor de destino no Cadastro do Protocolo.Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Não preencher setor de destino
Essa opção será habilitada somente quando a opção "Permitir alterar o setor de destino" estiver marcada.
Uma vez que marcada a opção, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor de destino’ no Gerenciamento de Protocolo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor de destino’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os protocolos independente do setor de destino. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir que Data para atendimento seja igual ou maior a atual
Se marcado, deve permitir somente o preenchimento com uma data igual ou posterior a atual. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Valida o Setor do usuário ao encaminhar o Protocolo
Se marcado, deve preencher automaticamente o setor no qual usuário encontra-se vinculado. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Guia Processos
Na guia Processos são exibidas as configurações envolvidas com cadastros, parametrizações e gerenciamento de processos.
Cadastro de Processos
Exigir o Setor
Ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo.
Para o correto funcionamento do módulo é obrigatório cadastrar um setor para a empresa do colaborador, bem como é obrigatório informar esta empresa no cadastro do usuário.
Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir Responsável
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Responsável”, no momento em que se está criando um processo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir Solicitante
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Solicitante”, no momento do cadastro. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir Conta Gerencial
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Conta Gerencial”, no momento do cadastro. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir Projeto
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Projeto”, no momento do cadastro. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar a Situação
Pode ser parametrizado se deve ser possível ou não alterar a Situação de um processo. Somente o usuário com esta permissão poderá reabrir um processo fechado, cancelado, arquivado ou triturado.
Deve ser avaliado os usuários que terão este direito, a fim de evitar futuros problemas quanto ao gerenciamento de processos e de documentos.
Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir o gerenciamento de usuários de outros setores
Pode ser parametrizado se um usuário de um setor pode ou não gerenciar um processo criado para outro setor. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Parametrizações de Processos
Iniciar Processo em
Deve ser informado o número em que o processo será iniciado. Atenção: este número servirá de base para o próximo ano, caso for desejado inicializar o número do processo a cada ano.
Exemplo:
o módulo de protocolo/processo de documentos começou a ser usado no mês de junho, e por isso o campo “Iniciar Processo em” foi inicializado com o valor de 45, ou seja, já existem 44 processos criados na empresa em questão. Ao iniciar um novo ano e caso for parametrizado para inicializar o número do processo a cada ano, o sistema irá considerar o valor 45 como sendo o primeiro número do ano. Para resolver este problema, após ter sido criado o primeiro processo pelo sistema deve ser alterado o valor do campo para 1 (um).
Máscara do Processo
Deve ser informado a máscara do Processo, já considerando que ele poderá ter sub processos ou ainda um filho do sub processo. Para o sub processo e o filho desse, é possível definir como o sistema irá apresentar o mesmo. A fim de facilitar o gerenciamento é sugerido a utilização de um separador para o processo, sub processo e filho dele, conforme exemplo.
Acrescer o ano processo
Serve para definir se o processo a ser criado deve assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação.
Separar a Numeração e Ano por
Neste campo deve ser informado o caractere utilizado para separar o código do documento do ano de sua criação.
Para o subprocesso usar ano
Possibilita seleção para o subprocesso (Ano Vigente, Do Processo pai) por meio do combobox.
Acrescer o ano ao processo pai ao processo
Se marcado irá acrescer o ano do processo pai a numeração do Processo.
Inicializar Numeração a cada Ano
Quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano.
Gerenciamento de Processos
Não preencher setor
Se marcada, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor’ no Gerenciamento de Processo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os processos independente do setor. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Guia Assinatura
Essa guia permite realizar a parametrização do tipo de assinatura utilizado durante o processo de assinatura de documentos.
Tipo de assinatura: combo box disponibiliza três opções de parametrização Eletrônica, Digital e Ambas (Eletrônica + Digital). Por default esse combo box sempre virá selecionado como ‘Eletrônica’.
Assinatura Digital: Campo habilitado somente quanto o tipo de assinatura for Digital ou Ambos (Eletrônica + Digital). Campo livre, não obrigatório.
Imagem marca d’agua na Assinatura Digital: Campo habilitado somente quanto o tipo de assinatura for Digital ou Ambos (Eletrônica + Digital). Campo livre, não obrigatório.
