PJ - Como Fazer - Apontamentos de Projetos
O apontamento de projeto é a forma mais prática e eficaz para o técnico registrar seus tempos e atividades de projeto.
Como acessar os apontamentos de projetos?
[editar]Os apontamentos de projetos estão localizados na guia ‘Apontamentos’ dentro do programa Visões de Projetos. Este programa pode ser acessado via menu CIGAM, utilizando o caminho: BPM > Gestão de Projetos > Movimentos > Visões Gerenciais
Como é realizado a pesquisa de apontamentos de Projetos?
[editar]A pesquisa de apontamentos tem seu comportamento baseado no perfil do técnico logado (PMO, Gerente ou técnico de projeto).
Caso o usuário for um PMO de projeto (gerente do escritório de projetos), a pesquisa poderá ser realizada com base em todos os projetos pertencentes ao escritório deste gerente, independente do técnico informado no apontamento.
Caso o usuário for um gerente de projeto, a pesquisa poderá ser realizada com base em todos os projetos em que este técnico seja o gerente de projeto independente do técnico informado no apontamento. Técnicos informados na guia partes interessadas do projeto e assinalados como técnicos, também possuem a visualização de gerente de projeto.
Caso o usuário seja um técnico de projeto, somente poderá consultar os próprios apontamentos.
Importante: Caso o usuário esteja assinalado na configuração ‘PJ - GE - 2608 - Permitir acessar projetos como PMO’, o mesmo terá permissão de consulta para todos os projetos independente do técnico do apontamento.
Quais são os parâmetros obrigatórios para criação de um apontamento de Projetos?
[editar]Os apontamentos são utilizados para a realização dos registros de tempos dos técnicos juntos as atividades do projeto. Num segundo momento, estes registros de tempos, serão atualizados nas atividades de OS deste projeto.
Necessariamente o projeto deve estar criado com suas devidas etapas e atividades. Os apontamentos serão permitidos para os técnicos vinculados nas atividades ou para os técnicos que executem os papéis dispostos também nas atividades.
Outro campo obrigatório para a criação de apontamentos são as configurações de OS. Sem estas configurações, não será possível gerar as Ordens de Serviço, de modo que sem as configurações de OS, não é possível nem criar os apontamentos.
Como criar um apontamento de projeto?
[editar]A criação de apontamentos de projeto pode ser feita de duas formas: pela Guia Apontamentos ou através da Guia Alocações.
Guia Apontamentos
[editar]Para criar um apontamento de projeto, é necessário acessar a interface de apontamentos e clicar sobre o botão “Criar Apontamento”.
Importante: Por mais que seja permitido ao PMO e Gerente de projeto a alteração dos apontamentos dos técnicos. A criação dos apontamentos somente se dará para o usuário do técnico logado no sistema.
Após será apresentado a pesquisa de projeto, já realizando o filtro para os projetos cujo técnico, ou papel vinculado ao técnico, estejam presentes.
Com o projeto selecionado, deve-se selecionar a qual etapa, é desejado realizar o apontamento. Um facilitador para esta seleção é o botão “Primeira Etapa Aberta”, ao clicar neste botão o cursor se posiciona sobre a primeira atividade aberta disponível para o técnico ou papel do técnico logado, como imagem a seguir. Ao selecionar a etapa será criado o apontamento.
Guia Alocações
[editar]Através do menu BPM > Gestão de Projetos > Movimentos > Visões Gerenciais na Guia Alocações será possível visualizar a agenda do técnico, onde serão exibidas todas as atividades vinculadas a ele, sendo de Ordem de Serviço, Projeto ou Reservas.
Após visualizar a qual atividade deseja vincular o apontamento, pode-se dar dois cliques sobre ela e então será exibida a tela de Detalhamento da Atividade.
Dessa forma, ao clicar no botão 'Apontamentos' será exibida a tela para criação de um novo apontamento que já ficará vinculado a atividade selecionada do projeto.
Como registrar a atividade em um apontamento de Projeto?
[editar]Com o apontamento de projeto criado, para iniciar o registro de horas é necessário clicar no botão iniciar como na imagem a seguir. Ao iniciar o apontamento, é disparado um cronometro, registrando o tempo real de execução desta atividade. Este contador seguirá ativo até o técnico logado iniciar outra atividade, pausar ou concluir esta atividade nesse apontamento.
No caso de necessidade, é possível adicionar tempos ao contador desta atividade através do ícone assinalado. Além dos tempos padrões, ao selecionar a opção ‘informar’ é possível adicionar o tempo manualmente.
Como concluir ou cancelar Tarefas da Atividade em um apontamento de Projeto?
[editar]Com as tarefas já vinculadas a atividade no Cronograma do Projeto, ao acessar a atividade e registrar horas através de apontamentos será exibido o ícone de tarefas 
.
Ao clicar sobre ele tendo as configurações ‘GE - AM - 3159 - Local de Instalação dos Portais Base’ e ‘GE - AM - 3160 - Local de Instalação dos Portais Complementares’ parametrizadas de forma correta conforme o local de acesso aos Portais, será exibida a tela de Tarefas podendo selecionar o ícone de concluir ou cancelar uma tarefa. Assim que não tiverem tarefas pendentes o percentual de conclusão do apontamento será preenchido automaticamente com o valor de 100%.
Como concluir ou cancelar Tarefas da Etapa em um apontamento de Projeto?
[editar]Com as tarefas já vinculadas a etapa no Cronograma do Projeto, ao acessar uma das atividades e registrar horas através de apontamentos será exibido o ícone de tarefas .
Ao clicar sobre ele tendo as configurações 'GE - AM - 3159 - Local de Instalação dos Portais Base' e 'GE - AM - 3160 - Local de Instalação dos Portais Complementares' parametrizadas de forma correta conforme o local de acesso aos Portais, será exibida a tela de Tarefas podendo selecionar o ícone de concluir ou cancelar uma tarefa. Assim que não tiverem tarefas pendentes o percentual de conclusão do apontamento será preenchido automaticamente com o valor de 100%.
Como alterar a atividade de um apontamento de Projeto?
[editar]Partindo do ponto que a execução do projeto é realizada em um segundo momento após o planejamento, não é difícil de ocorrer alterações entre o previsto e o realizado deste projeto.
Como o apontamento é criado baseado na atividade do cronograma de projeto, ao criar o apontamento, em certos casos, é necessário alterar a atividade deste apontamento. Para a execução deste processo, será avaliado a configuração ‘PJ - GE - 2666 - Permitir alterar atividade de apontamentos de projetos’, somente sendo possível alterar a atividade, caso o usuário esteja vinculado.
Para alterar a atividade de um apontamento é necessário se posicionar sobre a atividade do apontamento e a alterá-la (caso o usuário não conste na configuração, este campo estará desabilitado). Esta alteração pode ser realizada através do recurso zoom (F5) habilitado no campo.
Como consultar os apontamentos por etapa de projeto?
[editar]Os apontamentos são os registros de tempos dos técnicos para as atividades de projeto, diversos apontamentos podem ser vinculados a uma única atividade. Durante a execução da atividade, são computados os apontamentos, para em um segundo momento serem atualizados os mesmos em uma ordem de serviço, concluindo a atividade da etapa de projeto.
Os apontamentos que ainda não foram atualizados para ordens de serviço, podem ser consultados via etapa de projeto. Ao acessar o Cronograma de Projetos, e se posicionar sobre a etapa, é possível realizar a consulta ao clicar sobre o botão “Apontamentos”, como na imagem abaixo.
Como gerar ordens de serviço de apontamentos de Projetos?
[editar]Conforme visto no tópico Como criar um apontamento de projeto?, para a geração da OS é necessário que os apontamentos de projetos já estejam criados e que a etapa do projeto, ou as etapas superiores possuam configuração de OS.
Ao acessar a guia apontamentos, é possível clicar sobre o botão ‘Gerar OS/Atividade’ para gerar a Ordem de Serviço. Também é possível criar a OS a partir da tela onde são criados os apontamentos.
A OS de apontamentos será gerada com base na configuração de OS, parametrizada no Cronograma de Projeto. Atualizando todos os apontamentos concluídos desta etapa da atividade.
Com a geração, a etapa terá sua OS criada já com a situação encerrada, uma vez que as atividades (apontamentos) já estão concluídos.
Como coibir a geração de OS de apontamento de Projeto?
[editar]A permissão ou não da geração de OS de apontamentos é avaliada junto a configuração ‘PJ - GE - 2665 - Permitir gerar OS de apontamentos de projetos ’. Caso essa esteja desmarcada não será possível realizar a geração das Ordens de Serviço.
No caso do técnico logado não possuir a permissão necessária, não será permitido a atualizar os apontamentos já realizados para ordens de serviço.
Como informar a solução da OS nos apontamentos de Projetos?
[editar]Os apontamentos concluídos, serão utilizados na geração das Ordens de Serviço. Junto dos apontamentos, é possível informar a solução da OS na guia solução. Cabe ressaltar que a solução será criada para todos os apontamentos de uma atividade da etapa de projeto. Ao gerar a OS de apontamentos, esta solução será levada para a OS.
Também é possível, registrar uma observação para cada apontamento realizado. Ao realizar este apontamento em modo criar (CTRL + I) será sugerido ao usuário se é desejado incluir o texto desta observação junto da solução da OS, caso assinalado sim, a observação será concatenada junto da solução. Esta sugestão somente se dará em modo criar.
Como desmarcar o campo faturar atividade nos Apontamentos de Projeto?
[editar]Esta funcionalidade permite que os Técnicos que estão fazendo o registro de Apontamento, no momento criação ou modificação, possam desmarcar o campo ‘Faturar Atividade’, para isso o usuário precisa estar com a configuração 'PJ - GE - 3270 - Permitir alterar 'Faturar Atividade' - Apont. de Projeto' marcada.
Também no momento da modificação, caso o usuário desmarque o campo 'Faturar Atividade' e estiver com a configuração 'PJ - GE - 3271 - Exigir ‘Causa’ ao desmarcar ‘Faturar Atividade’ - Apont Proj' marcada, será exigido o preenchimento da Causa.
Exemplo do bloqueio sobre o campo 'Causa' ao desmarcar o campo 'Faturar Atividade':
