CO - Como Fazer - Alçadas Múltiplos Aprovadores

A funcionalidade ‘Alçada’, disponível na versão CIGAM 11, tem como objetivo realizar o controle de aprovações de Ordens de Compra por valor ou por percentual de aprovação. Para que o controle da Ordem de Compra passe para Aprovado é necessário que a soma das aprovações realizadas pelos usuários vinculados ao grupo atinjam a Participação Mínima. Por percentual são criados grupos de aprovação de alçadas onde é definido um percentual mínimo para a aprovação e são vinculados usuários a este grupo, cada um com o seu percentual de aprovação.

Quais são as configurações necessárias para a funcionalidade Alçada?

É preciso que estejam verificadas as seguintes configurações:
CO - GE - 1563 - Controlar Alçadas para Ordens de Compra,deve estar marcado.

CO - OC - 2389 - Controle item OC com aprovação bloqueada por limite Alçada, o controle deve ter uma situação igual “Pendente”.

CO - OC - 2390 - Controle item OC aprovada na rotina Controle de Aprovações, o controle deve ter uma situação igual “Aprovado”.

CO - OC - 2391 - Metodologia data aprovação de alçadas OC deve ser igual Aprovação /Entrega’.

CO - OC - 2401 - Controle para item OC Reprovado no Controle de Aprovações o controle deve ter uma situação igual “Cancelado”

CO - OC - 2950 - Permitir informar solicitante da alçada diferente do usuário, ao marcar esta configuração será habilitado na tela complemento da capa da OC campo com Zoom para informar usuário que deverá ser validada a alçada, além disso na tela de valores da alçada o campo solicitante será preenchido com o usuário informado no campo novo solicitante de alçada.

CO - GE - 3042 - Alçadas por faixa de valores

Apenas usuários com o direito Gerente de Alçadas (GERALCADAS) podem definir alçadas para os demais usuários. Sem este direito apenas a consulta aos cadastros é habilitada.

Implementação de Alçadas Múltiplos Aprovadores

Suprimentos – Compras – Parâmetros – Implementação de Alçadas

Para o uso das alçadas é necessário acessar via programa Implementação Alçadas, é possível também configurar pelo próprio programa de configurações.

Como cadastrar Grupos de Alçada

Através do botão ‘Grupos de Alçada’ é possível cadastrar grupos de aprovadores de alçadas. Neste cadastro é necessário informar um Código para o grupo, uma Descrição e uma Participação mínima. A Participação mínima é o percentual mínimo necessário para que ocorra a aprovação da alçada.

Após cadastrado o grupo, ao clicar no botão ‘Usuarios’ é possível vincular usuários ao grupo selecionado. É necessário que a soma do percentual, dos usuários, atinja o valor da Participação mínima cadastrada para o grupo. Este valor pode ser ultrapassado de acordo com os critérios utilizados durante a implantação. Por exemplo podemos ter um grupo onde a participação mínima é 100% e a soma do percentual dos usuários vinculados ao grupo é 150%.

É necessário configurar os controles dos itens da OC via botão “Controle OC”, também é possível configurar este controle via “Suprimentos – Compras – Parâmetros – Cadastro de Controle Ordem”. Através deste botão podemos indicar quais os controles serão utilizados para validar Alçadas.

Como configurar regras para Alçadas Múltiplos Aprovadores

Suprimentos – Compras – Parâmetros – Cadastro de Alçadas

Passa a ser possível cadastrar as regras para controle de alçadas vinculadas a um Grupo Alçada. Quando o usuário vinculado a regra é controlado por grupo de aprovação ele deve ser vinculado a um Grupo Alçada e não mais a Supervisor. Para o usuário vinculado a um Grupo Alçada pode ter aplicadas ou não de acordo com a necessidade.

Nesse cadastro é possível cadastrar N usuários com diversas regras, pode-se também criar regras em lote através dos botões “Replicar Regra Usuários”, “Criar Regra Grupo” e “Cria Regra Material” vinculados a um Grupo Alçada. Também é possível efetuar o cadastro de Múltiplos Usuários e Grupos utilizando os botões: ‘Usuários’ e ‘Grupos’, assim possibilitando criar Regras para várias usuários para um mesmo Grupo ou vários.

Para que os usuários recebam notificações, por email, é necessário estar com o envio e email configurado e marcar os seguintes checkbox:

• Notificar Supervisor - Supervisor será notificado via e-mail somente quando o usuário tentar aprovação e não possuir Alçadas;

• Recebe Notificação - Usuário somente receberá notificação, caso seja aprovada ou reprovada a Alçada solicitada;

• Permite Reprovar – Permite ao usuário reprovar a alçada;

• Notificar solicitante Original – Quando a configuração ‘CO OC 2950 – Permitir informar solicitante da alçada diferente do usuário’, estiver marcada, as regras do cadastro de alçadas, serão consideradas para o usuário solicitante, caso contrário, será considerado o usuário de criação da ordem de compra;

Após configurar esses programas para validação de Alçadas ao criar Ordens de Compra é necessário que seja utilizado um controle que possua Validação de Alçadas marcado.

Importante: o programa permite cadastrar mais de uma linha de regra para um mesmo usuário com Validade não expirada desde que a data seja diferente. No caso de existir mais de uma regra diferente cadastrada para um usuário, sera sempre utilizada a regra de menor Id. Para o funcionamento esperado é necessário revisar as regras existentes.

Como Liberar Alçadas pela Ordem de Compra?

Na criação da Ordem de Compra, quando o usuário troca o Controle da OC, sistema valida as regras cadastradas para alçada e passa o controle, automaticamente, para Pendente (de aprovação).

Usuário, que possui aprovação por grupo, passa o Controle da OC para aprovado. É disparado e-mail para os aprovadores vinculados ao grupo.

Como o usuário logado não tem limite suficiente para liberar a alçada, será apresentada mensagem e os usuários aprovadores do grupo receberão notificação para realizar as liberações.

Em modo modificar usuário aprovador do grupo acessa a OC e passa a Situação para Aprovado.

Controle da OC continua Pendente, pois foi aprovado somente o percentual atribuído ao usuário.

Como Liberar Alçadas via Liberação de Alçadas?

Suprimentos – Compras – Movimentos – Liberação de Alçadas

Na Liberação de Alçadas é possível filtrar por Data Solicitação, Usuário, Imediato e Ordem de compra, podemos também filtrar para buscar somente Reprovados, Excluídos, a Aprovar e Aprovados, caso não seja informado dados no filtro irá filtrar todos os tipos de Alçadas.

Ao confirmar irá abrir a tela Liberação de Alçadas, através desse controle é possível aprovar ou reprovar o percentual atribuído ao usuário logado no sistema.

Nesta tela é possível Aprovar /Reprovar a OC toda ou item por item clicando no sinal de + ao lado do numero da Ordem Compra.

Ao clicar em Aprovar na OC é exibida a tela Confirmação de Participação onde são exibidas as sequencias dos itens.

Ao clicar no botão Confirmar retorna para a tela Liberação de Alçadas com o campo Alçada para o(s) item preenchido com o resultado da aprovação: Parcialmente Aprovada

O controle da OC continua como Pendente até que a quantidade de aprovações dos usuários vinculados ao grupo de aprovação atinjam a Participação Minima cadastrada para o grupo.

Também é possível realizar a liberação de alçada clicando na opção Aprovar para o item da OC. Na tela Liberação de Alçadas ao clicar no sinal + ao lado do numero da OC carrega o item.

Ao clicar na opção Aprovar do Item é exibida a tela Confirmação de Participação para o item.

Ao clicar no botão Confirmar retorna para a tela Liberação de Alçadas com o campo Alçada para o(s) item preenchido com o resultado da aprovação: Parcialmente Aprovada