CO Solicitações de Compras

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Solicitações de Materiais

Utilizado para solicitações externas que passarão a ser ordens de compra. Neste caso o sistema buscará o Tipo de Faturamento, baseado em informações de entrada. Ao confirmar a solicitação será gerada uma ordem geral.

Restrições de Acesso

Para acessar a tela e suas funções existem alguns direitos e limites permitidos envolvidos. São eles:

COSOLIC_C: direito que permite criação de solicitações.

COSOLIC_E: direito que permite exclusão de solicitações, sem ele o usuário receberá a mensagem "Usuário sem direito para excluir registros, operação cancelada." ao tentar confirmar a exclusão.

COSOLIC_M: direito que permite modificação de solicitações, sem ele o usuário receberá a mensagem "Usuário sem direito para modificar registros." ao tentar modificar. Para poder modificar solicitações criadas por outros usuários precisa-se ser o usuário autorizado ou possuir o direito Gerente de Compras (GERCOM).

COSOLIC_P: direito que permite visualizar as solicitações.

FAIXSOLUSU: quando o usuário tem o direito FAIXSOLUSU - FAIXA SOLICITACOES USUARIO, ao entrar em modo pesquisa a navegação mostrará apenas as solicitações do usuário logado. Ao entrar em criar o campo usuário autorizado estará desabilitado e preenchido com o código de 3 caracteres do usuário e não permitirá modificação. Ao entrar em modo modificar obedece ao filtro da pesquisa exibindo apenas os que pertencem ao usuário autorizado. Nas telas de efetivação, 'Pesquisa de Solicitações' e 'Alteração do controle da solicitação em lote' também foram aplicadas o novo direito.

Limite permitido: dentro da tela GE Limites Permitidos o sistema considera o "módulo" de "SOLICITACAO" então precisamos avaliar se a data condiz com o limite para poder realizar edições nesta tela, caso a data esteja fora dos limites receberemos a mensagem "Fora dos Limites permitidos". Também podemos cuidar limites com "controle" preenchido que podem restringir a visualização de determinados controles no botão <Controle>.

Campos

Cabeçalho Solicitação

Os dados do cabeçalho da solicitação também são referenciados como "capa" da solicitação, ficam geralmente armazenados na tabela 28-SOLICITACAO.

Solicitação: código da solicitação, ele inicia zerado e quando for confirmada a criação da solicitação irá gerar um número único de acordo com a sequência. O sistema busca o próximo ID conforme parâmetro em: Suprimentos > Compras > Parâmetros > Última Solicitação . O campo pode ser editado apenas em modo "criar", porém recomenda-se deixar sempre o sistema buscar o próximo ID automaticamente, evitando possíveis mensagens de solicitação duplicada.

TG: código da TG para esta solicitação. O sistema busca esta informação através da configuração GE - TG - 455 - TG padrão para solicitações. Serão realizadas as validações, caso não seja informada uma TG válida, emitirá uma das mensagens: TG não cadastrada, Tipo de TG não é de item, A TG não deve variar por categorias, A TG deve ser de código único, A TG não deve ser vinculada a outra tabela.

U.N.: informe a Unidade de Negócio desta solicitação. Podemos posicionar no campo apenas quando estamos em modo diferente de "modificar". Ele é inicializado conforme a configuração GE - AM - 21 - Unidade de negócio padrão. Emitirá a mensagem "Unidade de negócio não cadastrada" caso seja informado um dado inválido.

Valor Total Cotado: a soma do valor de todas as cotações. Considera as cotações que estão marcadas com "selecionado" igual a "sim". Não pode ser modificado manualmente, pois a atualização deste valor é realizada pelo sistema.

Descrição: informar uma descrição livre para a solicitação, este campo é informado manualmente e não possui inicialização. O campo possibilita 60 caracteres alfanuméricos.

Data: informar a data desta solicitação, o sistema sugere ela conforme a data atual no momento da criação, mas ela pode ser editada manualmente em modo "criar", caso seja deixado em branco será emitida a mensagem "Data deve ser informada". Não é permitido posicionar no campo estando em modo "modificar".

Local: informar o local para a solicitação, é um campo livre e sem inicialização. O conteúdo deste campo será copiado para o campo "Local" da Ordem de Compra quando a solicitação for efetivada. O campo possibilita 40 caracteres alfanuméricos.

Plano de Compras: informar um plano de compras para a solicitação, é um campo livre e sem inicialização, ele possibilita 10 caracteres alfanuméricos. O conteúdo deste campo será copiado para o campo "Ficha Técnica" da Ordem de Compra quando a solicitação for efetivada.

OS/Item: informar a Ordem de Serviço, este campo na solicitação de compras é apenas informativo e somente estará visível com o nome lógico CG00852_SolicitacaoOrdemServico.

Tipo Operação: informar o Tipo de Operação da solicitação, ele pode ser inicializado com o valor da configuração CO - GE - 1553 - Tipo de Operação padrão para Solicitação mas pode ser alterado em modo "criar". Não é permitido posicionar no campo em modo "modificar". O sistema realiza validações do campo, emitindo as mensagens: "Tipo de operação não cadastrado"; "Tipo de operação fora dos limites permitidos" caso o usuário tenha o direito "LIMITESTOP" e o tipo de operação não esteja no limite. Caso não seja informado TO e a configuração CO - GE - 1537 - Exigir Tipo de Operação na Solicitação/Requisição esteja marcada, emitirá a mensagem "Tipo de operação deve ser informado". Além destas validações, o Tipo de Operação deve estar ativo e ser entrada.

Projeto: poderá ser informado através de ZOOM/F5 ou informado manualmente validando se ele existe, não valida o branco. Não é um campo obrigatório. Quando uma solicitação foi gerada a partir de um material do projeto, ficará vinculado através da tabela 1964-PROJETO MATERIAL.

Importante: ao efetivar a solicitação para a Ordem de Compra, a regra para atualização do campo projeto deve ser:

• Somente deve atualizar o projeto da ordem de compra com o da solicitação, caso esteja em branco na capa da ordem de compra, ou seja, usuário entra em criar informa na capa o projeto, ao acessar os itens e efetivar a solicitação não deve sobrescrever o projeto, porém caso esteja em branco na capa da OC deve atualizar com o último projeto encontrado nas solicitações efetivadas, caso efetive várias solicitações diferentes na mesma ordem de compra.

Conta: informar a conta financeira para esta solicitação, ela não possui inicialização. Pode ser informada através do ZOOM/F5. Será validado se a conta está cadastrada, é analítica e está ativa. As configurações CO - GE - 1215 - Desconsiderar conta financeira na efetivação da solicitação e CO - GE - 1313 - Considerar C. Financeira da Solic. na efetivação para O.C. definem se este campo será considerado na efetivação para Ordem de Compra.

Empresa Setor: informar a empresa setor responsável pela compra dos materiais da solicitação. Ao criar uma solicitação, informar uma empresa setor e clicar em ‘Enviar e-mail’, se o botão de seleção ‘Enviar e-mail para os contatos do setor’ for marcado será enviado um email para o primeiro contato do cadastro da empresa informada no campo “Empresa Setor” com o detalhamento da solicitação, em formato de relatório impresso pelo programa CG02613.

Usuário Autorizado: informar o usuário autorizada para modificar esta solicitação. Ele é inicializado conforme o usuário autenticado no sistema e ficará desabilitado para modificação caso o usuário não tenha o direito GERCOM. Se o usuário não possuir direito GERCOM ele somente poderá modificar as solicitações em que ele é o usuário autorizado.

Setor: informar o setor ou área do Organograma responsável por esta solicitação. O setor é inicializado de acordo com o setor informado na empresa vinculada ao usuário autorizado, mas poderá ser alterado manualmente.

Cotação aberta até: campo usado para definir a data limite para as cotações. Ele somente fica visível quando a configuração GE - AM - 2973 - URL do Portal Fornecedor estiver preenchida indicando uso do Portal Fornecedor. O sistema sugere três dias úteis a partir da data de criação da solicitação, de acordo com o calendário padrão.

Cliente: informar o cliente referente a esta solicitação. Ele não é inicializado pelo sistema e deve ser alterado manualmente. Será emitido um bloqueio caso haja frete cadastrado, informando "Campo bloqueado por possuir valor de frete informado entre as cotações".

End. Entrega: informar o endereço de entrega para esta solicitação. Ele não é inicializado pelo sistema e deve ser alterado manualmente, possui ZOOM/F5. Será emitido um bloqueio caso haja frete cadastrado, informando "Campo bloqueado por possuir valor de frete informado entre as cotações". Quando informado endereço de entrega, o mesmo é exibido na capa da solicitação do portal do fornecedor.

Ao usar o ZOOM/F5 será questionado qual endereço usar. Poderá ser usada a empresa vinculada no botão <entregas> do cliente.

Esta é a tela de locais de entrega.

Importante: Deve-se usar o "Enter" para confirmar a seleção e o campo ser alterado na Solicitação.

Controle: informar o código do controle para esta solicitação, somente habilitado para edição manual em modo "criar", ele também é inicializado conforme configurações CO - GE - 514 - Buscar controle solicitação do material e CO - GE - 490 - Controle inicial para solicitações. O sistema alterará o campo "Situação" de acordo com a situação definida para este controle no cadastro de controles. Este campo permite que o cliente tenha várias divisões dentro da mesma situação, como por exemplo, enquanto a situação está “aberta”, será possível passar por vários controles. Regra para alterar este campo:

• ‘Usuário sem direito para Aprovar!’: Se a situação da solicitação do controle selecionado for igual a ‘Aprovado’ ou a do item for igual a ‘Aberto’ e o usuário não possuir o direito APROVAR ORDEM.
• ‘Usuário sem direito para cancelar!’: Se a situação da solicitação ou do item do controle selecionado for igual a ‘Cancelado’ e o usuário não possuir o direito CANCELAR ORDEM.
• ‘Usuário sem direito para passar para Pendente!’: Se a situação da solicitação for igual a ‘Aberta’ e o usuário não possuir o direito APROVAR ORDEM.
• ‘Usuário sem direito para passar para Pendente!’: Se a situação da solicitação ou do item a ‘Cancelado’ e o usuário não possuir o direito CANCELAR ORDEM.

Importante: atualmente são utilizados os mesmos direitos da ordem de compra.

Situação: informar a situação inicial para esta solicitação de ordem de compra. Somente poderá ser editado em modo "criar", em geral este campo será atualizado conforme o controle da solicitação. As opções são:

• "Aberta": uma solicitação que poderá ser efetivada e deve ser considerada no planejamento de compras;
• "Liquidada": uma solicitação que já foi "baixada" na ordem de compra. O sistema já passa a mesma para "liquidada" ao baixar a solicitação na ordem de compra;
• "Cancelada": uma solicitação que não terá o processo de efetivação seguido, tendo de ser desconsiderada no planejamento de compras.

Enviar e-mail: É possível enviar um e-mail de alerta para os fornecedores dos materiais informados na Solicitação. Após o envio do e-mail é criado um registro de cotação e acompanhamento. Para o funcionamento do envio do email é necessário que: - seja cadastrado um material denominado "Título" para o mesmo grupo e subgrupo dos materiais que farão parte de solicitações de materiais. - cadastrar uma TG do tipo item que varia por empresa e não tenha Elementos. - no botão 'Elementos TG' do cadastro do material 'Título', deve ser informada a TG criada e os fornecedores que receberão os e-mails de notificação. - no botão 'Contatos' do cadastro destes fornecedores deve ser criado o 'Contato 0 (zero)', onde será preenchido o endereço de e-mail que receberá as notificações. Poderão ser adicionados outros contatos para receber este e-mail.

Importante: o campo 'data cotação' não pode estar zerado, pois se estiver, o e-mail não é enviado. Para que este campo seja preenchido automaticamente, a config "CO - GE - 1112 - Não sugerir data de entrega na cotação" NÃO pode estar marcada.

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Itens Solicitação

Principal

Sequência: sequência do item na solicitação, é preenchido automaticamente pelo sistema e não permite edição. Caso seja excluído um item e criado outro, sem sair da tela, o sistema irá utilizar a próxima sequência livre para o novo item, não usará a sequência do item excluído.

Código Material: informar o código do material solicitado. Possui ZOOM/F5 para acessar a pesquisa de materiais. O campo não poderá ser modificado caso a situação do item seja "Atendida", "Recusada" ou "Cotada". Na versão do estoque 3.0, não poderá ser modificado quando estiver habilitado controle de especificação 3 para o material ou controle de grade/lote. A busca do código do material também poderá ser realizada conforme configuração ES - GE - 79 - Tipo de código dos itens. O material informado não poderá ser "inativo" ou "obsoleto".

O sistema possui uma validação caso o tipo do material seja diferente de "serviço" e o tipo de operação tenha incidência do imposto "ISS".

Descrição: é apresentada a descrição do material informado, este campo não permite edição, pois busca conforme o cadastro do material.

Descrição do item: abaixo do código e descrição do material, temos um campo livre de 200 caracteres para descrição do item da solicitação.

Quantidade: informar a quantidade solicitada para este material. O campo possui ZOOM/F5 para os itens que controlam grade ou lote, devendo ser informado através dele nestes casos. Para os materiais simples, o campo será editável quando estiver em modo "criar", ou a quantidade seja igual a quantidade saldo (não tenham ocorrido baixas). Caso o item esteja em situação "pendente" ou "iniciada", permite edição conforme condições anteriores. Já para situação "atendida" depende da configuração CO - GE - 1552 - Bloquear alteração nos Itens de Solicitação atendidos. A configuração CO - GE - 2860 - Avisar/Bloquear quantidade zerada na solicitação/requisição define se poderá informar quantidade zerada.

Uni. Med.: unidade de medida do material, o sistema busca esta informação conforme o cadastro do material, apenas mostrando na tela conforme o que consta no cadastro. Ela impacta na máscara da quantidade. Caso seja necessário alterar, devemos ajustar no material e então voltar na tela dos itens da solicitação.

CA: centro de armazenagem para este item da solicitação. Ele poderá ser modificado em modo "modificar" ou "criar". O sistema sugere o CA conforme a regra geral de busca de Centro de Armazenagem. Será validado se o CA está cadastro e se ele permite movimentação (opção do cadastro de Centro de Armazenagem).

Preço Unitário: informar o preço unitário deste item da solicitação. Ele somente estará visível caso a configuração CO - OC - 1482 - Visualizar o 'Preço Unitário' nos itens da Solicitação esteja marcada. Ele é inicializado conforme preço sugestão da espécie de estoque do tipo de operação.

Saldo Item: saldo restante deste item da solicitação. Conforme ocorrem as baixas do item, o saldo é descontado, quando ele atinge o saldo zero deve ser automaticamente passada a situação para "atendida". O campo não permite modificação manual.

Situação: a situação do item da solicitação, o sistema preenche conforme o controle informado. O sistema permite modificar sempre que estiver diferente de "atendido" ou a configuração CO - GE - 1552 - Bloquear alteração nos Itens de Solicitação atendidos esteja desmarcada. A situação pode ser:

• Inicial: indca que o item está aberto, podendo ser considerado no planejamento de compras e poderá seguir o processo de efetivação;
• Pendente: indica que o item está pendente, podendo ser considerado no planejamento de compras e poderá seguir o processo de efetivação;
• Cotada: indica que há uma cotação selecionado para o item, podendo ser efetivado em uma ordem de compra caso satisfaça os demais critérios;
• Atendida: indica que o saldo foi atendido, o item da solicitação não possui mais ordem geral na disponibilidade e deve possuir uma ordem de compra vinculada (caso não tenha sido alterado manualmente para esta situação);
• Recusada: o item não deve mais ser considerado no planejamento de compras e não será efetivado em uma ordem de compra.

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Botões

Botão Cotações: Cadastrar as cotações para os materiais. Ao sair desta o sistema emitirá a mensagem 'Replicar cotações para os demais itens?'. Caso o usuário responda “Sim” as cotações serão replicadas para os demais itens da Solicitação. Este botão fica habilitado quando o número da solicitação foi gerado (maior que zero) e há um material com complemento (ESCOMPLM) informado na solicitação.

Replicar Cotações: A fim de facilitar o processo de cadastro de cotações, cujos itens de solicitações sejam os mesmos (código de material, especif1/identif, especif2, especf3, lote, numeração) foi criada rotina que permite replicar cotações de solicitação para uma ou mais, que estejam com situação do item diferente de cotado e que não possuam efetivações.

Pelo botão “Replicar Cotações’, na tela da solicitação será direcionado para a tela da rotina, traz preenchido o campo solicitação de Origem (que corresponde a solicitação que se está posicionado) com suas respectivas cotações e permite filtrar as solicitações de destino. Nesta tela não será possível editar os dados dos itens da solicitação e das cotações, a seleção será realizada por check box para marcar/desmarcar as cotações de origem x destino.

Gerar OC: O botão ‘efetivar OC’, funciona como a efetivação pela tela de itens da OC.

Somente estará habilitado, se tiver cotação aprovada para um fornecedor e o controle da solicitação estiver na faixa informada nas configurações: CO - GE - 861 - Controle Inicial para Efetivar Solicitação e CO - GE - 862 - Controle Final para efetivar solicitações.

Importante: A efetivação da solicitação de compras para uma OC pode ser realizada de forma total ou parcial.
A efetivação parcial pode ser de alguns itens ou pela quantidade de um item da solicitação. Para os casos em que ocorra efetivação parcial pela quantidade do item, deve ser dada atenção a cada efetivação na quantidade informada na coluna 'Qtde Baixar' da tela de efetivação.
Também é possível solicitar uma quantidade e receber uma quantidade extra do fornecedor, sendo possível a efetivação de uma solicitação para uma Ordem de Compras com quantidade superior informada na cotação. Esta quantidade não será atualizada nos itens da solicitação, sendo tratada como quantidade extra. Caso necessário efetivação parcial da solicitação pela quantidade do item com quantidade extra, sugere-se alterar a quantidade solicitada e após realizar a efetivação.

Botão <Disponibilidade>: O botão ‘Disponibilidade’ está disponível para consultar saldo de verbas quando utilizar a configuração ‘PM GE 2889 – Utilizar Disponibilidade para Reversa de Verbas’ como marcada;

Botão Gerar Req/Sol: Ao clicar neste botão será aberta a tela para realizar a criação de uma solicitação com base na requisição selecionada ou uma nova requisição com base na selecionada. A definição da criação ficar por conta do tipo de operação informado na rotina, tipo de operação de entrada irá geram uma solicitada e tipo de operação de saída irá gerar uma requisição. Cada requisição poderá utilizar esta rotina somente uma vez.

Importante: A solicitação/requisição criada nessa funcionalidade ficará vinculada a requisição/solicitação original. Caso posteriormente seja excluída a solicitação/requisição vinculada, o vínculo será desfeito desde que seja realizada a exclusão total, na capa, caso seja excluído somente um item da solicitação/requisição, o vínculo será mantido, pois o mesmo não é realizado por item.