Como saber se um lançamento foi excluído na contabilidade ou um bem excluído no patrimonial?
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Temos uma ferramenta no sistema para monitorar alterações e demais alterações feitas na contabilidade e um log do patrimonial: Auditor do Sistema.
O Auditor de Sistema é uma poderosa ferramenta para a verificação de tudo que está acontecendo no sistema. Com ele é possível armazenar dados das ações do usuário no sistema, inclusive dados de alterações/exclusões de lançamentos e de execuções de rotinas que causam enorme influência nos dados do sistema.
O auditor dispõe ainda de uma função de Lixeira, que pode ser ativada para capturar todos os lançamentos excluídos, dessa forma pode-se visualizar exclusões e efetuar recuperações de lançamentos quando necessário.
O Auditor deve ser disponibilizado para o usuário responsável da contabilidade e não para todos usuários, pois tem a possibilidade de limpar todo auditor e deletar todos lançamentos da lixeira e assim não tem como monitorar.
Para acessar o auditor do sistema, é necessário possuir os direitos abaixo:
| Nome do Direito | Chave | Observação |
|---|---|---|
| Auditor por Operação | CGAUDAUO | Permite acesso ao programa Auditoria por Operação |
| Auditor do Sistema | CGAUDAUS | Permite acesso ao programa Auditor do Sistema |
| Auditor por usuário | CGAUDAUU | Permite acesso ao programa Auditor por Usuário |
| Esvaziar Lixeira | CGAUDESL | Permite limpar a lixeira |
| Extrato Auditor | CGAUDEXA | Permite acesso ao programa Extrato Auditor |
| Extrato Lixeira | CGAUDEXL | Permite verificar o conteúdo da Lixeira |
| Limpar Auditor | CGAUDLIA | Permite acesso ao programa Limpa Auditor |
| Listagem das Operações | CGAUDLIO | Permite acesso ao programa Listagem de Operações |
| Operações do Sistema | CGAUDOPS | Permite acesso ao programa Operações do Sistema |
| Pesquisa Lançamentos Lixeira | CGAUDPLL | Permite verificar os lançamentos que foram enviados para a lixeira |
| Quantidade de Lançamentos por Mês | CGAUDQLM | Permite acesso ao programa de Quantidade de Lançamentos por mês |
| Recupera Lançamentos Lixeira | CGAUDRLX | Permite recuperar lançamentos que anteriormente tenha sido enviado para lixeira |
Após as configurações das operações o sistema irá armazenar todas as alterações feitas nos programas ativos e guardará os dados em tabelas específicas para consulta e relatórios.
Na tela de operações do sistema, marca-se o que deve ser monitorado. O programa poderá ser acessado através do menu Contábil > Contabilidade > Utilitários > Operações do Sistema:
No auditor do sistema ficam gravadas as alterações/exclusões conforme o que foi ativado na tela de operações acima. O acesso ao programa Auditor, poderá ser realizado através do menu Contábil > Contabilidade > Utilitários > Auditor do Sistema:
Há várias opções de relatórios que podem ser utilizados para conferencias e estão disponíveis no menu Contábil > Contabilidade > Utilitários > Relatórios. São eles:
- Listagem das Operações
- Extrato Auditor
- Auditor por Operação
- Auditor por Usuário
- Quantidade de Lançamentos por Mês
A opção 125 e 140 das operações do sistema referente a Lixeira devem ser marcadas como Ativo para pode recuperar os lançamentos em caso de necessidade.
Quanto as opções da pasta Lixeira, que poderá ser acessada através do menu Contábil > Contabilidade > Utilitários > Lixeira, temos:
Recupera lançamentos: conforme os filtros informados na tela, onde serão devolvidos a contabilidade os lançamentos em questão e recuperado o saldo também.
Esvaziar lixeira: limpa a tabela de lançamentos excluídos.
Pesquisa lançamentos: localiza lançamentos na tabela de lançamentos excluídos, podendo consultar por diversos filtros.
Extrato de Lixeira: relatório da tabela conforme filtros.
Log do Patrimonial
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Para o log do patrimonial a operação 150 deve estar como Ativo no Auditor, revise em Contábil > Contabilidade > Utilitários > Auditor do Sistema > Operações do Sistema:
Ao alterarmos algo em algum cadastro de bem no LOG modifica bens, fica gravado o que foi feito. Acesse o menu Contábil > Contabilidade > Utilitários >
LOG e Tabelas > LOG Modifica Bens:
Excluímos o bem abaixo, depois de excluir os cálculos, pois sistema não deixa excluir se estiver contabilizado, ou com limites ou com cálculos. Exemplo:
Se excluirmos um bem também fica gravado todas as tabelas alteradas ou excluídas com a data do ocorrido.
