Encerramento da ECD diferente da apuração na ECF

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Em atualização.

Contexto

É comum surgirem dúvidas durante a recuperação da ECD na ECF quando o encerramento contábil realizado na ECD não coincide com o período de apuração fiscal da empresa na ECF.

Exemplo: uma empresa tributada pelo Lucro Presumido pode realizar o encerramento contábil anual, gerando uma ECD com demonstrações contábeis anuais. Entretanto, a apuração do IRPJ e da CSLL na ECF ocorre trimestralmente.

Nessa situação, é importante compreender que, embora as duas escriturações estejam diretamente relacionadas, elas possuem finalidades distintas.

A ECD representa a escrituração da contabilidade societária da empresa, reunindo os demonstrativos e saldos contábeis conforme o encerramento adotado pelo responsável contábil.

Já a ECF recupera essas informações da ECD, porém sua principal finalidade é demonstrar a apuração fiscal do IRPJ e da CSLL. Por esse motivo, sua estrutura de apuração pode seguir uma periodicidade diferente daquela utilizada no encerramento contábil.

Assim, é possível que as demonstrações contábeis recuperadas da ECD possuam uma estrutura anual, enquanto a ECF apresente a apuração fiscal de forma trimestral. Essa diferença de periodicidade é justamente o que pode ocasionar advertências/erros durante a validação da ECF.

Como funciona na ECD?

A ECD representa a escrituração contábil da empresa e é a origem das informações contábeis posteriormente recuperadas pela ECF.

Dessa forma, os demonstrativos contábeis, como o Balanço Patrimonial, bem como os saldos das contas, são estruturados na ECD de acordo com a forma de encerramento contábil adotada pela empresa.

Por exemplo:

Se o encerramento contábil for realizado anualmente, a ECD conterá apenas um demonstrativo referente ao encerramento do exercício. Se o encerramento for realizado mensalmente, a ECD conterá demonstrativos para cada um dos doze meses do exercício, se encerrado trimestral, quatro trimestres.

É exatamente essa estrutura da ECD que será recuperada pela ECF. Ou seja, a ECF não recria os demonstrativos contábeis( Registros que se referem as demonstrações Contábeis), apenas recupera as informações de algunas registros conforme foram geradas na ECD.

Um exemplo

Abaixo uma ECF do Lucro Real, onde tanto os registros gerados pela ECF estão em uma estrutura Trimestral, quanto os registros que são gerados pela ECD também em uma estrutura trimestral.

Primeiro Trimestre
Segundo Trimestre
Terceiro Trimestre
Quarto Trimestre

Registro M gerado pela Rotina da ECF

Registro K recuperado da ECD

Perceba que as estruturas são trimestrais, tanto do registro que foi recuperado pela ECD, quanto do registro gerado pela ECF.

Quando esses registros tem uma estrutura diferente o PVA pode apontar erros ou advertências.

Percebam que o Lucro Líquido apresentado é gerado pelo próprio validador da ECF, não é gerado pela rotina da ECF, é um campo que o validador gera, baseado nos valores recuperados da ECD, desta forma quando as estruturas não confrontam, ocorre a situação de diferença.

E por que aparece diferença na ECF?

A ECF possui regras próprias de apuração fiscal, que variam conforme o regime tributário da empresa.

Por exemplo, para empresas tributadas pelo Lucro Presumido, a apuração do IRPJ e da CSLL é realizada trimestralmente.

Assim, se a ECD foi gerada com um encerramento contábil anual, ao ser recuperada na ECF os demonstrativos contábeis e os saldos das contas serão apresentados nessa mesma estrutura anual. No entanto, a ECF realizará a apuração fiscal por trimestres, conforme exigido pela legislação.

Essa diferença entre a periodicidade do encerramento contábil da ECD e a periodicidade da apuração fiscal da ECF poderá resultar na apresentação de uma advertência informando diferenças entre os saldos iniciais e finais dos períodos de apuração.

Como tratar essa situação?

Existem duas possibilidades:

• manter a ECD originalmente transmitida e realizar os ajustes necessários nos registros K155 e K355 durante a escrituração da ECF;

O própio manual da ECF, já prevê, na página 15 no item 1.7.( Baseado no Manual da ECF layout 12)

1.7 Recuperação de ECD Com Encerramento do Exercício Diferente dos Encerramentos da ECF Os encerramentos do exercício na ECF seguem o período de apuração do tributo. Por exemplo, se a empresa é do lucro presumido, os encerramentos do exercício da ECF serão trimestrais. Caso a ECD recuperada tenha encerramento diferente (por exemplo, a ECD recuperada tenha apenas um encerramento anual), no momento da validação no programa da ECF, poderá aparecer uma mensagem com o valor da diferença entre os saldos finais credores e os saldos iniciais credores. Nesse caso, a pessoa jurídica poderá ajustar os saldos por meio de alteração nos registros K155 e K355 (alteração de saldo de uma ou mais contas) e preencher as justificativas de alterações de saldos recuperados da ECD nos registros K915 e K935, respectivamente.

ou

• Substituir a ECD, realizando novos encerramentos compatíveis com a periodicidade de apuração fiscal da empresa, quando essa for a decisão do responsável contábil.

Nessa situação devem avaliar e definir a condução juntamente com a assessoria contábil baseado nas normas e legislação contábil.

É importante destacar que senão deseja fazer nenhum tipo de ajuste, o período contábil deve ser encerrado baseado no formato da apuração dos impostos da empresa.

K155 = Detalhes dos Saldos Contábeis (Depois do Encerramento do Resultado do Período).

K355 = Saldos Finais das Contas Contábeis de Resultado Antes do Encerramento.