PL Configurações
BPM > Protocolo de Documentos > Parâmetros > Configurações
As configurações do módulo Protocolo de Documentos são feitas a partir da tela abaixo, sendo dividas em duas guias: Protocolo e Processo.
Índice
Guia Protocolo
Na guia Protocolo são exibidas as configurações envolvidas com cadastros e gerenciamento de protocolos.
Cadastro do Protocolo
Permitir que seja informado o Setor
Se marcado, permitirá que seja informado o Setor no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone 
ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir o Tipo de Remetente
Se marcado, exigirá o Tipo de Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir o Tipo de Entrega
Se marcado, exigirá o Tipo de Entrega no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir um número de documento
Se marcado, exigirá um número de documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir Remetente
Se marcado, exigirá o Remetente no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar o Remetente
Se marcado, permitirá alterar o Remetente no Cadastro de Protocolo.Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir criar acompanhamentos para protocolos
Possibilita seleção das situações dos protocolos (Todos, Abertos (Pendente + Análise), Pendente, Análise, Encerrados (Baixado + Cancelado), Baixado e Cancelado) por meio do combobox. Assim permitindo criar os acompanhamentos para os protocolos cuja situação encontra-se selecionada.
Exigir o assunto
Se marcado, exigirá o assunto no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Exigir a data do Documento
Se marcado, exigirá a data do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir a alteração de data e hora do recebimento do Documento
Se marcado, irá permitir a alteração da data e hora do recebimento do documento no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir a alteração da Situação
Se marcado, permitirá a alteração da situação do documento/correspondência no Cadastro de Protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir editar Assunto
Se marcado, deve permitir a alteração do campo "Assunto". Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Gerenciamento Protocolos
Restringir o recebimento de Protocolos
Se marcado, irá restringir o recebimento de protocolo para todos os usuários, desmarcado permite que todos recebam. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Usuários com permissão de recebimento por senha
Acessando o ícone tela de Configuração por Usuário, é possível cadastrar exceções das permissões de recebimento por senha. Os usuários cadastrados terão permissão “receber por” e poderão efetuar o recebimento sem estar logados no sistema, através do acesso de outro usuário. Será solicitado somente o usuário, sendo que a senha a ser validada deve ser senha do usuário do CIGAM.
Situação do Protocolo ao ser criado
Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser criado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser encaminhado
Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser encaminhado. As opções são: Pendente e Análise.
Situação do Protocolo ao ser recebido
Através desta seleção é possível definir a situação do protocolo ao ser recebido. As opções são: Pendente e Análise.
Ao encaminhar protocolo exigir data de atendimento
Se marcado, exigirá o preenchimento da data de atendimento do protocolo. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar o setor de destino
Se marcado, alterar o setor de destino no Cadastro do Protocolo.Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Permitir alterar o setor de destino
Essa opção será habilitada somente quando a opção ‘Permitir alterar o setor de destino’ estiver marcada.
Uma vez que marcada a opção, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor de destino’ no Gerenciamento de Protocolo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor de destino’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os protocolos independente do setor de destino. Acessando o ícone ao lado, abrirá a tela de Configuração por Usuário onde será possível tratar as exceções.
Guia Processos
Na guia Processos são exibidas as configurações envolvidas com cadastros, parametrizações e gerenciamento de processos.
Cadastro de Processos
Exigir o Setor
Ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo. Para o correto funcionamento do módulo é obrigatório cadastrar um setor para a empresa do colaborador, bem como é obrigatório informar esta empresa no cadastro do usuário.
Exigir Responsável
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Responsável”, no momento em que se está criando um processo.
Exigir Solicitante
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Solicitante”, no momento do cadastro.
Exigir Conta Gerencial
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Conta Gerencial”, no momento do cadastro.
Exigir Projeto
Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo “Projeto”, no momento do cadastro.
Permitir alterar a Situação
Pode ser parametrizado se deve ser possível ou não alterar a Situação de um processo. Somente o usuário com esta permissão poderá reabrir um processo fechado, cancelado, arquivado ou triturado. Deve ser avaliado os usuários que terão este direito, a fim de evitar futuros problemas quanto ao gerenciamento de processos e de documentos.
Permitir o gerenciamento de usuários de outros setores
Pode ser parametrizado se um usuário de um setor pode ou não gerenciar um processo criado para outro setor.
Parametrizações de Processos
Iniciar Processo em: deve ser informado o número em que o processo será iniciado. Atenção: este número servirá de base para o próximo ano, caso for desejado inicializar o número do processo a cada ano.
Exemplo: o módulo de protocolo/processo de documentos começou a ser usado no mês de junho, e por isso o campo “Iniciar Processo em” foi inicializado com o valor de 45, ou seja, já existem 44 processos criados na empresa em questão. Ao iniciar um novo ano e caso for parametrizado para inicializar o número do processo a cada ano, o sistema irá considerar o valor 45 como sendo o primeiro número do ano. Para resolver este problema, após ter sido criado o primeiro processo pelo sistema deve ser alterado o valor do campo para 1 (um).
Máscara do Processo: deve ser informado a máscara do Processo, já considerando que ele poderá ter sub processos ou ainda um filho do sub processo. Para o sub processo e o filho desse, é possível definir como o sistema irá apresentar o mesmo. A fim de facilitar o gerenciamento é sugerido a utilização de um separador para o processo, sub processo e filho dele, conforme exemplo.
Acrescer o ano processo: Serve para definir se o processo a ser criado deve assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação;
Inicializar Numeração a cada Ano: Quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano;
Separar a Numeração e Ano por: Neste campo deve ser informado o caractere utilizado para separar o código do documento do ano de sua criação.
Exigir o Projeto: Se marcado, exigirá o Projeto no Cadastro de Processos. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Permitir alterar a Situação: Se marcado, permitirá que seja alterada a situação do Processo. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
Iniciar Processo em: Permite parametrizar a numeração inicial do Processo.
Máscara do Processo: Permite parametrizar a máscara do Processo.
Acrescer o ano ao processo pai ao processo: Se marcado irá acrescer o ano do processo pai a numeração do Processo.
Separar processo e ano por: Permite separar o número do processo do ano
Para o subprocesso usar ano: Permite opção pelas opções ‘Ano Vigente’ e ‘Do Processo pai’
Acrescer o ano no processo: Se marcado irá acrescer o ano a numeração do Processo.
Inicializar o número do Processo a cada ano: Se marcado, a cada ano a numeração do processo será inicializada.
Gerenciamento de Processos
Não preencher setor
Se marcada, o sistema não irá popular automaticamente o campo de ‘Setor’ no Gerenciamento de Processo com setor atrelado ao usuário logado no momento. De modo que o campo de ‘Setor’ passa a vir em branco, exibindo assim todos os processos independente do setor. Acessando o ícone “Configuração por Usuário”, é possível tratar as exceções.
