Portal Aprovações
Índice
Portal Aprovações
O Portal aprovações é a solução indicada para a aprovações de solicitações, ordem de compras e alçadas, ou seja, com essa solução o colaborador pode realizar as aprovações sem ter conhecimento do sistema. De forma simples, fácil e moderna, a interface utilizada é intuitiva e responsiva, podendo ser utilizada em qualquer dispositivo, desde que tenha acesso a internet ou rede local.
Nesse portal o colaborador tem acesso direto à pesquisa de Ordem de compras, Solicitações e Alçadas. Podendo pesquisar alguma em específico ou navegar até a de sua escolha. Sua manipulação (aprovação ou não) realiza a ação de atualizar o dado, diretamente na base de dados do CIGAM implementada na empresa.
O objetivo principal é fornecer aos colaboradores uma forma simples para realizar aprovações de solicitações, ordens de compras ou alçadas sem a necessidade de um maior conhecimento no ERP.
Login
Para utilizar o Portal, além do cadastro do usuário na base algumas parametrizações serão necessárias, sendo elas:
• O usuário deve ter o direito MNPAPROV para acessar o portal.
• O usuário deve ter o direito GERCOM para poder verificar Alçadas, Solicitações e Ordem de Compra.
• O usuário deve ter o direito GERFIN para poder verificar a Autorização de Pagamentos.
• O Tipo de acesso no cadastro deve ser "Ambos".
Menu: Utilidades/Diversos > Genéricos > Parâmetros > Usuários > Usuário - Grupos e Direitos
Menu Superior
Acesse a página Portais - Menu Superior para obter maiores informações.
Menu Lateral
O menu lateral, permite o acesso as áreas principais do Portal Aprovações.
Liberação de Alçadas
A Liberação de Alçadas pode ser realizada tanto no CIGAM Desktop, quanto no ambiente Portal Aprovações, o que facilita ao gestor a avaliação e aprovação/reprovação das Alçadas de maneira fácil e rápida.
Observação: Necessário ter a Implementação de Alçadas parametrizada em Suprimentos> Compras > Parâmetros> Implementação de Alçada.
Na tela de pesquisa dinâmica da Liberação de Alçadas serão exibidas para o usuário Supervisor, que tem Regra Alçada cadastrada, todas as Ordens de Compras que possuem itens com Controle Alçada Bloqueada. Elas são ordenadas por data em ordem decrescente. No filtro rápido ‘Pesquisar” é possível informar o código da OC, o seu Controle, a Data da Compra, o Prazo de Entrega, a Quantidade de itens, o nome do Fornecedor, a Unidade de Negócio e o valor Total, para realizar a busca.
Nessa mesma tela, na linha das ordens está disponível o ícone de Acompanhamento, através do qual poderão ser consultados os acompanhamentos existentes ou cadastrados novos através do botão + Novo da tela de acompanhamentos.
As ações de Aprovar/Reprovar serão realizadas pelo usuário através dos respectivos botões na parte superior da tela, respeitando a regra de alçada cadastrada para o mesmo na Implementação de Alçadas. (Desktop> Suprimentos> Compras> Parâmetros> Cadastros de Alçadas).
Quando o usuário for aprovar uma alçada e não possuir alçada suficiente, será apresentada a mensagem: "Usuário com alçada insuficiente para aprovação.' E esta será enviada para o usuário supervisor seguir com o processo, assim como enviado email, conforme parametrização das regras de alçada. Caso o usuário possua alçada suficiente então será realizada a aprovação e apresentada a mensagem: 'Registro foi Atualizado".
Importante: caso exista uma regra de alçada cadastrada para o Supervisor com limite liberado, a mesma somente será considerada para realizar as aprovações e reprovações, se esta estiver dentro da Validade Vigente. Regras com Validade Vencida serão ignoradas, sendo necessário o cadastro de uma nova alçada para o supervisor.
Quando o usuário for participante de um grupo de alçadas, e realizar a aprovação parcial de uma alçada, essa passa para o status de Aprovada para este usuário, e na linha da ordem de compra, o registro será sinalizado por um ícone de exclamação, com a mensagem no tooltip: “Alçada já aprovada, aguardando aprovação de outros usuários”.
O botão Delegar Alçadas no cabeçalho da tela, estará disponível somente quando a configuração CO - GE - 3226 - Permitir delegar alçadas na web. estiver selecionada, e somente para usuários que tiverem cadastro de regra de alçada. Para delegar uma liberação de alçada para outro usuário, basta selecionar a ordem desejada e clicar no botão. Será aberta tela para seleção do novo usuário que deverá seguir com a liberação. Ao clicar sobre o usuário desejado, será alterada a liberação para ele, e será enviado e-mail a este. No e-mail será disponibilizado um link para acesso para a alçada a aprovar. O supervisor acessa o link e realiza o login. O link irá direcionar diretamente para o registro específico de alçada. Lembrando que a delegação será por ordem e não por item. Será permitido delegar somente 1 ordem de compra por vez, caso sejam selecionadas mais que 1, ao setar o usuário será apresentada a mensagem: "Mais de um item selecionado". E por este motivo, não irá delegar nenhuma das 2 ordens.
O usuário que recebeu o email, acessa o link e segue com o processo de liberação de alçadas.
Importante: Para facilitar a identificação do processo de delegação de alçadas, quando o mesmo for realizado será criado um registro de log para os itens, que estará disponível através do botão 'Log Alçadas' dos Itens da Ordem de Compra em Desktop. Nesse caso a Ação será igual a "Delegar" e o Resultado igual a "Delegado", e nas observações constará o usuário a quem foi delegada a alçada.
Ainda na tela de pesquisa dinâmica da Liberação de Alçadas, ao clicar sobre uma Ordem de Compra, será aberta tela de Liberação de Alçadas dessa OC, apresentando algumas das principais informações, tais como: Número, Fornecedor, Controle, Data Compra, Prazo Entrega, Valor total, Unidade de Negócio, Usuário de Criação, Condição de Pagamento, Projeto e Observação. Também apresentará os cards contendo os itens cadastrados na OC. Desta forma, poderá ser realizada a aprovação/reprovação individual de cada item.
Ao aprovar um item de alçada, este será atualizado automaticamente no card específico para APROVADO em verde, desabilitando o botão de Aprovar e mantendo habilitado o botão de Reprovar.
Já ao reprovar um item de alçada, ao concluir o processo, o card correspondente do item automaticamente irá sumir da tela, pois ao concluir o processo o item teve a Situação atualizada para Cancelado.
Também estará disponível tanto no card da ordem quanto nos cards dos itens, o ícone de Acompanhamento. Caso já existam acompanhamentos registrados, o ícone será apresentado em negrito. Para cadastrar novos, acessar o ícone e clicar no botão + Novo.
Caso a configuração CO - GE - 961 - Rateio gerencial para movimento esteja desmarcada será apresentado na tela o campo Conta Gerencial, com a descrição da conta informada no item da OC.
Caso a configuração CO - GE - 961 - Rateio gerencial para movimento esteja marcada essa tela será aberta trazendo habilitado o botão $, que ao clicá-lo, irá apresentar os rateios gerenciais dos itens na Ordem de Compra.
- Acessando os rateios gerenciais:
Ainda nos cards dos Itens da Liberação de Alçadas, caso o item possua uma Solicitação de Compras vinculada, será apresentado na tela o número da solicitação, e ao lado um ícone de lupa, que ao clicar será redirecionado ao Portal ERP, abrindo a tela na solicitação vinculada. Também será apresentado o Usuário de criação do item da Solicitação.
Aprovar Solicitações
É necessário ter o Direito MNGE MENU GENERICO para acessar a opção de Solicitação de Compras.
Para o usuário cadastrar Solicitações é necessário ter o Direito MNPERP.
Para os aprovadores acessarem o Portal Aprovações deve ter o Direito MNPAPROV.
Na tela de pesquisa dinâmica das Solicitação de Compras são exibidas todas as Solicitações com Situação diferente de Liquidada ou Cancelada. Elas são ordenadas por data em ordem decrescente. No filtro rápido ‘Pesquisar” é possível informar o número da Solicitação, o seu Controle, a data do Prazo de Entrega ou a Unidade de Negócio para realizar a busca.
- Importante:
Ao acessar a funcionalidade de Aprovação de Solicitações as solicitações são apresentadas conforme a parametrização da configuração CO - MB - 2336 - Controle para visualizar itens de solicitações a Aprovar. Assim, se a configuração estiver parametrizada 'Por Usuário', mesmo que exista um Controle informado na capa da configuração, primeiramente a busca será realizada por usuário, buscando assim as solicitações que posuam o controle informado para o usuário na configuração. Caso não exista parametrização para o usuário, então buscará conforme o controle informado na capa da configuração.
- Importante:
Aprovar/Reprovar
Para Aprovar ou Reprovar uma Solicitação através da Aprovação de Solicitações, basta selecionar o registro e clicar nos botões na cabeçalho de Aprovar e Reprovar. Também tem a opção de clicar sobre o registro desejado, abrindo assim a tela dos itens da solicitação, e ao selecionar os itens e clicar nos botões de Aprovar e Reprovar o registro será atualizado.
No cabeçalho desta tela também é apresentado o campo Prioridade trazendo a informação selecionada no cadastro de Solicitação. Nessa tela será meramente visual, sem opção de edição.
Também estará disponível tanto no card da solicitação quanto nos cards dos itens, o ícone de Acompanhamento. Caso já existam acompanhamentos registrados, o ícone será apresentado em negrito. Para cadastrar novos, acessar o ícone e clicar no botão + Novo.
Cotações
Na tela de Aprovação de Solicitação ao clicar sobre o link da descrição do material será aberta a tela de Cotações do item correspondente.
Na tela de Cotações, no cabeçalho será apresentada a numeração da Solicitação.
Logo abaixo, será apresentado um card com alguns dados do item, tais como: sequência, descrição do material, descrição da Especif1, descrição da Especif2 e nome do Solicitante.
Após, são apresentados os cards referentes às cotações existentes para o respectivo item. Quando a cotação tiver sido selecionada, o card será destacado em um tom alaranjado. Serão exibidos os seguintes dados no card da cotação:
- Fornecedor, Quantidade, Preço unitário, Total do Item, IPI, Frete, Descontos, Custo Unitário, Prazo entrega, Data da Cotação e Condições pagto.
A ordenação dos cards de cotações será: primeiro as cotações selecionadas e depois ordenado conforme a coluna Custo Unitário, em ordem crescente.
Aprovar Ordem de Compra
A Aprovação de Ordens de Compra pode ser realizada tanto no CIGAM quanto no ambiente Portal Aprovações, o que facilita ao gestor a avaliação e aprovação das OCs de maneira fácil e rápida. Na tela de pesquisa de Aprovação de Ordens de Compras são exibidas todas as OCs que contêm algum Item com Controle Pendente. Elas são ordenadas por data em ordem decrescente. No filtro rápido ‘Pesquisar”, é possível informar o código da OC, o seu Controle, a Quantidade de itens, a data da compra, o nome do Fornecedor, a Unidade de Negócio ou o Valor Total para realizar a busca.
Para aprovar uma Ordem de Compra basta o usuário selecioná-la e clicar no botão Aprovar.
Ao clicar sobre a OC são abertos os cards com os itens. Caso seja necessário aprovar individualmente algum item, então pode ser realizado por essa tela.
Também estará disponível tanto no card da ordem quanto nos cards dos itens, o ícone de Acompanhamento. Caso já existam acompanhamentos registrados, o ícone será apresentado em negrito. Para cadastrar novos, acessar o ícone e clicar no botão + Novo.
Autorização de Pagamentos
Na área de autorização de pagamentos, todos lançamentos a pagar em aberto que estiverem com o campo "Pagamento" igual a "Bloqueado" serão exibidos. O processo de autorização de pagamentos valida o estado da configuração GF - GE - 2356 - Metodologia de Autorização de Pagamentos, assim, disponibilizando dois formatos de usabilidade.
Abaixo será descrito o comportamento da funcionalidade conforme a metodologia de autorização utilizada.
Visibilidade x Acesso
O menu Autorização de Pagamentos ficará sempre visível, independentemente de direitos ou permissões atribuídos.
No entanto, caso o usuário não possua o direito GERFIN, não será possível acessar a página de Autorização de Pagamentos.
Autorização de Pagamentos com metodologia "Única"
Este tópico irá descrever a autorização de pagamentos quando a configuração GF - GE - 2356 - Metodologia de Autorização de Pagamentos estiver como "Única". Neste formato, o portal irá validar se o usuário possui direito para autorização (GERFIN).
Tela Inicial
Aqui serão apresentados todos lançamentos aptos a autorização de pagamento. Com a metodologia "Única" será possível realizar apenas aprovações, e os lançamentos serão exibidos nas guias conforme o status do pagamento (bloqueado ou autorizado).
Aprovação
Podemos fazer a aprovação de lançamentos de duas formas.
De forma unitária pela tela do lançamento:
Ou em lote pela tela de pesquisa de lançamento:
Após a aprovação o lançamento será autorizado e partirá para guia aprovados.
Autorização de Pagamentos com metodologia "Participação"
[Versão 241007.c 1] Este tópico irá descrever a autorização de pagamentos quando a configuração GF - GE - 2356 - Metodologia de Autorização de Pagamentos estiver como "Participação". Neste formato, o portal irá validar a regra limite para autorização de pagamento que o lançamento se encaixar, o tipo de participação e o valor de participação do usuário logado.
Primeiramente, tenha cadastrados suas regras de autorização e participações de usuários.
Regras Limite Autorização de Pagamentos
Menu: Finanças > Gestão Financeira > Parâmetros > Regras Limite Autorização de Pagamentos
Aqui devem ser cadastradas as regras para autorização de lançamentos, podendo ter o "Tipo Participação" como "Participação" ou "Quantidade".
Usuários Autorização de Pagamentos
Menu: Finanças > Gestão Financeira > Parâmetros > Usuários Autorização de Pagamentos
Cadastre aqui a cota de participação dos usuários que participarão das autorizações, preencha conforme o tipo de participação cadastrado na regra limite.
Tela Inicial
Aqui serão apresentados todos lançamentos aptos a autorização de pagamento. Com a metodologia "Participação" será possível realizar tanto aprovações quanto reprovações, e os lançamentos serão exibidos nas guias conforme a ação do usuário no lançamento.
Como mencionado anteriormente, os lançamentos serão exibidos para o usuário logado conforme a ação dele no lançamento, não conforme o status do tipo de pagamento. As duas primeiras guias (Pendentes e Pré-Aprovados) serão o modo inicial de visualização do lançamento onde:
- Pendentes: lançamentos sem ação do usuário logado e sem aprovações de outros usuário.
- Pré-Aprovados: lançamentos sem ação do usuário logado e com aprovações de outros usuário.
As guias restantes serão o resultado da ação do usuário, conforme:
- Aprovados: lançamentos aprovados pelo usuário independente da existência de ações de outros usuários.
- Reprovados: lançamentos reprovados pelo usuário independente da existência de ações de outros usuários.
Importante: o status do pagamento (bloqueado ou autorizado) não irá influenciar a exibição de lançamentos nas guias.
Para facilitar as regras de exibição nas guias consulte a tabela abaixo. Esta tabela fará o relacionamento partindo da visão do usuário logado, ações do mesmo e histórico de autorizações/reprovações do lançamento.
| Ação | Pagamento | Liberação outro usuário | Reprovação outro usuário | Guia |
|---|---|---|---|---|
| Nenhuma | Bloqueado | Não | Não | Pendentes |
| Aprovação | Bloqueado | Não | Sim/Não | Aprovados |
| Reprovação | Bloqueado | Não | Sim/Não | Reprovados |
| Nenhuma | Bloqueado | Sim | Não | Pré-Aprovados |
| Aprovação | Bloqueado | Sim | Sim/Não | Aprovados |
| Reprovação | Bloqueado | Sim | Sim/Não | Reprovados |
| Nenhuma | Autorizado | Sim | Sim/Não | Pré-Aprovados |
| Aprovação | Autorizado | Sim/Não | Sim/Não | Aprovados |
| Reprovação | Autorizado | Sim | Sim/Não | Reprovados |
| Nenhuma | Bloqueado | Não | Sim | Pendentes |
| Nenhuma | Bloqueado | Sim | Sim | Pré-Aprovados |
Aprovações
Podemos fazer a aprovação de lançamentos de duas formas.
De forma unitária pela tela do lançamento:
Após clicar em "Aprovar", a tela abaixo exibirá o histórico de liberações para o lançamento junto com seu percentual pendente conforme a regra de autorização.
Ou em lote pela tela de pesquisa de lançamento:
Confirmada a aprovação, o sistema irá registrar a aprovação com informações de usuário, percentual de autorização, data e horário da ação. Será avaliada a cota de participação contra o percentual pendente do lançamento, caso o usuário tenha o percentual necessário o lançamento terá o seu pagamento atualizado para "Autorizado", caso contrário se manterá "Bloqueado", assim, necessitando a autorização de outros usuários até atingir o necessário.
Reprovações
Podemos fazer a reprovação de lançamentos de duas formas.
De forma unitária pela tela do lançamento:
Após clicar em "Reprovar", a tela abaixo exibirá o histórico de liberações para o lançamento junto com seu percentual pendente conforme a regra de autorização.
Ou em lote pela tela de pesquisa de lançamento:
Confirmada a reprovação, o sistema irá registrar a reprovação com informações de usuário, data e horário da ação. Nesse caso a cota de participação não irá influenciar na aprovação, logo, não será somada ao total de aprovações, assim, mantendo o pagamento "Bloqueado".
Autorização de Pagamentos
Seguindo as regras e comportamentos descritos acima, partiremos para uma simples simulação de exemplo. Primeiramente, teremos nossas regras limite para autorização e a participação dos usuários cadastrados. Para a aprovação teremos 2 lançamentos que se encaixem nas regras. Nesse cenário teremos a regra como "Participação" afim de validar o percentual de cada usuário no processo de aprovação, mas também é permitido utilizar como "Quantidade".
Nesse primeiro momento, o usuário 1 irá entrar no portal e encontrar os dois lançamentos na guia PENDENTES, pois até o momento nenhum outro usuário apto a autorização realizou aprovação nesses lançamentos. Atenção: para aperecerem no portal os lançamentos devem ter o pagamento como "Bloqueado".
Após a avaliação, parte para a aprovação dos lançamentos do nosso exemplo.
Note que a mensagem avisa que 2 lançamentos foram aprovados mas 1 deles aguarda aprovação de outros usuários, isso se da pelo valor limite cadastrado em cada regra contra a cota do usuário, onde em nosso exemplo temos:
- Lançamentos até R$500,00 necessitam de cotação 10,000000 para autorização;
- Lançamentos até R$1.000,00 necessitam de cotação 20,000000 para autorização.
O usuário logado tendo participação "10,000000" será apto a realizar a autorização sem precisar de outras aprovações apenas do primeiro lançamento.
Mesmo apenas um dos lançamentos sendo autorizados, ambos serão posicionados na guia Aprovados para o usuário 1.
Clicando no botão "Liberações" do lançamento que aguarda outras aprovações podemos visualizar a cotação necessária para autorização.
Agora, entrando com o usuário 2, os lançamentos serão apresentados na guia Pré-Aprovados pois ambos já possuem aprovações anteriores.
Após a avaliação, o usuário 2 parte para a reprovação dos lançamentos.
Os lançamentos serão posicionados na guia reprovados para o usuário 2.
Em seguida, o usuário 3 entra no portal e encontra os lançamentos na guia Pré-Aprovados. Mesmo tento reprovação no histórico desses lançamentos e um estando autorizado, serão apresentados nessas guias pois outro usuário já realizou a aprovação deles e eles se encontram no aguardo da ação do usuário logado.
O usuário 3 clica no lançamento bloqueado para avaliação e posteriormente parte para a aprovação. Ao clicar em liquidar em um único lançamento a tela de liberações será acionada para exibir o histórico de aprovações/reprovações, seu percentual pendente conforme a regra e o total até o momento.
Confirmada a aprovação, o lançamento terá seu percentual para autorização atingido e partirá para a guia Aprovados. Clicando em "Liberações" teremos o histórico de liberações do lançamento.
Observação: note que o usuário que reprovou apesar de ter percentual cadastrado ficou com a participação zerada, isso se dá pois o percentual de aprovação dele não irá influenciar na autorização do lançamento, logo, não somará no total.
Documentos Relacionados
Versões
Versão 241007
Patch 'c'
- ↑ Liberado a partir da OS 749170/66.
