GG Movimentos Prestação de Contas

Através da Prestação de Contas será possível cadastrar Prestação de Contas para uma solicitação de viagem. Cada prestação de contas receberá um código de identificação, sendo possível cadastrar somente uma única prestação por viagem, salvo a exceção da solicitação em questão possuir prestação de contas cancelada.

Somente será possível criar uma prestação de contas para uma solicitação que estiver com a situação igual a “Aprovada”, essa solicitação pode ou não possuir financeiro gerado.

Importante: Após criar a prestação de contas o sistema não permitirá a exclusão de itens de despesa, tendo que efetuar seu cancelamento ou exclusão da mesma através do F3, esta exclusão só será possível caso a Prestação de contas não tenha despesas com o campo ‘Efetivado’ marcado, caso contrário não será mais possível sua exclusão.

Caso existam na prestação de contas despesas que indicam Geração de OC, ou Ordem de Compra vinculada, a Solicitação de Viagem não será encerrada mesmo que a prestação conste como encerrada, até a baixa da Ordem de compra.

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Prestação de Contas: Esse campo será fornecido um número sequencial automaticamente para cada prestação de contas criada.

Viajante: Deve ser informado o código do viajante (código de empresa). Campo obrigatório, não é possível modificar o mesmo após o seu cadastro.

Solicitação: Nesse campo deverá ser informado o número da solicitação de viagem para qual está sendo prestado contas.

Cliente: Nesse campo é possível parametrizar a obrigatoriedade ou não de informar o código do cliente na guia geral através da configuração ‘CV - GE - 2467 - Exigir informar o cliente na solicitação de viagem’, caso este não seja preenchido esse será exigido na guia Evento. Deve ser parametrizado através da configuração ‘CV - GE - 2468 - Permitir alterar o cliente da solicitação de viagem’, por usuário, quem tem o direito de mudar o cliente de uma solicitação. Somente deve ser possível mudar o cliente de uma solicitação, caso para esse não tenha sido gerado uma conta a receber, e se a solicitação não for oriunda do módulo de Projetos ou de um Item de OS.

Situação: Nesse campo são disponibilizadas as seguintes situações para a prestação de contas:

Pendente: situação inicial da prestação de contas.

- O controle da Solicitação deve ser mudado para o controle previamente parametrizado.

Conferida: quando a prestação de contas for revisada/conferida pelo usuário devidamente autorizado à mesma deve passar automaticamente para Conferido.

- O controle da Solicitação deve ser mudado para o controle previamente parametrizado.

- Ao ter uma prestação conferida, o usuário responsável pela conferência recebe um e-mail para o controle.

Aceita: quando a prestação de contas for validada pelo usuário devidamente autorizado a mesma deve passar automaticamente para Aprovada.

- O controle da Solicitação deve ser mudado para o controle previamente parametrizado. A situação informada no controle deve ser igual a “Aprovado”;

O Campo não será marcado caso a despesa indique a criação da ordem de compra e a mesma não tenha sido gerada, após a geração da OC será necessária aceitar novamente a prestação de contas.

Não Aceita: quando a prestação de contas não for aceita a situação da mesma deve passar para “Não Aceita”;

- O controle da Solicitação deve ser mudado para o controle previamente parametrizado.

Encerrada: quando não houver valores a serem devolvidos ou quando houver o devido acerto no financeiro a situação deve passar automaticamente para encerrada assim que aceita.

- Quando não houver prestação de contas ao cliente, a situação da solicitação de viagem também deve passar para “Encerrada”, para isso deve ser verificado o controle da solicitação.

Ao informar uma solicitação é indicada todas as despesas referentes a solicitação automaticamente com seus valores previstos, essas despesas podem ainda constar com lançamentos de previsão, sem que a rotina “Gerar Pagamentos de despesas” ou a rotina “Criar OC” tenham sido rodadas para determinada solicitação.

Nesses casos é indicado alguns cuidados na hora do aceite da prestação, pois esses lançamentos deixarão de ser previsão e se tonaram em lançamentos pagar/aberto, com os valores indicados na coluna Valor Realizado.

Guia Completa

A uma prestação de contas deve ser possível vincular um ou mais Itens de Despesas, pertencentes ou não a solicitação de viagem. A um Item de Despesa deve ser possível vincular uma ou mais despesa, com suas respectivas informações para prestação de contas.

Item de Despesa: deve ser possível selecionar um ou mais itens de despesa, sendo que ao informar um Item de Despesa não informado na solicitação de viagem o sistema deve avisar, mas não bloquear sua inserção.

Valor Previsto: deve ser apresentado o valor informado para a respectiva despesa na solicitação. Caso o item de despesa em questão estiver cadastrado mais de uma vez na solicitação, o campo deve apresentar a soma de todos os valores. Campo não passível de edição;

Valor realizado: é a soma das despesas aceitas (valor Aceito), para o item de despesa, informadas no browser Despesas. Campo não passível de edição.

Saldo: é a diferença do Valor Previsto para o Valor Realizado.

Este valor pode ser positivo ou negativo.

- Campo não passível de edição;

Conferido: o usuário devidamente autorizado poderá conferir um Item de Despesa sem ter que lançar despesas (browser despesas) referentes a ele.

- O campo será automaticamente marcado quando o usuário clicar no botão Conferido. O campo será desmarcado, ao ser lançado despesas (browser despesas) para o mesmo o alterado valores da prestação;

Aceito: o usuário devidamente autorizado poderá aceitar um Item de Despesa sem ter que lançar despesas (browser despesas) referentes a ele.

- O campo será automaticamente marcado quando o usuário clicar no botão Aceitar. O campo será desmarcado, ao ser lançado novas despesas (browser despesas) para o mesmo;

Efetivado: Ao gerar os abatimentos e lançamentos excedentes na prestação de contas, esse campo será marcado automaticamente, não podendo sua alteração, mas caso o item de despesa possua a uma OC, esse não será marcado, indicando que não existem lançamentos a serem criados nesse caso.

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Indicação de despesas do viajante campos:

O viajante não conseguirá prestar contas de despesas que tenham sido pagas via cartão de crédito.

Caso o valor da prestação de contas do viajante conste maior do que o previsto ao ser aceito o valor será criado ao viajante um novo lançamento de saída/liquidado referenciando o valor excedente.

Caso o valor prestado contas conte em menor valor será criado um estorno para empresa sinalizando a devolução do valor.

Data da Despesa: Será informada a data em que foi realizada a despesa. Será sugerido a última data informada, quando houver uma, caso contrário será sugerido a data de início, mas é permitido sua edição.

- Campo Obrigatório;

Despesa: deverá ser informado um item de despesa, para isso será possível acessar a pesquisa dos itens de despesa.

- Para o mesmo dia não deve ser possível inserir a mesma despesa.

- Campo Obrigatório;

Valor da Despesa: Nesse campo deverá ser informado o valor da despesa.

Descrição: Será preenchido com a descrição da despesa porém pode ser preenchido um descritivo diferente para a despesa.

- Campo de texto livre para edição pelo viajante da solicitação.

Limite Diário: Será apresentado o valor parametrizado para o item de despesa em questão, no cadastro de Limites Diários.

- Campo não disponível para edição;

Valor Não aceito: Será apresentado o valor da diferença do Limite Diário - Valor da Despesa. Quando a prestação não for aceita, a mesma passará para Pendente, o que permite ao usuário mexer novamente nos itens. Quando a despesa for alterada automaticamente os campos “Conferido”, “Aceito” e “Justificativa” serão limpos.

Valor Aceito: caso o valor da despesa seja menor que o limite diário, o valor desta passará para o valor Aceito, caso contrário este campo deve receber o valor do Limite Diário.

Somente os com a permissão de ‘Revisar’ e ‘Aceitar’ podem modificar o valor deste campo.

Observação: pode ser preenchida uma observação para a despesa em questão, que possibilitará a quem avalia a despesa aceitar ou não um excedente ou uma despesa não prevista.

Conferido: o usuário devidamente autorizado deve poder conferir uma a uma as despesas da prestação, ou de forma geral a partir do botão ‘Conferido’. Ao conferir o campo ficará marcado. Quando todos os campos forem conferidos deve ser marcado o campo “Conferido” do Item de Despesa correspondente.

Ao desmarcar o campo conferido deve ser desmarcado o campo “Conferido” do Item de Despesa correspondente;

Aceito: o usuário devidamente autorizado poderá Aceitar uma a uma as despesas da prestação, ou todas de uma única. Ao aceitar o campo ficará marcado. Quando todos os campos forem aceitos deve ser marcado o campo “Aceito” do Item de Despesa correspondente. Ao desmarcar o campo aceite deve ser desmarcado o campo “Aceito” do Item de Despesa correspondente;

Justificativa: caso a despesa tenha excedido o valor o usuário que possuir permissão para aceitar o valor poderá justificar o motivo de ter ou não aceitado a despesa;

Botões:

<Parâmetros>

Habilitado somente quando a configuração “CV – GE – 2708 – Aglutinar despesas na prestação de contas” não estiver assinalada.

Esse botão tem por finalidade indicar quais portadores serão levados para os lançamentos de liquidação, devolução e excedente, caso os parâmetros não sejam preenchidos será indicado nos lançamentos o portador do lançamento Original.

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<Gerencial>

Habilitado somente quando a configuração “CV – GE – 2708 – Aglutinar despesas na prestação de contas” estiver assinalada.

A partir do botão gerencial é possível definir as contas contábeis, gerencias e o percentual de rateio que cada uma irá receber. É importante ressaltar que o campo conta contábil é alimentado a partir da conta financeira informada no item de despesa selecionado, mais precisamente a partir da conta contábil sugestão presente nesta conta financeira. Já a conta gerencial, é pré-carregada a partir da gerencial informada na capa da solicitação de viagem.

Caso o botão gerencial estiver habilitado é indispensável que todos os itens de despesas informados para as despesas de adiantamento possuam o rateio informado em 100%, do contrário não será possível aprovar a prestação de contas.

<Financeiro>

Esse botão mostra os lançamentos originais X Excedentes X Devoluções.

- as despesas relativas ao adiantamento/Diárias e pagar serão abatidas conforme valor aceito;

- o valor aceito para as despesas apresentado poderá ser menor que o valor, então será feita a devolução do saldo para o caixa;

- o valor excedeu o adiantamento poderá ser cobrado do viajante de forma parcial ou integral sendo que poderá ser aceito o excedente gerando uma nova saída do caixa para o viajante.

No caso do financeiro da solicitação possuir os agrupamentos ou seja despesas agrupadas por Cliente, Conta Financeira, Condição de Pagamento ou ainda pelo campo ‘Pagar’ da tela de despesa da solicitação selecionado, mas possuam lançamentos como previsão, ao prestar contas os lançamentos serão criados com os valores correspondentes ao realizado, preenchendo o campo Complemento histórico com a indicação que aquele lançamento pertence a uma prestação de contas vinculada a uma solicitação.

Nesse caso se deve dar uma atenção a tela pois os Lançamentos serão apresentados como duplicata, sendo atualizado o valor.

Outro caso é quando a solicitação prestada contas, não possuir financeiro gerado, dessa forma ao aceitar uma prestação de contas o sistema criará os lançamentos, referentes a prestação de contas, porém constarão como excedentes na tela do financeiro da prestação de contas.

Os lançamentos que foram tirados de previsão pela rotina gerar pagamentos, ao realizar a prestação de contas e aceitá-la os lançamentos que constarem como pagar/Aberto se manterão em aberto, tendo a necessidade de ser feita sua liquidação através do cadastro de lançamentos.

<Conferido>

O usuário devidamente autorizado poderá conferir, a partir deste botão, a prestação de contas sem ter que marcar o conferido em cada uma das despesas.

Em todas as despesas será marcado automaticamente o campo “Conferido”. A situação da prestação de contas deve passar para “Conferida”, bem com o controle da solicitação deve será mudado para o controle previamente parametrizado.

<Aceitar>

O usuário devidamente autorizado poderá aceitar, a partir deste botão, a prestação de contas sem ter que marcar o “Aceito” em cada uma das despesas. Ao aceitar todas as despesas terá o campo “Aceito” marcado automaticamente. A situação da prestação de contas passará para “Aceita”, bem com o controle da solicitação será mudado para o controle previamente parametrizado. Quando não houver valores a serem devolvidos e a ordem de compra constar como faturada, a prestação de contas e a solicitação de viagem passará para “Encerrada”, para isso deve ser verificado o controle da solicitação configurado para esta situação;

Importante: Tendo a configuração “CV – GE – 2708 – Aglutinar despesas na prestação de contas” desmarcada, ao aceitar uma prestação de contas, e a mesma possuir um item de despesa de adiantamento que tenha sido efetivado via rotina ‘Gerar Pagamento de Despesas’. Ao aceitar a prestação de contas é apresentado a tela do módulo financeiro ‘Liquida Saldo Vale/Adiant’ para gerar as liquidações no Lançamento financeiro.

Já com a configuração “CV – GE – 2708 – Aglutinar despesas na prestação de contas” assinalada, ao aceitar prestações de contas nas quais existem registros de adiantamentos efetivados via rotina ‘Gerar Pagamentos de Despesas’, é disponibilizado ao usuário a possibilidade de aglutinar os lançamentos. Maiores informações sobre a rotina de aglutinar consulte o manual

<Não Aceitar>

Os usuários que foram autorizados a Conferir ou a Aceitar podem não aceitar uma prestação de contas. Ao clicar neste botão será solicitado o e-mail (sugerir o e-mail do viajante) e o motivo pela não aceitação. Estas informações serão enviadas para o e-mail e serão salvas no Acompanhamento da Solicitação. A situação da prestação de contas será alterada para “Pendente” e o controle da Solicitação será mudado para um controle previamente configurado, sendo que a situação informada no controle deve ser igual a “Aprovado”.

Será solicitado ao usuário que está conferindo ou aceitando se este deseja levar para o corpo do e-mail os Itens de Despesas + as despesas pertencentes ao item + a justificativa, daquelas que não foram conferidas ou aceitas, dependendo do caso (Num primeiro momento será levado todas as despesas não conferidas ou aceitas, dependendo do caso, e num segundo momento poderemos ter uma tela de seleção, o que permitirá ao usuário escolher o que será levado para o e-mail). Deve ser possível alterar os dados do e-mail antes de seu envio;

<Acompanhamento>

Será possível acessar a tela de acompanhamentos a fim de verificar/criar acompanhamentos da solicitação de viagem.