GA - Como Fazer - Baixa de Contratos por Cargas com Painel de Adiantamentos

O que é Baixa de Contratos por Cargas com Painel de Adiantamentos

O objetivo desta funcionalidade é realizar o controle de contratos de compra integrados ao módulo Gestão de Armazéns. Controlar os termos contratuais acordados com os fornecedores, principalmente no âmbito financeiro, onde é necessário haver controle dos adiantamentos realizados vs as notas fiscais e cargas já recebidas.
A solução deve possibilitar uma visão de fluxo financeiro de pagamentos para os contratos lançados. Bem como a sua baixa e redistribuição na linha do tempo.
Ao final de um contrato também deve ser possível dar destino ao seu saldo financeiro, seja migrando-o para um novo contrato ou gerando lançamentos de acerto (crédito/débito);

CONTEXTO:

O processo de compras no Agro para o perfil dos clientes que utilizarão esta funcionalidade é separado em dois blocos: o primeiro e mais importante no que tange o controle é o de compra de um insumo principal do negócio, exemplo: óleo de soja. O segundo, trata dos demais insumos (ex. ácido graxo) utilizados na indústria e, embora possa ser tratado através da solução apresentada neste documento, não exige um controle tão apurado.

Para este contexto, utilizaremos uma empresa que executa o seu processo de compra de óleo de soja.

As compras de óleo de soja são realizadas através de leilões onde são definidos a quantidade adquirida, o seu preço e o seu período de entrega. Após o fechamento do leilão são criados contratos, normalmente um por mês do período definido, e a quantidade média a ser entregue por dia para aquele contrato.

Para possibilitar um melhor entendimento, segue exemplo de um leilão e como é realizado seu controle:

Montagem do cenário:

Leilão de 6.000 toneladas de óleo de soja no valor de R$ 5,50 o kilo, previsto para entregas em janeiro e fevereiro/21 (3.000ton/mês), totalizando R$ 33.000.000,00.

São criados dois contratos, um para cada mês, onde são abertas as entregas. A definição para este exemplo é de que serão entregues 150ton/dia em 20 dias, em um valor estimado de R$ 825.000,00/dia. As datas das entregas são acordadas entre as partes e representam também o fluxo financeiro dos desembolsos, e pode ser apresentada conforme:

IMPORTANTE: pode haver vários contratos em aberto simultaneamente para o mesmo leilão ou até mesmo leilões diferentes e em períodos concomitantes.

Quais são as Configurações envolvidas para utilizar Painel de Adiantamentos para Contratos por Cargas do Agronegócio ?

Menu > Utilidades/Diversos > Genéricos > Parâmetros > Configurações

Módulo	Divisão	Sequência	Descrição	Dado
GF	GE	3171	Portador de liquidação para NFs de Entrada com Adiantamento	Informar Portador
GF	GE	3172	Histórico de liquidação para NFs de Entrada com Adiantamento	Informar Histórico

Configuração - GF - GE - 3171 - Portador de liquidação para NFs de Entrada com Adiantamento = deve ser informado o Portador a ser utilizado para as liquidações contra o Vale/Adiantamento.
São aceitos apenas portadores do "Tipo Controle = Adiantamento".
O portador informado nesta configuração será utilizado nas liquidações de lançamentos a pagar de Notas Fiscais de Entrada que:
1 – Passarem pelo processo de cargas de contratos do Módulo Agronegócio com a Modalidade "Desconto Class. = Financeiro".

Configuração - GF - GE - 3172 - Histórico de liquidação para NFs de Entrada com Adiantamento

São aceitos apenas históricos do "Tipo = Entrada" e "Situação = Vale/Adiantamento".
O histórico informado nesta configuração será utilizado nas liquidações de lançamentos a pagar de Notas Fiscais de Entrada que:
1 – Passarem pelo processo de cargas de contratos do Módulo Agronegócio com a Modalidade "Desconto Class. = Financeiro".

Quais são os Parâmetros de um Contrato para o processo de Baixa de Contratos por Cargas utilizando Painel de Adiantamentos?

Os parâmetros que definem o uso dos Adiantamentos em um Contrato do Agro são:

1.1 - O campo Desconto Classificação, deve estar parametrizado como Financeiro;

1.2 - O objeto do contrato deve ser do Tipo Pagamento e também estar configurado para o uso de Múltiplas Notas:

Exemplo do processo de criação de um Contrato de Agro utilizando o Painel de Adiantamentos

O lançamento do Contrato de Adiantamento deve ser procedido conforme um Contrato Padrão, as suas mudanças começam a partir do momento em que se passa a gerar as suas parcelas:

Seguindo o exemplo do mês de janeiro/21, composto por 3.000.000 kg de óleo de soja a um valor de R$ 5,50, lançados em 20 entregas de R$ 825.000,00, as datas podem ser alocadas manualmente no grid de parcelas (botão parcelas > Gerar parcelas):

Após a confirmação, será apresentada uma tela com o cenário de parcelas do contrato em aberto conforme o configurado na tela “gerar parcelas do contrato ####” (acima). Nesta tela será possível editar todas as informações de parcela, suas datas, valores e até excluir ou incluir novas, desde que, ao final, o valor total do contrato esteja atendido e o “Saldo Parcelas” seja zero:

Após clicar em “confirmar”, as parcelas serão geradas e estarão disponíveis dentro do botão “Parcelas”:

Como já mencionado, o objeto de contrato do formato de controle por Adiantamento financeiro possui parcelas que aceitam várias Notas Fiscais de Entrada, até que o seu saldo seja zerado ou o seu saldo seja redistribuído para as demais parcelas.
Agora está tudo pronto para podermos lançar o adiantamento e receber a primeira carga, basta clicar no botão Painel de Adiantamentos e depois clicar em Adiantamento, as demais funcionalidades e botões desta tela serão apresentados mais adiante neste documento.
Há também a possibilidade de vincular um Vale/Adiantamento já criado no Sistema.
Basta acessar o campo Lançamento e informar o número do Lançamento ou mesmo pesquisá-lo, após confirme a operação que será vinculado o Lançamento de Vale.

Nesta tela, apenas é possível utilizar históricos do tipo saída com a situação “Vale/Adiantamento”, informe também os demais dados de conta, portador, valor, data, ou até mesmo, você pode informar o número de um adiantamento já criado para vinculá-lo a este contrato.

Depois de criado, o adiantamento passa a compor o saldo de adiantamentos deste contrato e passamos a ter a primeira categoria alimentada (Adiantamento):
Total Contrato: é o total da somatória das parcelas geradas do Contrato.
Parcelas em Aberto: é o total das parcelas que compõem a guia Abertos do Contrato, não considerando as Liquidadas.
Líquido Contrato: é o total das Parcelas em Aberto menos o Saldo dos Adiantamentos.
Caso o Saldo dos Adiantamentos seja maior que as Parcelas em Aberto, o resultado deve ficar em vermelho, demonstrando que sobrou um valor referente a composição do Adiantamento e faltou valor em Parcela aberta para abater contra.
Caso as Parcelas em Aberto seja maior que o Saldo dos Adiantamentos, o resultado deve ficar diferente de vermelho, demonstrando que ainda tem valor de parcelas em aberto e não tem mais Adiantamento para abater contra.

Parcelas Liquidadas: é a somatória de todas as parcelas já liquidadas do Contrato.
Saldo Adiantamentos: é a somatória de todos os registros que compõem o Saldo para os Adiantamentos, incluindo o próprio Adiantamento e as Entrada/Bonificações que são considerados como Categoria igual Desconto Class..

Caso um adiantamento seja lançado de forma indevida, ele poderá ser excluído apenas através do painel de adiantamentos do contrato, no módulo financeiro será apresentada a seguinte mensagem:

Na sessão a seguir, iremos apresentar as demais categorias e mostrar os seus movimentos um a um.

Movimentação do Contrato através da Carga (Descarregar) e Painel de Pesagem Liquidando o Lançamento a Pagar Original da Nota contra o Adiantamento do Contrato automaticamente

A movimentação do contrato ocorre da seguinte forma: no dia útil imediatamente anterior à entrega, é realizado um depósito antecipado a título de “adiantamento de fornecedores”. Este valor visa a liberação das entregas para aquele dia. Seguindo o exemplo deste documento, para a primeira entrega de janeiro (04/01/21), deve ser feito um adiantamento até o dia 31/12/20. Como está estimada a recepção de 150ton (R$ 825.000,00) para este dia e em média um caminhão comporta cerca de 37,5ton (para fins de exemplo), são esperadas 4 cargas (NFs). Estas notas, por sua vez, serão imediatamente abatidas do adiantamento realizado no dia 31/12/20:

Conforme as notas vão chegando, as cargas são pesadas e apresentam os valores esperados (37,5ton) cada um. Ao final do dia, o total esperado de 150ton terá sido entregue em suas 4 notas, os lançamentos “a pagar” respectivos terão sido baixados através do adiantamento do dia 31/12/20, zerando o seu saldo e consequentemente, zerando a Parcela 1 do contrato.
Para o dia 05/01/21, será esperado o mesmo movimento, e ainda até o dia 04/01/21 já deve ser realizado o adiantamento para respectivo para que a sua liberação e recebimento aconteçam conforme o planejado.

3.1 – Exemplo de vínculo de notas a uma parcela:
Neste exemplo iremos realizar o lançamento das cargas do dia 04/01/21 e o seu vínculo com o contrato, para tanto, primeiro precisa ser efetuado o lançamento das cargas:

• A ação precisa ser “Descarregar”;
• O tipo precisa ser “Compra”;

Clique em “Notas fiscais” e informe todas as notas que compõem esta carga:

E por fim, para criar a carga, clique em confirmar:

Dentro do painel de pesagem, é hora de fazer as pesagens da carga gerada, informe a carga e realize as pesagens utilizando o processo do módulo de Gestão de armazéns normalmente:

3.1 Categorias do Painel de Adiantamentos:
Para o controle de adiantamentos e registro das pesagens de um contrato é necessário realizar o lançamento do adiantamento a fornecedor, isso é feito no botão “Painel de adiantamentos” disponível dentro das parcelas do contrato:

3.2 - Definição das categorias:

3.2.1 – Adiantamentos: Estes são os registros que refletem o valor antecipado ao fornecedor do contrato. Também representa o valor “Realizado” financeiro do contrato. Este valor será sempre um “Crédito”;

3.2.2 – Baixas: Estes são os registros baixados no contrato pelas notas fiscais recebidas (pesagens). Este valor será sempre um “Débito”;

3.2.3. – Margem de tolerância: A margem de tolerância é um valor em percentual que pode ser ignorado no momento do descarregamento, caso a diferença não o ultrapasse, a carga é carregada em sua quantidade original sem a necessidade de ajuste a débito ou a crédito no saldo de adiantamentos do contrato.

3.2.4 – Desconto de classificação: O desconto de classificação é um valor subtraído da quantidade pesada da carga e representa um déficit de qualidade do produto, este registro, será sempre descontado do valor a pagar do contrato e irá gerar um registro de crédito na conta corrente do contrato. Este desconto é resultado da apuração realizada na classificação da carga:

• Devido ao desconto deste contrato ser “Financeiro”, não há alteração no valor líquido pesado e sim será criado um registro de crédito no painel de adiantamentos, ela irá representar o valor que não será pago ao fornecedor por conta de baixa qualidade do produto.

Exemplo de nota com 400 kg mas com 24kg de desconto de classificação (crédito de 24x5,00 = R$ 120,00), lembrando que só há desconto de classificação caso a quantidade descontada supere o percentual de tolerância do item 3.2.3:

O Registro de Desconto de Classificação criará um lançamento de entrada com situação de bonificação:

Exemplo com desconto de classificação abaixo da faixa de tolerância, ex: margem de tolerância de 5%:

Desconto de classificação na carga:

Neste caso, não houve desconto, uma vez que a classificação (3%) foi inferior à margem de tolerância (5%)

3.2.5 – Transferências: Basicamente em todos os contratos, no advento do seu término, as movimentações geradas pelas categorias de baixa, adiantamento ou desconto de classificação irão resultar em um saldo financeiro, seja a débito ou a crédito. O movimento de transferência serve para enviar este valor para outro contrato ainda em aberto.
Dentro do painel de adiantamentos, clique em “transferir”:

Informe o contrato de destino:

IMPORTANTE: ao realizar a transferência zerando o saldo de um contrato, será encerrado:

Registro no contato transferido:

Registro no contrato de destino:

6 – Encerramento: Quando não há interesse em realizar a transferência de saldo de um contrato que valor final a débito ou a crédito, é possível gerar um “Contas a Pagar” (para valores finais a débito) ou um “Contas a Receber” (para valores finais a crédito). Neste processo é criado um lançamento do tipo (saída/entrada) conforme o saldo existente no contrato, solicitando histórico, conta financeira e portador de acordo com tal tipo (entrada/saída, receita/despesa), exemplo:

A nossa sugestão é que este lançamento seja feito após a devolução do valor pelo fornecedor, para que seja conciliado junto à conta de adiantamentos.

IMPORTANTE: neste processo, o contrato é encerrado.

7 – Comportamento das parcelas financeiras (Previsto Contrato) e suas vinculações com as notas fiscais: As previsões financeiras de um contrato são estabelecidas no momento da criação do mesmo, onde são definidos a quantidade a ser entregue e em que dias. Porém este processo não é realizado atualmente via sistema na Unibras. Tampouco, o processo frenético de trabalho permite que haja ajustes e replanejamento de tais previsões conforme as movimentações ocorrem. Desta forma, a sugestão para solucionar esta situação é a seguinte:

7.1 – Vinculação automática de NFEs às parcelas do contrato:

Cada nota lançada em um contrato deverá consumir a primeira parcela em aberto com saldo. Sempre que uma nota entrar e ainda houver saldo nesta parcela, ela será utilizada. Na necessidade de mais saldo, ele deverá ser buscado da próxima parcela em aberto, caso a próxima nota seja lançada apenas no próximo vencimento, a parcela em aberto antiga deve ter seu saldo transportado para a mesma. Abaixo seguem os exemplos.

7.1.1 – Entrada de notas do dia 28/10/21: Neste cenário, estamos no dia 28/10/21, todas as notas de entrada que referirem este contrato neste dia, serão vinculadas à parcela 1 na aba “Liquidados”:

As demais parcelas continuam em aberto para receber as novas liquidações dos próximos dias:

7.1.1.1 – Baixas de parcela de com valor de carga a maior: Agora procederemos com as baixas do dia 29/09/21, neste exemplo, as baixas do dia 29/09/21 irão superar o valor existente na própria parcela, desta forma, para atender ao saldo necessário para este dia, o sistema irá buscar saldo na próxima parcela, do dia 30/09/21, assim será possível prosseguir. O valor da Nota para o dia 29/09/21 será de R$ 880.000,00 e o valor da parcela 2 é de R$ 825.000,00:

O valor a ser obtido da parcela 3, de 30/09/21 será de R$ 55.000,00 (825.000,00 + 55.000,00 = 880.000,00):

Primeira pesagem

Classificação

Segunda pesagem

Encerramento

Indo até o contrato, podemos ver a parcela 2 liquidada de forma total, ou seja, contendo todo o valor de R$880.000,00 referente à nota A/1001, isso foi possível utilizando R$ 825.000,00 da própria parcela 2 mais R$ 55.000,00 da parcela 3:

E se formos avaliar a coluna “Abertos”, vamos visualizar que o saldo da parcela 3 foi diminuído em R$ 55.000,00 (migrado para a parcela 2):

Já no painel de adiantamentos, o cenário das baixas foi incrementado:

7.1.1.2 – Caso a próxima nota chegue apenas no dia 05/01/21 (data da próxima parcela), devemos deixar de utilizar a parcela do dia 04/01/21, desta forma, o seu saldo deve ser incorporado à primeira parcela vigente (mais próxima do dia atual, ou seja, do dia 05/01/21):

7.2 – Exclusão de NFEs: caso uma nota já vinculada seja excluída, o saldo referente a esta exclusão deve ser retornado ao contrato na parcela vigente.

7.3 – Devolução de notas: Realizar validação para que caso haja a devolução de uma nota de entrada integrante do processo de carga + contrato agro, a rotina não possa ser executada sem o direcionamento dos lançamentos financeiros.

8 – Total em aberto do contrato frente os valores de adiantamento: para saber o total em aberto do contrato frente ao total de adiantamentos do mesmo e também considerando os ajustes de pesagem deverá haver um total para refletir este valor, o seu nome será “Saldo líquido do contrato” que será composto por:

3 – Realocação de parcelas nas datas: caso haja saldo “sobrando” em uma parcela e as notas de uma data posterior comecem a ser lançadas, o saldo deve ser transportado para a parcela daquele dia, abaixo segue um exemplo:

A parcela 3, referente ao dia 09/10/21 possui um saldo de R$ 770.000,00, porém nenhuma carga chegou mais neste dia. Para fins deste exemplo, a próxima carga somente será entregue em 10/10/2021, que se refere à parcela 4, desta forma, o saldo da parcela 3 deverá ser incorporado ao saldo da parcela 4, ficando com um total de R$ 1.595.000,00 para receber a próxima baixa:

Posição antes da baixa de 01/10/21

Como realizar o Desvinculo da Nota Fiscal da Parcela do Contrato

Para que seja possível realizar o Desvinculo da Nota Fiscal da Parcela do Contrato será necessário realizar:
- Excluir as liquidações da parcela do Contrato efetivada (Nota Fiscal), caso possua Desconto de Classificação (Desconto/Bonificação) será excluído também;
- Com isso Sistema irá habilitar o botão Desvincular NF;
- Selecione o botão Desvincular NF;
- Sistema irá realizar o Desvinculo da Nota Fiscal de Entrada excluindo o Lançamento a Pagar da Nota Fiscal, atualizando o Saldo com valor da exclusão para a Parcela pai do Contrato e atualizando os valores reabertos no Painel de Adiantamentos.

INFORMAR A IMAGEM DO DESVINCULO

Como realizar o Vinculo novamente após o Desvinculo da Nota Fiscal da Parcela do Contrato

Após a etapa de Desvinculo da Nota Fiscal de Entrada do Contrato, para realizar o vinculo novamente da Nota para com o Contrato será necessário realizar:

- Acessar a rotina Painel de Pesagem:
Menu: Agronegócio > Gestão de Armazéns > Rotinas > Painel de Pesagem
- Localizar a Carga que o Contrato está vinculado;
- Clicar no ícone de Notas Fiscais, ícone com formato de Papiro;
- Na tela será apresentado as Notas Fiscais vinculadas a Carga, selecionar o botão Vincular Notas;
- Sistema automaticamente irá realizar o vínculo da Nota Fiscal ao Contrato novamente e irá realizar as liquidações do Lançamento a Pagar da Nota contra o Vale Adiantamento do Painel de Adiantamentos. Caso não tenha sido gerado o Financeiro da Nota, Sistema irá exigir, sendo possível realizar através da própria tela dando Zoom na Nota Fiscal.

INFORMAR A IMAGEM DO DESVINCULO