CO - Como Fazer - Gerar e Enviar PDF da Ordem de Compra
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Gerar e enviar PDF da Ordem de Compra
Este manual visa orientar sobre a parametrização necessária para a geração e envio da Ordem de Compra em formato PDF por e-mail. Esta funcionalidade está disponível através do botão ‘Imprimir’ da Ordem de Compra, desde que realizada a configuração do ambiente Cigam, conforme descrito a seguir.
Quais os pré-requisitos para o envio de Ordem de Compra em PDF?
Para realizar o envio de e-mail da Ordem de Compra, é necessário que o envio de e-mail já esteja parametrizado no Cigam. Para verificar os procedimento de configuração de envio de e-mail pelo sistema, acesse o documento ‘Como Fazer - Configuração de Envio de E-mail’.
Além disso, a configuração ‘CO - OC - 243 - Utilizar O.C. gráfica’ deverá estar marcada, e no caminho Suprimentos > Compras > Parâmetros > Lay_out Ordem de Compra, deve existir um modelo de relatório merge parametrizado.
Importante: Para utilizar essa funcionalidade, não é permitido salvar Ordens de Compra com numeração contendo caracteres especiais, devido ao bloqueio do Windows, no qual não permite salvar arquivos contendo caractere especial. Exemplo:
Como realizar a parametrização para o envio de Ordem de Compra por e-mail?
No cadastro do fornecedor, é necessário que seja informado um e-mail no contato zero ou pelo menos algum contato que tenha a opção de receber OC em PDF marcada.
Além disso, na aba ‘Parâmetros’, a opção ‘Recebe e-mail da Ordem de Compra em PDF’ deve estar marcada para todos os contatos que receberão a Ordem de Compra por e-mail.
No cadastro do controle da Ordem de Compra, a opção ‘Enviar e-mail da Ordem de Compra em PDF’ deverá ser marcada. Esta opção somente estará habilitada quando a situação da ordem for igual a ‘Aprovado’.
No campo ‘Controle após envio de e-mail’ deverá ser informado o controle para o qual a Ordem de Compra será alterada após o envio em PDF. A situação do controle informado neste campo deverá ser ‘Aprovado’, e a opção ‘Enviar e-mail da Ordem de Compra em PDF’ deverá estar desmarcada.
Controle utilizado para envio de email
Controle após o envio de e-mail
Ao finalizar estas parametrizações, já será possível realizar o envio da Ordem de Compra em PDF. Para isso, acesse uma Ordem de Compra que esteja com o controle configurado para o envio de e-mail. Ao clicar em ‘Imprimir’, a Ordem de compra será impressa, e em seguida será aberta a tela para o envio de e-mail.
Observação: o assunto do e-mail padrão fica definido na rotina CG00869 como "Ordem de Compra: ###" e o corpo do e-mail como "Segue em anexo a Ordem de Compra: ###" não sendo campos parametrizáveis.
Deverá apresentar a mensagem indicando quais itens devem ser impressos. Caso esta mensagem não aparecer, revisar em Utilidades/Diversos > Genéricos > Movimentos > Log de Respostas/Apresentação de Mensagens se não há uma respostas padrão indicada.
Caso o envio de e-mail esteja parametrizado corretamente, o e-mail será enviado com a Ordem de Compra em formato PDF em anexo.
Após o envio do e-mail, o controle da Ordem de Compra será alterado.
Caso existam divergências na configuração do envio de e-mail, a mensagem a seguir será apresentada.
Quando o e-mail ocorre normalmente, o sistema grava um acompanhamento com a informação de que o e-mail foi enviado em determinada data por determinado usuário. Caso o texto do e-mail seja editado durante o envio, não ficará salva esta informação no acompanhamento.
Como realizar o envio de Ordem de Compra em lote?
É possível realizar o envio de e-mail de Ordens de Compra em formato PDF em lote, através do menu Suprimentos > Compras > Rotinas > Operacionais > Gerar e Enviar PDF da OC em lote
Nesta tela, é possível que sejam informadas as Ordens de Compra uma a uma, através do botão a seguir:
Todavia, também é possível que seja informado diretamente um intervalo de Ordens de Compra. Caso no intervalo selecionado existam Ordens de Compra que não atendam os requisitos para o envio de e-mail, uma mensagem informando o número das OC’s a serem revisadas será apresentada.
As Ordens de Compra que atendam os requisitos para envio, serão apresentadas em tela. É possível que seja setado um caminho para gravação dos arquivos em PDF, além de se informar manualmente o e-mail para o qual a Ordem de Compra será enviada, no caso de empresas que não possuam contato previamente cadastrado.
É possível enviar “n” e-mails, ao clicar em ‘Confirmar’, as Ordens de Compra serão enviadas, e uma cópia em PDF de cada uma delas será salva na pasta previamente informada em ‘Caminho de Gravação’.
