CO - Como Fazer - Alçadas

A funcionalidade ‘Alçada’ tem como objetivo realizar o controle de aprovações de Ordens de Compra de acordo com alçadas estipuladas por usuário.

Quais são as configurações necessárias para a funcionalidade Alçada?

É preciso que estejam verificadas as seguintes configurações:

• CO - GE - 1563 - Controlar Alçadas para Ordens de Compra - deve estar marcado;
  
• CO - OC - 2389 - Controle item OC com aprovação bloqueada por limite Alçada - o controle deve ter uma situação igual “Pendente”;
  
• CO - OC - 2390 - Controle item OC aprovada na rotina Controle de Aprovações - o controle deve ter uma situação igual “Aprovado”;
  
• CO - OC - 2391 - Metodologia data aprovação de alçadas OC - deve ser igual Aprovação/Entrega’;
  
• CO - OC - 2401 - Controle para item OC Reprovado no Controle de Aprovações - o controle deve ter uma situação igual “Cancelado”;
  
• CO - OC - 2950 - Permitir informar solicitante da alçada diferente do usuário - ao marcar esta configuração será habilitado na tela complemento da capa da OC campo com Zoom para informar usuário que deverá ser validada a alçada, além disso na tela de valores da alçada o campo solicitante será preenchido com o usuário informado no campo novo solicitante de alçada.
  
• CO - OC - 3200 - Manter liberação de alçada em alteração da OC - Com esta opção marcada, quando o usuário (que não é supervisor) alterar o valor (sempre para menos) da alçada já aprovada, não será feita novamente a validação de alçadas.

Além dessas, existem também as configurações opcionais a seguir que podem impactar no processo de alçadas:

• CO - OC - 1204 - Sugerir prazos de entrega e programado na OC.
  
• CO - OC - 1246 - Validar prazo programado e entrega menor que a emissão
  
• CO - GE - 1564 - Verificar Verbas O.C. com controle de Alçadas
  
• CO - GE - 3042 - Alçadas por faixa de valores
  
• CO - OC - 3103 - Utilizar controle parcial de efetivação de OC na Alçada
  
• CO - GE - 3226 - Permitir delegar alçadas na web.
  

Importante: Apenas usuários com o direito Gerente de Alçadas (GERALCADAS) podem definir alçadas para os demais usuários. Sem este direito apenas consulta aos cadastros estará habilitada.

Como controlar Alçadas?

Suprimentos > Compras > Parâmetros > Implementação de Alçadas

Para o uso das alçadas é necessário acessar via programa Implementação Alçadas, é possível também configurar pelo próprio programa de configurações.

É necessário configurar os controles dos itens da OC, podemos configurar via botão “Controle OC” quando a configuração 1563 – Controlar Alçadas para Ordens de Compra estiver marcado, também é possível configurar este controle via: Suprimentos > Compras > Parâmetros > Cadastro de Controle Ordem.

Botão Controle OC

Através deste botão podemos indicar quais os controles poderão validar Alçadas.

Como configurar regras para Alçadas?

Suprimentos – Compras – Parâmetros – Cadastro de Alçadas

No Cadastro de Alçadas é possível cadastrar as regras que serão utilizadas para controle de itens de Ordem de Compra, é possível acessar esta tela também através do botão Regras Alçadas da Implementação de Alçadas.

Nesse cadastro é possível realizar o cadastro, de inúmeros usuários com diversas regras, pode-se também criar regras em lote através dos botões “Replicar Regra Usuários”, “Criar Regra Grupo” e “Cria Regra Material”. Também é possível efetuar o cadastro de Múltiplos Usuários e Grupos utilizando os botões: ‘Usuários’ e ‘Grupos’, assim possibilitando criar Regras para várias usuários para um mesmo Grupo ou vários.

Para a replicação de Regra individual, o sistema validará todas as Regras existentes do usuário que será replicado e criará as mesmas regras para o usuário replicado, validando neste momento as regras já existentes deste mesmo usuário com intuito de não existir a mesma regra.

Para a replicação de Regra dos Múltiplos Usuários, o sistema fará uma validação completa nas regras já existentes para o usuário ao qual deseja ser replicado e consequentemente caso as regras não existam este usuário passa a fazer parte da Regra ID, compartilhando os mesmos dados da Regra.

A replicação de Regra dos Múltiplos Usuários, é compartilhar a Regra existente para outro usuário. Caso o ‘Usuário-1’ possui uma regra através dos Múltiplos Usuários, e deseja-se replicar esta mesma Regra para ‘Usuário-2’, o sistema faz a validação verificando as Regras existentes do ‘Usuário-2’ caso não haja regras iguais, será inserida na Regra do ‘Usuário-1’ compartilhando as mesmas informações da Regra.

Cadastro de Regra individual

Nesse cadastro é possível cadastrar apenas um usuário por vez, com isso o botão ‘Usuários’, fica desabilitado.

Caso informado um dado no campo ‘Grupo’ o botão fica desabilitado e o mesmo contém Tooltip informativo.

Quando informado Múltiplos Usuários o botão ‘Usuários’ ficará em Negrito.

Quando informado Múltiplos Grupos o botão ‘Grupos’ ficará em Negrito.

Após configurar esses programas para validação de Alçadas ao fazer ordem de compra é necessário que seja utilizado um controle que tenha Validação de Alçadas marcado.

Cadastro de Regra com Múltiplos Usuários

Através do botão ‘Usuários’ será possível cadastrar múltiplos usuários para uma regra de alçadas.

Quando for informado pelo menos 01 usuário através do botão, na tela o campo 'Usuário' ficará sinalizado com um ícone de "pessoas". E o botão ficará em negrito.

Importante: ao realizar o cadastro de alçadas com múltiplos usuários, não será possível informar como Usuário no botão, um mesmo usuário que foi informado como 'Supervisor'.

A mesma validação será executada caso seja informado no campo 'Supervisor' um usuário que já está informado dentro do botão 'Usuários'.

Exemplos de regras de alçada com múltiplos usuários: no qual a regra poderá ter diversos usuários, e ter um Supervisor diferente dos usuários informados no botão, ou então ao invés de informar um Supervisor, poderá ser informado Grupo Alçada.

Como receber notificação de Alçadas?

Ao configurar alçadas no “Cadastro de Alçadas”, para ser possível receber notificação quando estiverem marcados os checkbox:

• Notificar Supervisor - Supervisor será notificado via e-mail somente quando o usuário tentar aprovação e não possuir Alçadas;
  
• Recebe Notificação - Usuário somente receberá notificação, caso seja aprovada ou reprovada a Alçada solicitada;
  
• Permite Reprovar – Permite ao usuário reprovar a alçada;
  
• Notificar solicitante Original – Quando a configuração ‘CO OC 2950 – Permitir informar solicitante da alçada diferente do usuário’, estiver marcada, as regras do cadastro de alçadas, serão consideradas para o usuário solicitante, caso contrário, será considerado o usuário de criação da ordem de compra;
  

Quando estiver com este checkbox marcado, notifica o solicitante da alçada, caso seja aprovada ou reprovada a Alçada solicitada;

• Notificar Criador da OC - neste caso receberão e-mail que a OC foi aprovada/reprovada pelo supervisor o usuário que criou a OC e tentou trocar o controle, lembrando que, se estiver marcada a opção de notificar solicitante original, deve notificar o primeiro que pediu a liberação de alçadas, mantendo a regra atual.

Como Liberar Alçadas pela Ordem de Compra?

No cadastro da ordem de compra, estando a configuração CO - GE - 1563 - Controlar Alçadas para Ordens de Compra, marcada, quando o usuário que está alterando o controle da ordem de compra, será validado o cadastro da alçada.

Como o usuário logado não tem limite suficiente para liberar a alçada, será apresentada mensagem e o usuário supervisor receberá notificação para realizar a liberação.

Neste caso, basta o usuário 'supervisor,' acessar a ordem de compras, através do menu: Suprimentos > Compras > Movimentos > Ordens de Compras ou Suprimentos > Compras > Movimentos > Liberação de Alçadas, e aprová-la.

Importante: a validação ocorre pelo total faturado da Ordem de Compra.

Quando estiver marcada a configuração ‘CO - OC - 2950 - Permitir informar solicitante da alçada diferente do usuário’. Será habilitado na tela complemento da capa da OC campo com Zoom para informar usuário que deverá ser validada a alçada, além disso na tela de valores da alçada o campo solicitante será preenchido com o usuário informado no campo novo solicitante de alçada.

Para facilitar o preenchimento do novo campo, caso a criação da OC seja por efetivação da solicitação, o sistema preencherá automaticamente com o usuário autorizado da solicitação, caso efetive mais de uma solicitação na mesma OC, atualizará o campo com a informação do último item. Enquanto a OC estiver pendente será possível alterar o campo ‘Usuário para alçada’ (Solicitante alçada), com a possibilidade de deixando-o em branco, neste caso deve seguir a regra de validar alçada pelo usuário criação que está alterando o controle da OC, poderá ainda manter o código de usuário que veio da solicitação ou ainda inserir um novo usuário. O bloqueio de edição do campo ocorrerá quando já tenha registros de solicitação de alçadas para os itens da OC, para evitar que o usuário fique tentando trocar usuário até localizar um que tenha alçada liberada.

Também é importante frisar, que existe um botão na tela da ordem de compra, chamado 'alçadas', o mesmo é apenas demonstrativo, e serve para informar os valores de alçadas destinado ao usuário que criou a ordem de compra.

Também é possível consultar de outros usuários, porém, o mesmo não ficará salvo, pois serve apenas para consulta.

Como Liberar Alçadas?

Suprimentos – Compras – Movimentos – Liberação de Alçadas

Na Liberação de Alçadas é possível filtrar por:

• UN - Unidade de negócios, que a OC foi criada;
• Fornecedor - Fornecedor informado na capa da OC;
• Ordem de compra - Pode ser feito o filtro por uma única OC, ou por faixas;
• Grupo - Grupo de materiais, que é informado no cadastro dos materiais, pode ser filtrado por um, ou por faixas;
• SubGrupo - Que é informado no cadastro dos materiais, pode ser filtrado por um, ou por faixas;
• Material - Pode ser filtrado por um material, ou por faixa;
• Usuário Solicitação - Usuário solicitante (informado na aba complemento da OC);
• Data solicitação - Data que a alçada foi solicitada;
• Usuário imediato - Usuário supervisor;

Também é possível ordenar a busca, ou por ordem de compra, ou fornecedor.

Ao confirmar irá abrir a tela de liberação de alçadas, através desse controle é possível aprovar ou reprovar.

OBS: Para poder Reprovar é necessário que no “Cadastro de Alçadas” o campo “Permite Reprovar” esteja marcado, caso esteja desmarcado não será possível reprovar a regra informada.

Caso a configuração 'CO - OC - 3103 - Utilizar controle parcial de efetivação de OC na Alçada' estiver selecionada, será considerada a configuração 'CO - OC - 1405 - Controle para efetivação Parcial de Ordem de Compras' para a troca de controle na capa da OC, na validação de Alçadas quando algum item for reprovado. Se a configuração estiver desmarcada segue uma das regras já existentes na Ordem de Compra.

Após confirmar é possível ver histórico através do botão “Log” da tela de “Controle de Alçadas” na Ordem de Compra.

Ausência Temporária

Na funcionalidade de Liberação de Alçadas, passa a ser possível parametrizar a Ausência Temporária para os usuários nas regras de alçadas, informando um novo aprovador para o usuário em questão durante o seu período de ausência. Assim, as alçadas pendentes serão enviadas para o usuário substituto do período vigente da regra, para que este possa realizar as devidas aprovações de alçadas. O usuário substituto receberá um e-mail informando que o usuário aprovador está em ausência temporária, e que ele será o substituto durante este período, e informando quais são as Ordens de Compra com liberação de alçadas pendente. Ao término do período, passam a ser enviadas novamente para o usuário aprovador da regra. Essa evolução está disponível tanto em desktop quanto no Portal Aprovações.

Como parametrizar a Ausência Temporária?

Lembrando que para parametrizar a Ausência Temporária, é necessário já ter realizado a parametrização para a utilização de Alçadas.

Importante: No Cadastro de Alçadas, o botão 'Ausência Temporária' somente será habilitado quando:

O usuário da regra de alçadas tiver o campo 'Usuário' diferente do campo 'Supervisor';

O usuário da regra de alçadas não possuir Grupo Alçada informado,

A regra de alçada estiver dentro da validade.

No Cadastro de Alçadas: ter regras de alçadas ativas (período vigente) para alguns usuários, por exemplo:

Usuário A01 - Alçada OC: 1000,00 - Supervisor A02

Usuário A02 - Alçada OC: 10000,00 - Supervisor A03

Usuário A03 - Alçada OC: 99999999,99 - Supervisor A04

Usuário A04 - Alçada OC: 99999999,99 - Supervisor A04

Ainda na tela de Cadastro de Alçadas, sobre a regra de alçadas do usuário AN2, na linha dessa regra, o sinalizador (bolinha) estará cinza, até a criação de Ausência Temporária pelo Botão. Ao parar sobre o campo constará a mensagem de tooltip: "Não possui ausência vigente". Após, o cadastro da regra de ausência será atualizado para a cor 'verde'. O botão 'Ausência Temporária' estará habilitado para acesso.

Clicar no botão 'Ausência Temporária'. Será aberta tela para realizar a regra de ausência temporária para o usuário selecionado.

Informar os campos de data inicial e final com o período de ausência do usuário original e informar o Usuário Substituto durante esse período. Por exemplo, informar como Substituto, o usuário AN4. O Status será preenchido automaticamente conforme o período informado, podendo ser Vigente, Futura, Vencida.

• Será permitido somente regras de ausência com data maior/ igual a data atual. Não será permitido que duas regras sobreponham a mesma data para o mesmo ID Regra, sempre uma regra de ausência deve terminar antes da outra, ou iniciar após a outra.
• Somente será permitido alterar ou excluir o registro de ausência temporária, caso ele não tenha ainda chegado na data de início de vigência (não será permitido alterar ou excluir esses registros após ter sido utilizado (vigência)). Não será permitido excluir regras já utilizadas, mas permitirá inativar uma regra.

Os campos:

Notificou Início: será verificado o início da vigência de uma regra de ausência temporária através da rotina no Gerenciamento de Processos, que será executada conforme parametrizado. E então será marcado esse campo.

Notificou Fim: será verificado o término da vigência de uma regra de ausência temporária através da rotina no Gerenciamento de Processos, que será executada conforme parametrizado. E então será marcado esse campo.

Após a criação da regra de ausência o sinalizador ficará verde e com tooltip: "Possui ausência vigente".

A verificação do início e término da vigência de uma ausência temporária será executada através da rotina no Gerenciamento de Processos, onde serão verificados somente os registros vigentes, também filtrados pelo campo ‘Ativo’ marcado. Para tal, deverá ser criado um agendamento para o processo de Ausência Temporária de Alçada no Gerenciamento de processos, a recorrência padrão deverá ser diária. Acessar BPM> Workflow> Movimentos> Gerenciador de Processos> Agendar Processo. No campo 'Processo' selecionar "Ausência Temporária Alçada". Na guia Recorrência marcar a opção 'Execução' por "Dia".

Ao término do processamento, será gerado um relatório em HTML do mesmo formato que o e-mail de alçadas, listando as Ordens de Compras pendentes de aprovação, sem quebra por itens, listando as informações de Sequência (por ordem de OC), Solicitante, Ordem de Compra e Valor total da OC, e enviado ao usuário substituto.

Como o sistema irá se comportar para a aprovação das alçadas?

No Cadastro de Ordens de Compras, quando por exemplo, o usuário AN1 tentar aprovar uma OC, e visto que usuário AN1, possui R$ 1.000,00 de limite e a OC tem valor superior a R$ 1.100,00, será aberta a tela de Liberação de Alçadas, e o controle não será alterado para Aprovado, e sim para "Bloqueado", conforme as parametrizações na Implementação de Alçadas. Nesse momento, sistema deverá verificar na regras de alçadas, e se consta Ausência Temporária para o Supervisor/Aprovador da alçada do usuário AN1. O Supervisor do AN1 é o AN2, e nesse consta regra de Ausência Temporária vigente. Assim, ao invés de enviar o email de liberação de alçadas para o supervisor do AN1 que no exemplo, é o AN2, o email será enviado ao usuário AN4, que estará como substituto no período.

Importante: Serão 2 momentos de envio de e-mail de ausência temporária:

1 - Para quando a data de inicio for igual a data do sistema: nesse caso, no Cadastro de Alçadas, no botão 'Ausência Temporária' será marcado o campo 'Notificou Início', caso o e-mail seja enviado com sucesso.

Nesse caso, por exemplo, o email será enviado ao usuário AN4 que é o substituto do AN2 durante sua Ausência Temporária:

2 – Para quando a Data Final + 1 dia for igual a data do sistema, ou seja, quando a regra finalizou no dia anterior a data do sistema: nesse caso, o Cadastro de Alçadas, no botão 'Ausência Temporária' será marcado o campo 'Notificou Fim' , caso o e-mail seja enviado com sucesso.

Nesse caso, ao término do período de Ausência Temporária do usuário AN2, será enviado um email ao AN2, com as ordens de compra que ficaram pendentes de aprovação durante sua ausência.

Liberação de Alçadas pelo Substituto na Ausência Temporária do Supervisor

Na Liberação de Alçadas, será validada a regra de alçadas considerando a ausência temporária do aprovador/supervisor original. Essas alçadas pendentes serão aprovadas pelo usuário substituto no período de ausência, mas considerando o limite de alçadas da regra do supervisor do usuário de criação da OC. Ou seja, considerado o valor de alçadas da regra do supervisor que está ausente.

Na tela de confirmação de liberação mostrará que foi considerada a regra de alçada do AN2:

Após a aprovação/liberação da alçada pelo usuário substituto, constará no botão de Alçadas do item da OC, as informações:

Também no Portal Aprovações estará sinalizado para o usuário substituto que a OC está pendente de aprovação e designada à ele, devido ao usuário aprovador/supervisor original estar em período de ausência temporária.

Na tela dos itens, será apresentado o Usuário em Ausência e o Período de Ausência.

Importante: nos cards dos itens, o botão verde de 'Aprovar', estará desabilitado, pois quando existe ausência temporária cadastrada e vigente não será permitido Aprovar item a item. É necessário Aprovar a Alçada na totalidade.