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| == [[PL_Gerenciar Protocolo|Gerenciar Protocolo]] ==
| | [[PL_Gerenciar Protocolo|Gerenciar Protocolo]] |
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| | [[PL_Gerenciar Processo|Gerenciar Processo]] |
| Quando o documento/correspondência der entrada no setor, para qual foi encaminhado, será necessário o usuário acessar a rotina “Gerenciar Protocolos” para poder receber o documento. </p>
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| Além de receber o documento é possível gerenciar o mesmo (pesquisar, baixar, encaminhar para outro setor, imprimir o comprovante de recebimento, anexar documentos, criar e verificar acompanhamentos). Também é possível pesquisar todos os protocolos existentes, independente da sua situação.</p>
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| <div style="text-align:center;">[[Image:Image1.png|top]]</div>
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| A tela de filtros foi disponibilizada para auxiliar no recebimento dos documentos protocolados para o setor em questão. O setor de destino será preenchido automaticamente pelo sistema, com o setor informado no cadastro de empresa do colaborador.</p>
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| Os campos Origem e Situação, após a execução da pesquisa, serão gravados como padrão de tela para o usuário, sendo os valores apresentados a cada execução da pesquisa.</p>
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| Depois de confirmado os filtros é apresentada a tela com os Protocolos selecionados.</p>
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| '''Protocolo: '''Informe o protocolo que você deseja gerenciar. Tecle zoom (F5) para acessar a pesquisa de protocolos cadastrados.</p>
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| '''Origem: '''Informe a Origem do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Interno, Recebido ou Expedido.</p>
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| '''Situação: '''Informe a Situação do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Análise, Baixado, Cancelado, Pendente e Abertos (pendentes + análise).</p>
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| '''Setor Origem: '''Informe o setor de origem do protocolo que você deseja gerenciar.</p>
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| '''Setor de Destino: '''O''' '''sistema apresentará como sugestão o setor do usuário logado. Caso necessário pode ser selecionado outro, ou nenhum setor.</p>
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| '''Remetente: '''Informe o remetente referente o protocolo que você deseja gerenciar. </p>
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| '''Documento: '''Informe o documento pertencente ao protocolo que você deseja gerenciar.</p>
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| '''Data do Documento: '''Informe a faixa de data do Documento pertencente ao (s) protocolo (s) que você deseja gerenciar.</p>
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| Os seguintes campos devem ser disponibilizados para o gerenciamento dos Protocolos:</p>
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| '''Encaminhado para:'''Informe para quem foi encaminhado, o sistema irá buscar todos os documentos encaminhados a um devido usuário.</p>
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| '''Ordenação: '''Permite ordenar os protocolos quanto a data de encaminhamento. As opções disponíveis, Protocolo (ordena pela data de encaminhamento mais recente) e Encaminhado (ordena pela data de encaminhamento mais antiga).</p>
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| A tela de informações adicionais apresenta as informações do cadastro do Protocolo.
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| <div style="text-align:center;">[[Image:Picture 2.png|top]]</div>
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| No rodapé da tela são exibidos os seguintes botões:
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| '''Botão Receber Por'''
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| <p align="justify">Qualquer usuário poderá receber o documento/correspondência sem que seja necessário estar logado no sistema, para isso será necessário clicar no botão “Receber Por”. O sistema irá solicitar a identificação do usuário e sua senha no momento do recebimento. '''Somente os usuários previamente autorizados, no cadastro de parametrizações, poderão realizar este tipo de recebimento.'''</p>
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| '''Botão Receber'''
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| <p align="justify">Para receber o protocolo desejado primeiramente o usuário deve selecionar ele, para então clicar no botão “Receber”. Ao receber o protocolo o sistema irá registrar a data/hora, o código do usuário que está recebendo o documento, bem como o setor de recebimento. A situação do protocolo passará para “Análise” ou “Pendente”, dependendo do que foi parametrizado.</p>
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| '''Botão Baixar'''
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| <p align="justify">Depois de feita a análise, onde será possível avaliar as providências quanto ao protocolo/documento, caberá ao usuário receptor acessar a tela “Gerenciar Protocolos” e baixar o protocolo/documento ou encaminhar o mesmo a outro setor/usuário. Um documento baixado ou cancelado não poderá ser novamente encaminhado. Deve ser possível baixar um documento com a situação igual a “Pendente”, sendo que ao realizar a baixa será criado um registro de histórico.</p>
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| '''Botão Encaminhar'''
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| <p align="justify"> Um documento poderá ser encaminhado a outro setor. Um registro será criado no histórico, contendo quem as informações de quem encaminhou (setor/usuário), para onde foi encaminhado. A situação poderá ser mudada, conforme parametrização. Será possível encaminhar um e-mail para um colaborador, conforme feito no cadastro do protocolo, sendo registrado um acompanhamento com estas informações. Um documento “Pendente” poderá ser encaminhado para outro setor sem que o mesmo seja recebido pelo setor ao qual era destinado. Somente os protocolos com a situação igual a “Análise” e “Pendente” poderão ser encaminhados.</p> | |
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| '''[[Botão Acompanhamento]]'''
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| <p align="justify"> A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.</p>
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| '''Botão <Arquivos>'''
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| <p align="justify"> É possível acessar a tela de cadastro, onde estão informados os locais de armazenamento dos arquivos referentes ao documento/correspondência protocolado.</p>
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| '''[[Botão Imprimir]]'''
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| <p align="justify"> A partir da tela de acompanhamentos será possível criar/pesquisar acompanhamentos, anexar arquivos e encaminhá-los por e-mail, para algum colaborador.</p>
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| == [[PL_Gerenciar Processo|Gerenciar Processo]] ==
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| Utilizado para vincular protocolos/documentos a um processo, visualizar o histórico de encaminhamento dos protocolos/documentos, visualizar os sub processos vinculados ao processo, e consultar a situação dos processos.
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| <div style="text-align:center;">[[Image:Image2.png|top]]</div>
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| '''Processo'''
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| Informe o processo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a pesquisa de processos e subprocessos cadastrados.
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| '''Setor '''
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| Informe o setor responsável do processo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a ‘Pesquisa Organograma’ onde é possível selecionar os setores cadastrados.''' '''
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| '''Evento '''
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| Informe o evento do processo que você deseja gerenciar.
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| '''Protocolo '''
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| Informe o protocolo que está vinculado no processo que você deseja gerenciar. Tecle F5 para acessar a pesquisa de protocolo
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| '''Situação'''
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| Informe a Situação do protocolo que você deseja gerenciar. As opções são as seguintes: Todos, Análise, Baixado, Cancelado e Pendente.
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| '''Setor Origem'''
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| Informe o setor de origem do protocolo que você deseja gerenciar.
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| '''Setor de Destino'''
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| O''' '''sistema apresentará como sugestão o setor do usuário logado. Caso necessário pode ser selecionado outro, ou nenhum setor.
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| '''Remetente'''
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| Informe o remetente referente o protocolo que você deseja gerenciar.''' '''Tecle F5 para acessar a pesquisa no cadastro de Empresas.
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| '''Documento'''
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| Informe o documento pertencente ao protocolo que você deseja gerenciar.
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| '''Data do Documento'''
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| Informe a faixa de data do Documento pertencente ao (s) protocolo (s) que você deseja gerenciar.
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| '''Botão <Confirmar>'''
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| Pressione o botão confirmar para que o sistema demonstre os dados referente a seleção informada nos filtros.
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| '''Botão <Protocolo/Documentos>'''
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| Para vincular protocolos/documentos a um processo ou subprocesso deve ser acessado o botão “Protocolo/Documentos”, mas primeiramente deve ser selecionado o processo ou subprocesso desejado. A mesma funcionalidade serve para pesquisar os documentos vinculados a um processo ou subprocesso.
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| Não é possível vincular um protocolo/documento a um processo que esteja com a situação diferente de “Aberto”.
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| '''Botão <Acompanhamento>'''
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| Neste botão é possível gravar os acompanhamentos e as notificações de pertencentes ao protocolo.
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| '''Botão <Arquivos>'''
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| Neste botão é possível é possível anexar arquivos e imagens pertencentes ao protocolo.
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