Encerramento da ECD diferente da apuração na ECF

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Contexto

É comum surgirem dúvidas durante a recuperação da ECD na ECF quando o encerramento contábil realizado na ECD não coincide com o período de apuração fiscal da empresa na ECF.

Exemplo: uma empresa tributada pelo Lucro Presumido pode realizar o encerramento contábil anual, gerando uma ECD com demonstrações contábeis anuais. Entretanto, a apuração do IRPJ e da CSLL do Lucro Presumido na ECF deve ocorrer trimestralmente.

Nessa situação, é importante compreender que, embora as duas escriturações estejam diretamente relacionadas, elas possuem finalidades distintas.

A ECD representa a escrituração contábil da empresa, contemplando os demonstrativos e saldos contábeis conforme o encerramento adotado pelo responsável contábil baseado na ITG 2000 (R1) e Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) - CFC.

Já a ECF recupera diversas informações da ECD, utilizando esses dados como base para a apuração fiscal do IRPJ e da CSLL. Seu principal objetivo é demonstrar a composição e a apuração desses tributos, contemplando os ajustes previstos na legislação tributária.

Assim, é possível que as demonstrações contábeis recuperadas da ECD possuam uma estrutura anual, enquanto a ECF apresente a apuração fiscal de forma trimestral. Essa diferença de periodicidade é justamente o que pode ocasionar advertências/erros durante a validação da ECF.

Como a ECD influencia a ECF?

A ECF recupera da ECD informações como:

- Plano de contas;
- Saldos contábeis;
- Demonstrações contábeis;

Dessa forma, a ECF recupera essas informações exatamente conforme foram geradas na ECD.

Assim, se a ECD possuir encerramento anual, essa será a estrutura recuperada pela ECF. Da mesma forma, se a ECD possuir encerramentos mensais ou trimestrais, essa estrutura também será recuperada.

Exemplo

Abaixo um exemplo de ECF do Lucro Real, onde tanto os registros gerados pela ECF estão em uma estrutura Trimestral, quanto os registros que são gerados pela ECD também em uma estrutura trimestral.

Registro M gerado pela Rotina da ECF com apuração Trimestral:

Registro K recuperado da ECD de um período Contábil encerrado Trimestral:

No exemplo acima, tanto os registros gerados pela rotina da ECF quanto os registros recuperados da ECD possuem a mesma periodicidade (trimestral). Essa compatibilidade permite que o Programa Validador da ECF realize corretamente os cálculos e validações entre as informações recuperadas da ECD e aquelas geradas pela própria ECF.

Quando essas estruturas possuem periodicidades diferentes, o PVA poderá apresentar advertências ou diferenças durante a validação, pois diversos campos da ECF são calculados automaticamente com base nas informações recuperadas da ECD.

Registro K recuperado da ECD de um período Contábil encerrado Anual:

Como tratar essa situação?

Existem duas possibilidades:

Opção 1:

Manter a ECD transmitida e realizar os ajustes previstos no Manual da ECF.

O própio manual da ECF, já prevê, na página 15 no item 1.7( Baseado no Manual da ECF layout 12)

1.7 Recuperação de ECD Com Encerramento do Exercício Diferente dos Encerramentos da ECF

Os encerramentos do exercício na ECF seguem o período de apuração do tributo. Por exemplo, se a empresa é do lucro presumido, os encerramentos do exercício da ECF serão trimestrais. Caso a ECD recuperada tenha encerramento diferente (por exemplo, a ECD recuperada tenha apenas um encerramento anual), no momento da validação no programa da ECF, poderá aparecer uma mensagem com o valor da diferença entre os saldos finais credores e os saldos iniciais credores. Nesse caso, a pessoa jurídica poderá ajustar os saldos por meio de alteração nos registros K155 e K355 (alteração de saldo de uma ou mais contas) e preencher as justificativas de alterações de saldos recuperados da ECD nos registros K915 e K935, respectivamente.

Opção 2:

Substituir a ECD por uma nova estrutura de encerramentos compatível com a apuração fiscal, somente se essa for a definição adotada pelo responsável contábil da empresa.

 Importante: antes de realizar esse procedimento, confirme com a assessoria contábil se este é o cenário adequado para a escrituração da empresa.

É importante destacar que, caso não deseje realizar ajustes diretamente no PVA da ECF, o período contábil deve ser encerrado de acordo com a forma de apuração dos tributos adotada pela empresa.

K155 = Detalhes dos Saldos Contábeis (Depois do Encerramento do Resultado do Período).

K355 = Saldos Finais das Contas Contábeis de Resultado Antes do Encerramento.

Importante

O CIGAM disponibiliza diferentes opções de estrutura de encerramento, contemplando os principais cenários de apuração adotados pelas empresas.

Essa flexibilidade permite que cada empresa utilize a estrutura de encerramento mais adequada ao seu regime de apuração e às suas necessidades contábeis e fiscais.

A definição da estrutura a ser utilizada é de responsabilidade do contador ou da assessoria contábil da empresa, que deverá avaliar qual cenário atende às Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) e à legislação tributária vigente perante a seu perfil de empresa.