CO - Como Fazer - Gerar e Enviar PDF da Ordem de Compra
Este manual visa orientar sobre a parametrização necessária para a geração e envio da Ordem de Compra em formato PDF por e-mail. Esta funcionalidade está disponível através do botão ‘Imprimir’ da Ordem de Compra, desde que realizada a configuração do ambiente Cigam, conforme descrito a seguir.
Quais os pré-requisitos para o envio de Ordem de Compra em PDF?
[editar]Para realizar o envio de e-mail da Ordem de Compra, é necessário que o envio de e-mail já esteja parametrizado no Cigam. Para verificar os procedimento de configuração de envio de e-mail pelo sistema, acesse o documento ‘Como Fazer - Configuração de Envio de E-mail’.
Além disso, em Suprimentos > Compras > Parâmetros > Lay_out Ordem de Compra, deve existir um modelo de relatório merge parametrizado.
Importante: Para utilizar essa funcionalidade, não é permitido salvar Ordens de Compra com numeração contendo caracteres especiais, devido ao bloqueio do Windows, no qual não permite salvar arquivos contendo caractere especial. Exemplo:
Como realizar a parametrização para o envio de Ordem de Compra por e-mail?
[editar]No cadastro de usuário, deve ser informado um e-mail. Este será o e-mail utilizado como remetente.
No cadastro do fornecedor, é necessário que seja informado um e-mail no contato zero ou pelo menos algum contato que tenha a opção de receber OC em PDF marcada.
Além disso, na aba ‘Parâmetros’, a opção ‘Recebe e-mail da Ordem de Compra em PDF’ deve estar marcada para todos os contatos que receberão a Ordem de Compra por e-mail.
No cadastro do controle da Ordem de Compra, a opção ‘Enviar e-mail da Ordem de Compra em PDF’ deverá ser marcada. Esta opção somente estará habilitada quando a situação da ordem for igual a ‘Aprovado’.
No campo ‘Controle após envio de e-mail’ deverá ser informado o controle para o qual a Ordem de Compra será alterada após o envio em PDF. A situação do controle informado neste campo deverá ser ‘Aprovado’, e a opção ‘Enviar e-mail da Ordem de Compra em PDF’ deverá estar desmarcada.
Controle utilizado para envio de email
Controle após o envio de e-mail
Ao finalizar estas parametrizações, já será possível realizar o envio da Ordem de Compra em PDF. Para isso, acesse uma Ordem de Compra que esteja com o controle configurado para o envio de e-mail. Ao clicar em ‘Imprimir’, a Ordem de compra será impressa, e em seguida será aberta a tela para o envio de e-mail.
Observação: o assunto do e-mail padrão fica definido na rotina CG00869 como "Ordem de Compra: ###" e o corpo do e-mail como "Segue em anexo a Ordem de Compra: ###" não sendo campos parametrizáveis.
Deverá apresentar a mensagem indicando quais itens devem ser impressos. Caso esta mensagem não aparecer, revisar em Utilidades/Diversos > Genéricos > Movimentos > Log de Respostas/Apresentação de Mensagens se não há uma respostas padrão indicada.
Caso o envio de e-mail esteja parametrizado corretamente, o e-mail será enviado com a Ordem de Compra em formato PDF em anexo.
Após o envio do e-mail, o controle da Ordem de Compra será alterado.
Importante: Na impressão da Ordem de Compra, caso no cadastro do Controle esteja setado 'Enviar email da Ordem de Compra em PDF' e tenha o campo 'Controle após o envio de email' informado, após realizar a impressão da OC, será enviado o email em PDF, e na sequência o controle será atualizado nos itens que estavam como Aprovados para o novo controle informado no cadastro de controle original. Quando na capa da OC o Controle tiver sido alterado para o Controle que estava com a opção 'Enviar email da OC em PDF' marcada, e com novo Controle informado para o após envio, todos os itens que tiverem algum tipo de Controle que seja Aprovado, indiferente da opção estar marcada ou não serão atualizados.
Caso existam divergências na configuração do envio de e-mail, a mensagem a seguir será apresentada.
Quando o e-mail ocorre normalmente, o sistema grava um acompanhamento com a informação de que o e-mail foi enviado em determinada data por determinado usuário. Caso o texto do e-mail seja editado durante o envio, não ficará salva esta informação no acompanhamento.
Como realizar o envio de Ordem de Compra em lote?
[editar]É possível realizar o envio de e-mail de Ordens de Compra em formato PDF em lote, através do menu Suprimentos > Compras > Rotinas > Operacionais > Gerar e Enviar PDF da OC em lote
Nesta tela, é possível que sejam informadas as Ordens de Compra uma a uma, através do botão a seguir: Todavia, também é possível que seja informado diretamente um intervalo de Ordens de Compra. Caso no intervalo selecionado existam Ordens de Compra que não atendam os requisitos para o envio de e-mail, uma mensagem informando o número das OC’s a serem revisadas será apresentada.
As Ordens de Compra que atendam os requisitos para envio, serão apresentadas em tela. É possível que seja setado um caminho para gravação dos arquivos em PDF, além de se informar manualmente o e-mail para o qual a Ordem de Compra será enviada, no caso de empresas que não possuam contato previamente cadastrado.
É possível enviar “n” e-mails, ao clicar em ‘Confirmar’, as Ordens de Compra serão enviadas, e uma cópia em PDF de cada uma delas será salva na pasta previamente informada em ‘Caminho de Gravação’.
