PL Cadastros
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Protocolo
Tipo de Entrega
Tipo Remetente
Tipo de Documento
Documento
Processos
Tipo de Processo
Grupo de Assunto
Assunto Padrão
Tipo de Remetente
Nesta tela serão cadastrados os Tipos de Remetente. Exemplo: Governo, Entidades, Comercial.
Tipo de Documento
Nesta tela serão cadastrados os Tipos de Documento.
Exemplo: ACI, Ofício, Memorando.
Controla Numeração: quando marcado, define se o documento, ao ser criado para esse tipo, deverá assumir um sequencial automático ou se deverá ser inserido manualmente pelo usuário. Caso esteja marcado, o número deverá ser configurado no programa “Último Documento”.
Acrescer o ano a numeração: quando marcado, define se o documento a ser criado para esse tipo deverá assumir junto ao código sequencial (fornecido automaticamente pelo sistema) o ano de sua criação.
Inicializar a numeração a cada ano: quando esta opção estiver selecionada o sequencial da numeração deve ser inicializado a cada início de ano.
Separar a numeração e o ano por: Este campo, quando informado, irá compor o código do documento. Utilizando “/”, por exemplo, a numeração ficará 45885/2013, e utilizando “-” a numeração ficará 45885-2013.
Documento
Tipo de Documento:Informe o código do Tipo de Documento com o qual e deseja criar o Documento. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5). Exemplo: ACI, Ofício, Memorando.
Documento:Informe o número do documento manualmente, caso no cadastro do ‘Tipo de Documento’ não esteja marcado a opção ‘Controlar numeração’. Se a opção ‘Controlar numeração’ estiver marcada, o sistema irá assumir um sequencial automático conforme as configurações, e ao lado do campo “Documento” mostrará a informação “O documento será gerado automaticamente”.
Setor:Informe o código do setor de origem do protocolo. Poderá ser selecionado pela tecla de atalho zoom (F5).
Responsável:Informe o responsável por este documento. Poderá ser selecionado o cadastro de Empresas pela tecla de atalho zoom (F5).
Arquivo:Selecione o arquivo que deseja anexar a este documento. Será habilitado ao lado um link que possibilitará abrir este documento.
Assunto:É possível informar um assunto para o documento que está sendo criado. Campo não obrigatório;
Data de Criação: É possível informar a data de criação do documento. Campo não obrigatório;
Processos
Processo: O número sequencial único, válido para todos os setores da empresa, independente do setor de criação do processo. Fornecido automaticamente pelo sistema e não disponível para edição. Deve ser previamente parametrizado o comportamento do campo sequencial.
Processo Pai: código do processo principal, ao qual o sub processo faz parte. É possível informar um código de processo que é um sub processo, para poder criar mais um sub processo do sub processo.
Exemplo:
Setor: ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo.
Responsável: código de empresa do responsável pelo processo.
Conta Gerencial: conta gerencial que irá representar o centro de custo do processo. A Conta Gerencial é meramente informativa, servindo apenas para consulta.
Solicitante: código de empresa do solicitante pelo processo.
Abertura: Data e hora em que o processo foi criado. A data e a hora atual será fornecida automaticamente pelo sistema, sendo disponível para edição quando desejado.
Projeto: número do projeto ao qual pertence o processo. O número do projeto é meramente informativo, servindo apenas para consultas.
Situação do processo: Um processo nascerá com a situação igual a “Aberto”, cabendo aos usuários mudarem a situação do processo, de acordo com seus procedimentos operacionais. Um processo poderá ser cancelado, mas não poderá ser excluído.
Aberto: enquanto o processo estiver aberto é possível modificar os subprocessos pertencentes a ele, bem como os documentos pertencentes ao processo ou subprocesso;
Cancelado: caso o processo não seja mais necessário, o mesmo poderá ser cancelado;
Fechado, Arquivado e Triturado: a situação do processo somente poderá assumir um destes valores quando todos os documentos estiverem baixados/cancelado e os subprocessos estiverem com a situação diferente de “Aberto”.Toda vez que a situação do processo for alterada, o sistema irá criar um acompanhamento.
Exemplo:
Evento: campo de texto livre. Pode ser informado um evento para qual o processo/sub processo foi criado.
Assunto: campo de texto. Deve ser informado pelo usuário, ou deixado em branco, podendo ser alterado após salvo o cadastro. O assunto serve como referência para a busca e entendimento do que se trata o processo de documento.
Observação: campo de texto livre.
Botão Reabrir processo: O usuário devidamente autorizado poderá reabrir um processo cancelado, fechado, arquivado e triturado. Independente da ação tomada, ao mudar a situação será criado um registro de acompanhamento com as informações do processo.
Botão Acompanhamento: A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.
Botão Arquivos: É possível informar o local onde estão armazenados os arquivos referentes ao processo de documentos.
