PL Configurações
BPM > Protocolo de Documentos > Parâmetros > Configurações
As configurações do módulo Protocolo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sendo dividas em duas guias: Protocolo e Processo.
Guia Protocolo
Na guia Protocolo são exibidas as configurações envolvidas com cadastros e gerenciamento de protocolos.
Cadastro do Protocolo
Permitir que seja informado o Setor
Se marcado, permitirá que seja informado o Setor no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone 
ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Exigir o Tipo de Remetente
Se marcado, exigirá o Tipo de Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Exigir o Tipo de Entrega
Se marcado, exigirá o Tipo de Entrega no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Exigir um número de documento
Se marcado, exigirá um número de documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Exigir Remetente
Se marcado, exigirá o Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Permitir alterar o Remetente
Se marcado, permitirá alterar o Remetente no Cadastro de Protocolo.Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Permitir criar acompanhamentos para protocolos
Possibilita seleção das situações dos protocolos (Todos, Abertos (Pendente + Análise), Pendente, Análise, Encerrados (Baixado + Cancelado), Baixado e Cancelado) por meio do combobox. Assim s permitindo criar os acompanhamentos para os protocolos cuja situação encontra-se selecionada.
PL - Exigir o assunto
Se marcado, exigirá o assunto no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Exigir a data do Documento
Se marcado, exigirá a data do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Permitir a alteração de data e hora do recebimento do Documento
Se marcado, irá permitir a alteração da data e hora do recebimento do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Permitir a alteração da Situação
Se marcado, permitirá a alteração da situação do documento/correspondência no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
PL - Permitir editar Assunto
Se marcado, deve permitir a alteração do campo "Assunto". Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
Gerenciamento Protocolos
Restringir o recebimento de Protocolos: Se marcado, irá restringir o recebimento de protocolo para todos os usuários, desmarcado permite que todos recebam. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Usuários com permissão de recebimento por senha: Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível cadastrar exceções das permissões de recebimento por senha. Os usuários cadastrados terão permissão “receber por” e poderão efetuar o recebimento sem estar logados no sistema, através do acesso de outro usuário. Será solicitado somente o usuário, sendo que a senha a ser validada deve ser senha do usuário do CIGAM;
Situação do Protocolo ao ser criado: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser criado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser encaminhado: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser encaminhado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser recebido: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser recebido. As opções são: Pendente e Análise.
Ao encaminhar protocolo exigir data de atendimento: Se marcado, exigirá o preenchimento da data de atendimento do protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir alterar o setor de destino: Se marcado, alterar o setor de destino no Cadastro do Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Não preencher setor de destino: Essa opção será habilitada somente quando a opção ‘Permitir alterar o setor de destino’ estiver marcada.
Guia Processos
As configurações do módulo Processo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sem a necessidade de ter um número para cada configuração.
Exigir o Setor: ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo. Para o correto funcionamento do módulo é obrigatório cadastrar um setor para a empresa do colaborador, bem como é obrigatório informar esta empresa no cadastro do usuário.
Exigir Responsável: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Responsável”, no momento em que se está criando um processo.
Exigir Solicitante: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Solicitante”, no momento do cadastro.
Exigir Conta Gerencial: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Conta Gerencial”, no momento do cadastro.
Exigir Projeto: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Projeto”, no momento do cadastro.
Permitir alterar a Situação: pode ser parametrizado se deve ser possível ou não alterar a Situação de um processo. Somente o usuário com esta permissão poderá reabrir um processo fechado, cancelado, arquivado ou triturado. Deve ser avaliado os usuários que terão este direito, a fim de evitar futuros problemas quanto ao gerenciamento de processos e de documentos.
Permitir o gerenciamento de usuários de outros setores: pode ser parametrizado se um usuário de um setor pode ou não gerenciar um processo criado para outro setor.
Iniciar Processo em: deve ser informado o número em que o processo será iniciado. Atenção: este número servirá de base para o próximo ano, caso for desejado inicializar o número do processo a cada ano.
Exemplo: o módulo de protocolo/processo de documentos começou a ser usado no mês de junho, e por isso o campo “Iniciar Processo em” foi inicializado com o valor de 45, ou seja, já existem 44 processos criados na empresa em questão. Ao iniciar um novo ano e caso for parametrizado para inicializar o número do processo a cada ano, o sistema irá considerar o valor 45 como sendo o primeiro número do ano. Para resolver este problema, após ter sido criado o primeiro processo pelo sistema deve ser alterado o valor do campo para 1 (um).
Máscara do Processo: deve ser informado a máscara do Processo, já considerando que ele poderá ter sub processos ou ainda um filho do sub processo. Para o sub processo e o filho desse, é possível definir como o sistema irá apresentar o mesmo. A fim de facilitar o gerenciamento é sugerido a utilização de um separador para o processo, sub processo e filho dele, conforme exemplo.
Acrescer o ano processo: Serve para definir se o processo a ser criado deve assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação;
Inicializar Numeração a cada Ano: Quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano;
Separar a Numeração e Ano por: Neste campo deve ser informado o caractere utilizado para separar o código do documento do ano de sua criação.
Exigir o Projeto: Se marcado, exigirá o Projeto no Cadastro de Processos. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir alterar a Situação: Se marcado, permitirá que seja alterada a situação do Processo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Iniciar Processo em: Permite parametrizar a numeração inicial do Processo.
Máscara do Processo: Permite parametrizar a máscara do Processo.
Acrescer o ano ao processo pai ao processo: Se marcado irá acrescer o ano do processo pai a numeração do Processo.
Separar processo e ano por: Permite separar o número do processo do ano
Para o subprocesso usar ano: Permite opção pelas opções ‘Ano Vigente’ e ‘Do Processo pai’
Acrescer o ano no processo: Se marcado irá acrescer o ano a numeração do Processo.
Inicializar o número do Processo a cada ano: Se marcado, a cada ano a numeração do processo será inicializada.
Não preencher setor: Se marcada, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor’ no Gerenciamento de Processo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os processos independente do setor. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
