GF - Como Fazer - Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos ou integração com CIGAM HUB)
Índice
- 1 O que seria Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos)?
- 2 Quais os Módulos necessários para utilizar a Funcionalidade Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos)"?
- 3 Como é o Fluxo das Operações com 3s (dividida em 3 momentos: Criação do Pedido, Geração da Nota e Conciliação da operação)?
- 4 Como é o Fluxo das Operações Próprias (dividida em 2 momentos: Criação do Pedido, Geração da Nota Fiscal de Saída)?
- 5 Quais são as parametrizações necessárias para utilizar a Funcionalidade Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos)?
- 6 Como é o processo Criação do Pedido referente ao Fluxo de Operações Próprias?
- 7 Como é o processo Efetivação do Pedido referente ao Fluxo de Operações Próprias?
- 8 Como é o processo Criação do Pedido referente ao Fluxo de Operações de Terceiros?
- 9 Como é o processo Efetivação do Pedido referente ao Fluxo de Operações de Terceiros?
- 10 O que acontece ao realizar Alteração do Controle de um Pedido com Adiantamento para "PENDENTE"?
- 11 Introdução à - Recebimentos antecipados/Vendas WEB + CIGAM HUB
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O que seria Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos)?
Esta evolução visa possibilitar um controle mais automatizado para clientes que trabalham com adiantamentos vinculados a pedidos antes do seu faturamento. Seja por um formato de trabalho que funcione através de recebimentos antecipados por conta de um ramo de atividade (móveis, projetos de construção) ou vendas pela internet, onde o recebimento do pagamento do pedido acontece antes da emissão da nota, 24h por dia, 7 dias por semana, e onde a data do recebimento é diferente da data da emissão da nota.
Além do aspecto operacional deste processo, a funcionalidade descrita neste manual visa solucionar também a questão contábil, fazendo com que os movimentos gerados sejam adequadamente registrados.
Deve ser possível realizar o recebimento de cartões de crédito ou pagamentos antecipados como boletos, ocorridos antes da emissão da nota fiscal (apenas com pedido) e vinculá-los no momento do faturamento ao documento fiscal. Lembrando que pedido e nota normalmente terão datas diferentes, prevendo a situação contábil e de conciliação dos recebimentos de cartão e conciliação de vendas.
O CIGAM possuía algumas formas de controle para gerar adiantamentos para pedidos, uma delas era a configuração 1188, que embora ainda exista, não será utilizada nesta solução.
Para uma melhor compreensão, separamos o processo de adiantamentos em dois tipos:
1 - Aqueles que possuem uma financeira envolvida (Market Places, Cartões de Crédito, etc) que iremos chamar de “Operações com 3s”.
2 - E as operações diretas (Boletos, Depósitos, etc...) que chamaremos de “Operações Próprias”.
Quais os Módulos necessários para utilizar a Funcionalidade Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos)"?
• Módulo Gestão Financeira;
• Módulo Gestão Faturamento;
Como é o Fluxo das Operações com 3s (dividida em 3 momentos: Criação do Pedido, Geração da Nota e Conciliação da operação)?
Neste exemplo está sendo demonstrado uma situação da movimentos das Operações com 3s ao qual apresenta como deve ficar a movimentação Contábil no Sistema.
Como é o Fluxo das Operações Próprias (dividida em 2 momentos: Criação do Pedido, Geração da Nota Fiscal de Saída)?
Neste exemplo está sendo demonstrado uma situação da movimentos das Operações próprias ao qual apresenta como deve ficar a movimentação Contábil no Sistema.
Quais são as parametrizações necessárias para utilizar a Funcionalidade Painel de Recebimentos Antecipados (Adiantamentos de Pedidos)?
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Parâmetros > Configuração de Recebimentos Antecipados
Menu: Finanças > Gestão Financeira > Parâmetros > Modelos de Lançamentos
Modelo de Lançamento: Aqui você poderá informar o modelo de lançamento que será utilizado para gerar o adiantamento do pedido. Minimamente, sugerimos que haja pelo menos um modelo para os pedidos que utilizarão os tipos de pagamento próprios (boletos, depósitos) e um para os tipos de pagamento de cartões.
OBS IMPORTANTE: o Sistema identifica como uma Operação de Terceiros o Tipo de Pagamento que possuir o campo Financeira/Operadora TEF preenchido.
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Parâmetros > Configuração de Recebimentos Antecipados
Controle de Pedido: O controle de recebimentos antecipados é ativado apenas para os controles que estiverem informados no botão ... do Painel de Recebimentos Antecipados, nesta área somente são permitidos controles com situação “Aprovado”. O funcionamento desta função será explicado mais à frente, mas o que precisa ser identificado neste momento é o controle inicial Aprovado que indicará ao sistema que o diantamento do pedido já pode ser gerado. Outros controles podem ser informados, mas uma vez que o adiantamento seja criado, os controles Aprovados posteriores não precisarão constar neste cadastro.
OBS: O CIGAM manterá o adiantamento criado no primeiro controle aprovado informado nesta área do painel, e não criará um novo adiantamento, ou desvinculará o adiantamento criado, mesmo que ele tenha seu controle alterado para um controle que não esteja no botão “...”. Porém, caso o pedido tenha seu controle alterado para um controle “Pendente”, o adiantamento será desvinculado, voltando a ser vinculado caso o pedido volte a ser aprovado. O adiantamento de um pedido que tenha sido aprovado e volte para pendente sem nunca mais ser aprovado novamente deverá ser tratado via processo financeiro, seja através de uma devolução ou eventual exclusão.
Portador de Adiantamento:Aqui deve ser informado o Portador com Tipo Controle = Adiantamento para que o Sistema realize a movimentação financeira no momento da liquidação da Nota Fiscal. Este cadastro valerá para todo o Painel de Recebimentos.
Histórico de Adiantamento:informar aqui o Histórico com Situação = Vale/Adiantamento a ser utilizado na liquidação da Nota Fiscal do Pedido Adiantado..
Como é o processo Criação do Pedido referente ao Fluxo de Operações Próprias?
Neste tópico será demonstrado casos de uso e descrição do processo.
O processo de Recebimentos Antecipados será controlado pelo Sistema de forma automática, sempre que um pedido tiver o seu Controle alterado para um Controle mencionado no Painel de Recebimentos, um Adiantamento no valor total do Pedido será criado. O Modelo de Lançamento utilizado dependerá da combinação de:
Unidade de Negócio (quando branco vale para todas U.N) + Tipo de Pagamento do pedido (branco valendo para todas).
Para fins de conferência, os exemplos a seguir utilizarão os exemplos mencionados neste manual.
Inicialmente, o pedido pendente (controle 10) possui um lançamento a receber de previsão:
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Movimentos > Pedidos
No Painel de Recebimentos, os Controles configurados e o Modelo de Lançamento a ser utilizado será identificado através da combinação UN + Tipo de Pagamento.
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Parâmetros >Configuração de Recebimentos Antecipados
Através do botão ... de Seleção Múltiplas é possível parametrizar os Controles envolvidos na operação.
Importante: É necessário separar os controles cadastrados para Recebimento Antecipado exclusivamente para essa finalidade. Se você estiver realizando pedidos sem Recebimento Antecipado, recomenda-se criar controles distintos para garantir uma gestão eficiente.
Neste exemplo, o Controle Aprovado para os pedidos é o controle “30”:
Com a alteração do Controle do Pedido, o Sistema exclui o Lançamento Original a Receber e cria um Lançamento de Adiantamento, com os dados conforme o Modelo de Lançamento parametrizado.
Este Adiantamento acompanhará o Pedido por todos os demais Controles Aprovados que ele venha a possuir, independentemente de o novo Controle estar ou não informado no Painel de Recebimentos. Caso ele seja alterado para um controle pendente, o adiantamento não será excluído, mas será desvinculado do pedido, em uma nova aprovação, o mesmo adiantamento será revinculado.
Como é o processo Efetivação do Pedido referente ao Fluxo de Operações Próprias?
Neste tópico será demonstrado a efetivação do Pedido após a etapa da criação já com o Situação do Controle Aprovado.
O processo de Efetivação do Pedido para Recebimentos Antecipados contempla SOMENTE Efetivação TOTAL do Pedido, ou seja, caso seja realizado parcial não irá realizar o processo dos Recebimentos Antecipados.
No momento da efetivação para Nota fiscal, o Sistema continuará com o seu processo automatizado. Ao gerar a Nota Fiscal, o Adiantamento do Pedido será utilizado para liquidar o Lançamento a Receber da Nota Fiscal de Saída.
Para realizar a efetivação do Pedido, basta acessar a rotina de Notas Fiscais e selecionar o botão Efetivar (que é referente a efetivação total do Pedido).
IMPORTANTE: Esta funcionalidade contempla SOMENTE para a Efetivação Total de Pedidos, com a opção Manter financeiro do Pedido marcada e com uma única Condição de Pagamento (Configuração: 1475 - Desmarcada).
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Movimentos > Notas Fiscais
Automaticamente após a efetivação o sistema através das parametrizações do Painel de Configurações de Recebimentos Antecipados deve liquidar o Lançamento Financeiro contra o Vale Adiantamento.
O Lançamento a Receber da Nota Fiscal de Saída deve nascer liquidado e a sua liquidação foi realizada utilizando o Adiantamento vinculado ao Pedido e assim o processo está finalizado.
Abaixo estão listados os demais lançamentos gerados no processo e a sua explicação:
Lançamento - 2000017525: Entrada/Vale Adiantamento - Lançamento Original de Adiantamento do Pedido.
Lançamento - 2000017526: cRecebido/liquidado - é o Lançamento de abertura da Nota Fiscal de Saída, o qual é liquidado pela operação de adiantamento, seu campo Contabilidade é Abertura.
Lançamento - 2000017527: Entrada/liquidado: esta é a liquidação da Nota Fiscal de Saída, o Sistema deve utilizar o Portador ADT a fim de zerar a operação contábil, motivo pelo qual este Lançamento é a Contabilizar.
Lançamento - 2000017528: Saída/Vale Adiantamento - este Lançamento utiliza o Portador ADT e o Histórico AS1 informados no Painel de Recebimentos Antecipados e servem para realizar a saída do saldo do Portador ADT originado pelo Adiantamento inicial gerado pelo Pedido, este Lançamento possui o campo Contabilidade como Não contabilizar, pois a sua função é estritamente financeira.
IMPORTANTE: o cancelamento/exclusão de uma Nota Fiscal de Saída que tenha passado por este processo deve excluir o Adiantamento gerado juntamente com as suas liquidações.
Como é o processo Criação do Pedido referente ao Fluxo de Operações de Terceiros?
Neste tópico será demonstrado casos de uso e descrição do processo.
Inicialmente, o Pedido Pendente (Controle 10) possui um Lançamento a Receber de Previsão conforme a Condição de Pagamento, neste caso, a Condição era de Cartão de Crédito em duas vezes (já gerados para a Pperadora VISA S/A):
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Movimentos > Pedidos
Com a alteração do Controle do Pedido, o Sistema excluirá o Lançamento Original a Receber e criará um Lançamento de Adiantamento, com os dados conforme o Modelo de Lançamento parametrizado.
Antes de apresentar os dados financeiros, o Sistema deve solicitar os dados de autorização de cartão.
Após a informação deste dado, será apresentado o financeiro do Pedido contendo o Lançamento de Adiantamento com as informações do Modelo configurado no Painel de Recebimentos.
Já os Lançamentos a Receber da Pperadora de Cartões serão criados de forma vinculada ao Lançamento de Adiantamento:
Como é o processo Efetivação do Pedido referente ao Fluxo de Operações de Terceiros?
Neste tópico será demonstrado a efetivação do Pedido após a etapa da criação já com o Situação do Controle Aprovado.
O processo de Efetivação do Pedido para Recebimentos Antecipados contempla SOMENTE Efetivação TOTAL do Pedido, ou seja, caso seja realizado parcial não irá realizar o processo dos Recebimentos Antecipados.
No momento da efetivação para Nota Fiscal, o Sistema continuará com o seu processo automatizado.
Ao gerar a Nota Fiscal, o Adiantamento do Pedido será utilizado para liquidar o Lançamento a Receber da Nota Fiscal de Saída.
Para realizar a efetivação do Pedido, basta acessar a rotina de Notas Fiscais e selecionar o botão Efetivar (que é referente a efetivação total do Pedido).
IMPORTANTE: Esta funcionalidade contempla SOMENTE para a Efetivação Total de Pedidos, com a opção Manter financeiro do Pedido marcada e com uma única Condição de Pagamento (Configuração: 1475 - Desmarcada).
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Movimentos > Notas Fiscais
Automaticamente após a efetivação o sistema através das parametrizações do Painel de Configurações de Recebimentos Antecipados deve liquidar o Lançamento Financeiro contra o Vale Adiantamento.
O Lançamento a Receber da Nota Fiscal de Saída deve nascer liquidado e a sua liquidação foi realizada utilizando o Adiantamento vinculado ao Pedido e assim o processo está finalizado.
Lançamento - 2000017563 e 2000017564 : Receber/Aberto - Lançamento Original de Adiantamento do Pedido.
Lançamento - 2000017565: Entrada/Vale Adiantamento - Lançamento Original de Adiantamento do Pedido.
Lançamento - 2000017566: cRecebido/liquidado - é o Lançamento de abertura da Nota Fiscal de Saída, o qual é liquidado pela operação de adiantamento, seu campo Contabilidade é Abertura.
Lançamento - 2000017567: Entrada/liquidado - esta é a liquidação da Nota Fiscal de Saída, o Sistema deve utilizar o Portador ADT a fim de zerar a operação contábil, motivo pelo qual este Lançamento é a Contabilizar.
Lançamento - 2000017568: Saída/Vale Adiantamento - este Lançamento utiliza o Portador ADT e o Histórico AS1 informados no Painel de Recebimentos Antecipados e servem para realizar a saída do saldo do Portador ADT originado pelo Adiantamento inicial gerado pelo Pedido, este Lançamento possui o campo Contabilidade como Não contabilizar, pois a sua função é estritamente financeira.
IMPORTANTE: o cancelamento/exclusão de uma Nota Fiscal de Saída que tenha passado por este processo deve excluir o Adiantamento gerado juntamente com as suas liquidações.
O que acontece ao realizar Alteração do Controle de um Pedido com Adiantamento para "PENDENTE"?
Quando realizado a alteração de um Pedido Aprovado para um Controle Pendente, onde esse Lançamento é referente a uma Entrada/Vale Adiantamento o Sistema está preparado para desvincular o Adiantamento, mantendo-o no Financeiro de forma avulsa.
Menu: Comercial > Faturamento/Pedidos > Movimentos > Pedidos
Ao alterar o Pedido para Situação do Controle Pendente o Sistema altera o Lançamento Financeiro para Tipo Receber.
Caso o Pedido retorne à uma situação Aprovada, o mesmo Adiantamento será vinculado novamente, sem gerar duplicidades.
Relacionamento com o Integrador CIGAM/HUB:
Todos os processos descritos neste documento estão alinhados ao uso do integrador CIGAM/HUB, de modo que tanto na criação dos pedidos e/ou suas alterações de controles podem ser feitas por estes módulos.
Com relação às operações de cartão, o integrador CIGAM/HUB estão preparados para enviar os dados de autorização de cartões visando uma integração completa.
Introdução à - Recebimentos antecipados/Vendas WEB + CIGAM HUB
Documentos Relacionados
Caso você esteja tentando realizar este procedimento e não possua integração do CIGAM HUB e nem deseja utilizar o painel de recebimentos antecipados o processo abaixo pode ser usado em substituição:
