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Processos
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Processos

Processo: O número sequencial único, válido para todos os setores da empresa, independente do setor de criação do processo. Fornecido automaticamente pelo sistema e não disponível para edição. Deve ser previamente parametrizado o comportamento do campo sequencial.

Processo Pai: código do processo principal, ao qual o sub processo faz parte. É possível informar um código de processo que é um sub processo, para poder criar mais um sub processo do sub processo.

Exemplo:

Processo: Nível I = Modalidade (existente)

Sub processo: Nível II = Evento (existente)

Filho do Sub Processo: Nível III = Despesa

001/2014 - Atletismo

001.001/2014 - I Fase de Treinamento Atletismo

001.001.01/2014 - I Fase de Treinamento Atletismo - Passagens

001.001.02/2014 - I Fase de Treinamento Atletismo - RPA

001.001.03/2014 - I Fase de Treinamento Atletismo - Uniformes

001.002/2014 - II Fase de Treinamento Atletismo

001.002.01/2014 - II Fase de Treinamento Atletismo - Passagens

001.002.02/2014 - II Fase de Treinamento Atletismo - RPA

001.002.03/2014 - II Fase de Treinamento Atletismo – Uniformes

Setor: ao criar um processo o sistema irá buscar o setor do cadastro de empresa (colaborador) ao qual o usuário está vinculado. Pode ser parametrizado se deve ou não ser exigido o preenchimento do campo.

Responsável: código de empresa do responsável pelo processo.

Conta Gerencial: conta gerencial que irá representar o centro de custo do processo. A Conta Gerencial é meramente informativa, servindo apenas para consulta.

Solicitante: código de empresa do solicitante pelo processo.

Abertura: Data e hora em que o processo foi criado. A data e a hora atual será fornecida automaticamente pelo sistema, sendo disponível para edição quando desejado.

Projeto: número do projeto ao qual pertence o processo. O número do projeto é meramente informativo, servindo apenas para consultas.

Situação do processo: Um processo nascerá com a situação igual a “Aberto”, cabendo aos usuários mudarem a situação do processo, de acordo com seus procedimentos operacionais. Um processo poderá ser cancelado, mas não poderá ser excluído.

Aberto: enquanto o processo estiver aberto é possível modificar os subprocessos pertencentes a ele, bem como os documentos pertencentes ao processo ou subprocesso;

Cancelado: caso o processo não seja mais necessário, o mesmo poderá ser cancelado;

Fechado, Arquivado e Triturado: a situação do processo somente poderá assumir um destes valores quando todos os documentos estiverem baixados/cancelado e os subprocessos estiverem com a situação diferente de “Aberto”.Toda vez que a situação do processo for alterada, o sistema irá criar um acompanhamento.

Exemplo:

PROCESSO 002.2/2013 || Cancelado

Processo: 002.2/2013

Situação anterior: Aberto

Assunto: ZOOM

Cancelado por: VINICIUS

Em: 01/07/2013 - 21:10

Evento: campo de texto livre. Pode ser informado um evento para qual o processo/sub processo foi criado.

Assunto: campo de texto. Deve ser informado pelo usuário, ou deixado em branco, podendo ser alterado após salvo o cadastro. O assunto serve como referência para a busca e entendimento do que se trata o processo de documento.

Observação: campo de texto livre.

Botão Reabrir processo: O usuário devidamente autorizado poderá reabrir um processo cancelado, fechado, arquivado e triturado. Independente da ação tomada, ao mudar a situação será criado um registro de acompanhamento com as informações do processo.

Botão Acompanhamento: A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.

Botão Arquivos: É possível informar o local onde estão armazenados os arquivos referentes ao processo de documentos.