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Configurações – Protocolo
As configurações do módulo Protocolo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sem a necessidade de ter um número para cada configuração.
Permitir que seja informado o Setor: Se marcado, permitirá que seja informado o Setor no Cadastro de Protocolo.
Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de “Configuração por Usuário” onde será possível tratar as exceções.
Exigir o Tipo de Remetente: Se marcado, exigirá o Tipo de Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Exigir o Tipo de Entrega: Se marcado, exigirá o Tipo de Entrega no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Exigir um número de documento: Se marcado, exigirá um número de documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Exigir Remetente: Se marcado, exigirá o Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir alterar o Remetente: Se marcado, permitirá alterar o Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir criar acompanhamentos para protocolos: Possibilita seleção das situações dos protocolos (Todos, Abertos (Pendente + Análise), Pendente, Análise, Encerrados (Baixado + Cancelado), Baixado e Cancelado) por meio do combobox. Assim s permitindo criar os acompanhamentos para os protocolos cuja situação encontra-se selecionada.
Exigir o assunto: Se marcado, exigirá o assunto no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Exigir a data do Documento: Se marcado, exigirá a data do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir a alteração de data e hora do recebimento do Documento: Se marcado, irá permitir a alteração da data e hora do recebimento do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir a alteração da Situação: Se marcado, permitirá a alteração da situação do documento/correspondência no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir editar Assunto: Se marcado, deve permitir a alteração do campo "Assunto". Acessando o ícone "Configuração por Usuário", é possível tratar as exceções.
Restringir o recebimento de Protocolos: Se marcado, irá restringir o recebimento de protocolo para todos os usuários, desmarcado permite que todos recebam. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Usuários com permissão de recebimento por senha: Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível cadastrar exceções das permissões de recebimento por senha. Os usuários cadastrados terão permissão “receber por” e poderão efetuar o recebimento sem estar logados no sistema, através do acesso de outro usuário. Será solicitado somente o usuário, sendo que a senha a ser validada deve ser senha do usuário do CIGAM;
Situação do Protocolo ao ser criado: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser criado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser encaminhado: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser encaminhado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser recebido: Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser recebido. As opções são: Pendente e Análise.
Ao encaminhar protocolo exigir data de atendimento: Se marcado, exigirá o preenchimento da data de atendimento do protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir alterar o setor de destino: Se marcado, alterar o setor de destino no Cadastro do Protocolo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Não preencher setor de destino: Essa opção será habilitada somente quando a opção ‘Permitir alterar o setor de destino’ estiver marcada.
Último Documento
É possível definir o número do Ultimo Documento e variar de acordo com o Setor, Tipo de Documento e Ano.
Os controles Arquivo:Image4.pngsão definidos conforme o Tipo de Documento selecionado.
Direitos
| Direito para acessar o Módulo de Protocolo | MODF PROTOCOLO |
| Acesso ao menu Movimentos | MENU PR MOVIMENTOS |
| Acesso ao menu Cadastros | MENU PR CADASTROS |
| Acesso ao menu Relatórios | MENU PR RELATORIOS |
| Acesso ao menu Relatórios Operacionais | MENU PR REL OPERACIONAIS |
| Acesso ao menu Relatórios Gerenciais | MENU PR REL GERENCIAIS |
| Acesso ao menu Pesquisas | MENU PR PESQUISAS |
| Acesso ao menu Pesquisas Movimentos | MENU PR PES MOVIMENTOS |
| Acesso ao menu Pesquisas Cadastros | MENU PR PES CADASTROS |
| Acesso ao menu Pesquisas Parâmetros | MENU PR PES PARAMETROS |
| Acesso ao menu Rotinas | MENU PR ROTINAS |
| Acesso ao menu Rotinas Operacionais | MENU PR ROT OPERACIONAIS |
| Acesso ao menu Rotinas Gerenciais | MENU PR ROT GERENCIAIS |
Configurações – Processos
As configurações do módulo Protocolo/Processo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sem a necessidade de ter um número para cada configuração.
Exigir o Setor: ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo. Para o correto funcionamento do módulo é obrigatório cadastrar um setor para a empresa do colaborador, bem como é obrigatório informar esta empresa no cadastro do usuário.
Exigir Responsável: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Responsável”, no momento em que se está criando um processo.
Exigir Solicitante: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Solicitante”, no momento do cadastro.
Exigir Conta Gerencial: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Conta Gerencial”, no momento do cadastro.
Exigir Projeto: pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Projeto”, no momento do cadastro.
Permitir alterar a Situação: pode ser parametrizado se deve ser possível ou não alterar a Situação de um processo. Somente o usuário com esta permissão poderá reabrir um processo fechado, cancelado, arquivado ou triturado. Deve ser avaliado os usuários que terão este direito, a fim de evitar futuros problemas quanto ao gerenciamento de processos e de documentos.
Permitir o gerenciamento de usuários de outros setores: pode ser parametrizado se um usuário de um setor pode ou não gerenciar um processo criado para outro setor.
Iniciar Processo em: deve ser informado o número em que o processo será iniciado. Atenção: este número servirá de base para o próximo ano, caso for desejado inicializar o número do processo a cada ano.
Exemplo: o módulo de protocolo/processo de documentos começou a ser usado no mês de junho, e por isso o campo “Iniciar Processo em” foi inicializado com o valor de 45, ou seja, já existem 44 processos criados na empresa em questão. Ao iniciar um novo ano e caso for parametrizado para inicializar o número do processo a cada ano, o sistema irá considerar o valor 45 como sendo o primeiro número do ano. Para resolver este problema, após ter sido criado o primeiro processo pelo sistema deve ser alterado o valor do campo para 1 (um).
Máscara do Processo: deve ser informado a máscara do Processo, já considerando que ele poderá ter sub processos ou ainda um filho do sub processo. Para o sub processo e o filho desse, é possível definir como o sistema irá apresentar o mesmo. A fim de facilitar o gerenciamento é sugerido a utilização de um separador para o processo, sub processo e filho dele, conforme exemplo.
Acrescer o ano processo: Serve para definir se o processo a ser criado deve assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação;
Inicializar Numeração a cada Ano: Quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano;
Separar a Numeração e Ano por: Neste campo deve ser informado o caractere utilizado para separar o código do documento do ano de sua criação.
Exigir o Projeto: Se marcado, exigirá o Projeto no Cadastro de Processos. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir alterar a Situação: Se marcado, permitirá que seja alterada a situação do Processo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Iniciar Processo em: Permite parametrizar a numeração inicial do Processo.
Máscara do Processo: Permite parametrizar a máscara do Processo.
Acrescer o ano ao processo pai ao processo: Se marcado irá acrescer o ano do processo pai a numeração do Processo.
Separar processo e ano por: Permite separar o número do processo do ano
Para o subprocesso usar ano: Permite opção pelas opções ‘Ano Vigente’ e ‘Do Processo pai’
Acrescer o ano no processo: Se marcado irá acrescer o ano a numeração do Processo.
Inicializar o número do Processo a cada ano: Se marcado, a cada ano a numeração do processo será inicializada.
Não preencher setor: Se marcada, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor’ no Gerenciamento de Processo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os processos independente do setor. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
